Nocleg w podróży zagranicznej

Reguły rozliczania noclegów w podróży zagranicznej są zbliżone do obowiązujących w podróżach krajowych. Tu również podstawową zasadą jest zwrot pracownikowi kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem (§ 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży). Limit wydatków na nocleg jest jednak określony indywidualnie dla poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży. Samo w sobie powoduje to pewną komplikację, gdyż przepis nie rozstrzyga wprost, czy pracowników obowiązuje limit ustalony dla państwa faktycznego korzystania z noclegu, czy też państwa docelowego podróży służbowej. Podobnie jak przy określaniu momentu rozpoczęcia podróży zagranicznej do kolejnego państwa docelowego, pracodawca powinien w tym zakresie przyjąć i stosować jednolite zasady, aby nie różnicować bezpodstawnie sytuacji podróżujących pracowników.

Dwaj serwisanci odbywali podróż służbową do klienta z Wielkiej Brytanii służbowymi autami dostawczymi. Każdy z nich korzystał w drodze do klienta z jednego noclegu na terytorium Francji w drodze do miejscowości docelowej i jednego noclegu w drodze powrotnej na terenie Niemiec. Pierwszemu z nich pracodawca rozliczał noclegi z uwzględnieniem państwa korzystania z noclegu, więc we Francji obowiązywał go limit noclegowy 180 euro, a w Niemczech 150 euro. Noclegi drugiego pracownika były rozliczane według stawek brytyjskich, więc każdy z nich mógł kosztować do 200 funtów szterlingów.

Jest to istotna dysproporcja, która nie powinna mieć miejsca. W obu przypadkach pracodawca może zgodzić się na zwrot kosztów w wysokości przekraczającej limit - zgodnie z przedstawionym rachunkiem.

Alternatywą dla zwrotu kosztów noclegu jest wypłata ryczałtu noclegowego. W przypadku podróży zagranicznych świadczenie to przysługuje w wysokości 25% limitu noclegowego, określonego dla państwa docelowego podróży, lub państwa faktycznego korzystania z noclegu. Ryczałt wypłaca się w przypadku, gdy pracownik nie przedstawił rachunku za nocleg ani pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku i przyczynach jego nieudokumentowania, nie korzystając jednocześnie z bezpłatnego noclegu zapewnionego przez pracodawcę lub zagranicznego kontrahenta. Zwrot kosztów noclegu i ryczałt nie przysługują bowiem w przypadku, gdy pracownik korzysta z noclegu zapewnionego przez pracodawcę lub stronę zagraniczną (§ 16 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży). W przypadku ryczałtu dodatkowym wyłączeniem są noclegi, z których pracownik korzysta w trakcie podróży.

Pracownik został oddelegowany na 3 dni do Arabii Saudyjskiej na negocjacje handlowe z potencjalnym kontrahentem. Celem maksymalnego wykorzystania czasu i optymalizacji kosztów pracodawca zaplanował pracownikowi przeloty nocą, więc na miejscu korzystał on z dwóch noclegów. Jako że w miejscowości docelowej podróży mieszka krewny pracownika, który zaproponował mu nocleg, podwładny nie przedstawił rachunków za hotel. Choć wyjazd obejmuje 4 noclegi, pracownik dwa z nich spędził w podróży, więc ma prawo do ryczałtów za dwie noce spędzone w podróży służbowej. Limit noclegowy w państwie docelowym wynosi 180 euro, więc 25% ryczałtu wynosi 45 euro. Za dwie noce pracownik ma roszczenie o 90 euro tytułem tego ryczałtu.

Problem ryczałtów za noclegi w podróżach zagranicznych oraz warunków, jakie musi zapewniać bezpłatny nocleg szeroko analizował Sąd Najwyższy w kontekście pracy zawodowych kierowców. Jeśli wykonują oni międzynarodowy przewóz rzeczy praktyką jest, że odpoczynki dobowe oraz skrócone odpoczynki tygodniowe wykorzystują w pojeździe, o ile jest on wyposażony w odpowiednie miejsce do spania. Taką możliwość dopuszczają przepisy międzynarodowe, gdyż zgodnie z art. 8 ust. 8 rozporządzenia WE nr 561/2006 z dnia 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego (Dz. U. UE L 2009.300.88) kierowca może dokonać takiego wyboru i spędzać odpoczynki dzienne i skrócone tygodniowe w pojeździe, o ile znajduje się on na postoju i jest wyposażony w odpowiednie miejsce do spania.

Umożliwienie kierowcy nocowania w kabinie pojazdu nie stanowi zapewnienia bezpłatnego noclegu w rozumieniu rozporządzenia o podróżach. Regulując kwestię zwrotu kosztów noclegu odnosi się ono bowiem do cen hotelów i innych obiektów świadczących podobne usługi jednoznacznie wskazując, że bezpłatny nocleg oznacza zapewnienie warunków maksymalnie zbliżonych do panujących w domu. Miejsce noclegu to nie tylko komfort zapewnionego pracownikowi łóżka - należy na nie patrzeć przez pryzmat centrum interesów życiowych pracownika. Skoro ustawodawca wskazuje, że optymalne warunki odpoczynku w podróży gwarantuje zapewnienie noclegu w hotelu, pracodawca nie może wywodzić korzystnych dla siebie skutków z umożliwienia kierowcy nocowania w kabinie pojazdu (por. wyrok SN z 19 marca 2008 r., sygn. akt I PK 230/07). Na jego łamach podkreślono również, że wpływ na tę interpretację ma również fakt, iż obecność kierowcy w pojeździe podczas noclegu podnosi bezpieczeństwo samochodu i ładunku.

W oparciu o ten i kolejne wyroki Sądu Najwyższego ustabilizował się pogląd, zgodnie z którym nocleg w kabinie pojazdu nie zwalnia pracodawcy z konieczności zapłaty omawianego ryczałtu. W kolejnych wyrokach Sąd Najwyższy akcentował bowiem, że jako bezpłatny nocleg w podróży służbowej można traktować przypadki, w których kierowca ma zapewnione warunki zbliżone do hotelowych nocując w budynku (np. na kampingu) lub w odrębnej, wydzielonej części pojazdu odpowiednio przystosowanej do noclegu. Tego warunku nie spełnia leżanka umieszczona za fotelami w kabinie pojazdu, która może być miejscem chwilowego wypoczynku podczas przerwy w prowadzeniu pojazdu (por. wyrok SN z 1 kwietnia 2011 r., sygn. akt II PK 234/10, OSNP 2012/9-10/119). Na tym etapie sądy nie kwestionowały również możliwości ingerencji w wysokość wypłacanym kierowcom ryczałtów, akceptując prawo pracodawców do dostosowania wysokości tych świadczeń do możliwości finansowych firmy.

Ten stan rzeczy uległ zmianie 12 czerwca 2014 r. za sprawą uchwały Sądu Najwyższego (sygn. akt II PZP 1/14 OSNP 2014/12/164). Na jej łamach uznano, że minimalna wysokość ryczałtu noclegowego wynika z załącznika do rozporządzenia w sprawie podróży, a wewnętrzne przepisy płacowe pracodawców mogą ingerować w nią jedynie na korzyść pracowników. Wnioski wynikające z przywołanej uchwały Sąd Najwyższy potwierdził w kolejnym wyroku z 15 czerwca 2016 r., sygn. akt II PK 148/15 uznając, że rozporządzenie w sprawie podróży określa minimalną wartość ryczałtów noclegowych przysługujących kierowcom. Ta wykładnia wzbudziła zaniepokojenie w całej branży transportowej. Pracodawcy mogli oczywiście obniżyć wypłacane kierowcom diety i w ten sposób wyrównać dodatkowe koszty ryczałtów noclegowych. Problem leżał jednak w tym, że uchwała Sądu Najwyższego nie zmieniała przepisów, lecz jedynie ich oficjalną wykładnię, co dawało kierowcom możliwość domagania się wyrównania ryczałtów nawet do 3 lat wstecz. Ten kłopot postanowił rozwiązać Trybunał Konstytucyjny uznając w wyroku z 24 listopada 2016 r., że art. 21a ustawy o czasie pracy kierowców odsyłający poprzez art. 77⁵ § 2, 3 i 5 K.p. do rozporządzenia w sprawie podróży jest niekonstytucyjny w zakresie, w jakim znajduje zastosowanie do kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. To rozstrzygnięcie wywołało falę wątpliwości, gdyż choć kierowcy nadal odbywali podróże służbowe - wyrok nie odnosił się w ogóle do ich definicji z art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców - odpadła dotychczasowa podstawa prawna dla wypłacania im diet i innych świadczeń związanych z podróżami. W przypadku przyjęcia skrajnie niekorzystnej dla pracodawców interpretacji mogło to oznaczać, że wypłacane kierowcom diety i ryczałty będą przez ZUS i urzędy skarbowe traktowane jako przychód ze stosunku pracy. Szybko jednak okazało się, że sprawy rozwijają się w innym kierunku.

Już w wyroku z 7 lutego 2017 r., sygn. akt II PK 359/15 Sąd Najwyższy uznał, że warunki noclegu gwarantowane kierowcom w pojeździe oraz na parkingach i w bazach transportowych dają podstawy do moderowania wysokości ryczałtu. Okoliczności takie jak standard wyposażania kabiny, przestrzeń udostępniona kierowcy w jej części wypoczynkowej oraz możliwość korzystania z socjalnej i sanitarnej infrastruktury parkingowej uzasadniają określenie niższych niż uśredniona kwot ryczałtów za noclegi. Tym samym pracodawcy zyskali możliwość stosowania wobec kierowców zasady, zgodnie z którą im wyższy standard noclegu gwarantuje kabina użytkowanego pojazdu, tym niższy może być należny kierowcy ryczałt. Prawo kierowców do tego świadczenia potwierdzają kolejne wyroki Sądu Najwyższego z 8 marca 2017 r. (sygn. akt II PK 409/15 i sygn. akt II PK 410/15). Wynika z nich, że brak regulacji dotyczących świadczeń z tytułu podróży służbowych kierowców w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub w umowach zawieranych z kierowcami powoduje, iż stosuje się do nich przepisy rozporządzenia w sprawie podróży. W ocenie Sądu Najwyższego prawo do ryczałtu nie jest przy tym uzależnione od kwestionowania przez kierowcę konieczności nocowania w kabinie.

Kierowca auta dostawczego o dopuszczalnej masie całkowitej 3,5 tony odbywał podróż służbową do Niemiec, dostarczając do klienta meble wyprodukowane przez pracodawcę. Kierowca miał zgodę na nocleg w hotelu, ale pragnąc dorobić postanowił po rozładunku mebli przespać się w pojeździe. Skoro pracodawca nie zapewnił kierowcy bezpłatnego noclegu (nie zarezerwował pokoju) pracownik miał wybór. Mógł spędzić noc w hotelu i przedstawić do rozliczenia rachunek lub spędzić noc gdzie indziej. W tym drugim przypadku roszczenie o ryczałt powstaje automatycznie, więc pracodawca nie uniknie wypłaty kierowcy 37,50 euro lub niższej kwoty, jeśli wynika ona z wewnętrznych przepisów płacowych lub zawartej z kierowcą umowy.

W kolejnych wyrokach Sąd Najwyższy akcentuje wagę wewnętrznych regulacji płacowych, które mogą ustalać ryczałt noclegowy na poziomie niższym, niż wynikający z rozporządzenia oraz różnicować jego wysokość w zależności od standardu zapewnionego noclegu i wyposażenia kabiny. Co istotne nawet jeśli pracodawca uzna, że kierowca ma w kabinie zapewnione warunki wymagane wobec bezpłatnego noclegu w podróży, nie sposób wykluczyć innych kosztów wynikających z takiego noclegu, np. rekompensaty za używanie i pranie pościeli, koszty sanitarne oraz wynagrodzenia za dodatkową pieczę nad pojazdem i ładunkiem w czasie postoju (por. wyrok SN z 30 maja 2017 r., sygn. akt II PK 122/16). Z perspektywy firm przewozowych najlepszym rozwiązaniem do czasu ustawowego uregulowania kwestii ryczałtów noclegowych jest więc określenie ich wysokości w przepisach płacowych. Sąd Najwyższy dopuszcza dyferencjację ryczałtów, więc w firmach posiadających zróżnicowaną flotę, składającą się z nowych i starszych pojazdów gwarantujących różny poziom wygód wypoczywającym kierowcom można wprowadzić 2 lub 3 stawki ryczałtu - zależnie od kategorii wykorzystywanego w danym zadaniu przewozowym pojazdu. Poza kierowcami ryczałty noclegowe będą występowały sporadycznie, gdy pracownik ma w miejscowości docelowej podróży rodzinę lub znajomych, u których może przenocować. Z uwagi na to ingerencje w wysokość ryczałtów noclegowych w firmach innych niż transportowe nie zdarzają się w praktyce.