Jedno czy kilka państw docelowych?

Podróż służbowa ma na celu wykonanie skonkretyzowanego zadania służbowego. W typowym przypadku miejsce docelowe zagranicznej podróży służbowej będzie konkretnym adresem, a po wykonaniu zleconego zadania w tej miejscowości pracownik rozpocznie drogę powrotną do kraju. Od tej zasady w praktyce występują odstępstwa, gdyż niejednokrotnie zdarza się, że przy okazji wykonywania konkretnego zadania służbowego pracownik otrzymuje misje poboczne, które ma do zrealizowania niejako po drodze. Takie przypadki są najbardziej jaskrawe u kierowców, którzy przeważnie transportują towar do kilku klientów, rozładowując go i podejmując dodatkowe przesyłki po trasie - lub odpowiednio obsługując ruch pasażerski. Jeśli takie zadanie wymaga dokonywania załadunków i rozładunków (lub przewiezienia pasażerów pomiędzy określonymi punktami), istnieją podstawy do wskazania kilku państw docelowych podróży. Podobny przypadek może jednak wystąpić niezależnie od umówionego rodzaju pracy.

Wykładowca akademicki został oddelegowany na konferencję naukową w Turcji, na której miał zaprezentować ostatnie osiągnięcia uczelni w dziedzinie archeologii. Korzystając z okazji przyłączył się na kilka dni - w charakterze eksperta, do wykopalisk prowadzonych w okolicach Mosulu, na co pracodawca wyraził zgodę. W takim przypadku istnieje możliwość podziału podróży zagranicznej na dwie części, rozliczając odrębnie etap turecki i iracki.

Problem w tym, że przepisy nie rozstrzygają jak należy określić moment zakończenia etapu podróży zagranicznej do pierwszego państwa docelowego i rozpoczęcia podróży do kolejnego państwa docelowego. Możliwe jest kilka wariantów, gdyż pracodawca może przyjąć, że początkiem podróży do kolejnego państwa jest:

• moment zakończenia realizacji zadania w pierwszym państwie docelowym,
   
• moment opuszczenia terytorium pierwszego państwa docelowego,
   
• moment wjazdu na terytorium drugiego państwa docelowego - jeśli nie graniczy ono z pierwszym, bądź
   
• chwila podjęcia zadania służbowego w drugim państwie docelowym.

Słuszności każdej z tych wersji można bronić, a skoro nie wpływa to na łączny czas trwania zagranicznej podróży służbowej, a jedynie na proporcję czasową jej poszczególnych odcinków, stosowana praktyka pozornie nie ma większego znaczenia. W istocie jednak może prowadzić do nieprawidłowego zwrotu kosztów - z uwagi na różnice w wysokości świadczeń z tytułu podróży służbowej w poszczególnych państwach skracanie lub wydłużanie poszczególnych etapów podróży może wpłynąć na wysokość należnych diet.

Pracodawca oddelegował 2 pracowników w podróż służbową wyznaczając 2 państwa docelowe: Litwę i Łotwę. W Wilnie pracownicy mieli odebrać od producenta części niezbędne do naprawy uszkodzonej maszyny, znajdującej się u klienta w Rydze. Pracownicy wyjechali z Krakowa o 7⁰⁰, natomiast o 16⁰⁰ przekroczyli granicę, a w Wilnie byli o 18⁰⁰. Po skorzystaniu z noclegu dokonali odbioru i załadunku części i o 10⁰⁰ wyruszyli w trasę na Łotwę. Granicę państw przekroczyli o 14⁰⁰, aby dotrzeć do Rygi o 16³⁰. Tego dnia nie zdążyli rozpocząć serwisu, więc do naprawy przystąpili o 7⁰⁰ trzeciego dnia podróży. Zadanie w drugim państwie zakończyli o 15⁰⁰ i jeszcze tego samego dnia wyruszyli w podróż powrotną do Polski. Z noclegu skorzystali na terenie Litwy, aby 4 dnia podróży o 12⁰⁰ przekroczyć polską granicę, a o 17⁰⁰ dotrzeć do Krakowa.

W zależności od przyjętych zasad określania momentu zakończenia realizacji zadania w pierwszym państwie docelowym podróż na Litwę może trwać 18 godzin - licząc do momentu opuszczenia siedziby producenta części zamiennych, 22 godziny - licząc do momentu przekroczenia granicy, lub nawet 39 godzin - gdyby liczyć ją do momentu rozpoczęcia zadania w Rydze. To przekłada się na długość odcinka podróży na Łotwę, który może w tym układzie wynieść od 29 godzin, poprzez 46 godzin aż do 50 godzin - gdyby podróż na Łotwę liczyć od momentu zakończenia realizacji zadania na Litwie.

Z uwagi na odmienne kwoty diet (39 euro na Litwie i 57 euro na Łotwie) może się to przełożyć na znaczne różnice. W zależności od przyjętego sposobu pracownik ma prawo do 1 (18 i 22 godz.) lub 2 (39 godz.) diet Litewskich i odpowiednio 2 i 1/3, 2 lub 1 i 1/3 diety Łotewskiej. W skrajnych przypadkach oznacza to, że za tą samą podróż pracownik może otrzymać 172 euro (39 euro + 133 euro) lub 154 euro (78 euro + 76 euro).

18 euro różnicy w dietach wyszło przy podróży zagranicznej trwającej 2 doby i 20 godzin, więc przy dłuższych wyjazdach służbowych te różnice mogłyby wyjść znacznie wyższe. Z uwagi na to wskazanym jest, aby pracodawca przyjął na potrzeby zakładu jednolite zasady określania momentu zmiany państwa docelowego podróży służbowej i stosował je jednakowo wobec wszystkich pracowników.

Wyznaczanie kilku państw docelowych nie zyskało dużej popularności, gdyż komplikuje zasady naliczania diet i rozliczania poszczególnych etapów podróży służbowej. Najbardziej oczywisty odbiorca tych przepisów - czyli firmy z branży transportowej rozwiązały ten problem w inny sposób. Większość z nich wprowadziła do tej pory - w wewnętrznych przepisach płacowych lub w treści umów o pracę - jednolitą stawkę diety dla wszystkich państw, do których kierowcy wykonują przewóz. Tym samym dzielenie podróży na etapy traci sens - z powodzeniem można ją traktować jako jedną całość i rozliczyć zgodnie z obowiązującą w danej firmie stawką. W efekcie wskazywanie kilku państw docelowych podróży występuje głównie u pracodawców będących państwowymi lub samorządowymi jednostkami sfery budżetowej. W ich przypadku wykazanie kilku państw docelowych może obniżyć koszty podróży - przyczyniając się do realizacji zasady racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi.