Zwrot kosztów przejazdu

Wspólny dla obu rodzajów podróży służbowych jest obowiązek zwrotu pracownikowi kosztów przejazdów. Wiąże się on bezpośrednio z wybranym przez pracodawcę środkiem transportu właściwym do odbycia podróży. Jeśli jest ona odbywana komunikacją zbiorową, zwrot następuje w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami. Obejmuje on cenę biletu wraz ze związanymi z nią opłatami dodatkowymi - w tym miejscówkami - z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi. Nie ma przy tym znaczenia tytuł, z jakiego ulga pracownikowi przysługuje (§ 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży).

Pracownik ma prywatnie wykupioną ulgę na przejazdy PKP, z której skorzystał udając się w podróż służbową ze Słupska do Wrocławia. Przedstawiając dokumenty do rozliczenia podróży nie może on wymagać zwrotu ceny pełnopłatnego biletu, gdyż obowiązkiem pracodawcy jest zwrot faktycznego kosztu poniesionego przez pracownika na bilety.

Alternatywą dla komunikacji zbiorowej jest służbowy lub prywatny samochód, motocykl lub motorower. Jeśli pojazd ten jest własnością pracodawcy, rozliczenie nie przysparza problemu, gdyż polega na przedstawieniu faktur za paliwo. Nawet tą uciążliwość można obejść, jeśli firma korzysta z kart flotowych, umożliwiających bezgotówkową płatność za paliwo. Pozostaje jedynie problem ewentualnych przepałów, niemniej bazując na danych dotyczących średniego spalania pojazdu, pracodawca może w łatwy sposób wykryć przypadki, w których pracownik ewidentnie działa na szkodę zakładu.

Sytuacja komplikuje się w przypadku wyrażenia zgody na odbycie podróży służbowej prywatnym samochodem, motocyklem lub motorowerem pracownika. Uprawnia to bowiem podwładnego do tzw. kilometrówki (§ 3 ust. 3 i 4 rozporządzenia w sprawie podróży). Oblicza się ją mnożąc liczbę pokonanych w ramach podróży służbowej kilometrów przez stawkę za kilometr przebiegu pojazdu, uzależnioną od jego rodzaju, a w przypadku samochodów osobowych dodatkowo pojemności skokowej silnika. Wynosi ona maksymalnie:

• 0,1382 zł za kilometr w przypadku motorowerów,
   
• 0,2302 zł za kilometr dla motocykla,
   
• 0,5214 zł za kilometr dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
   
• 0,8358 zł za kilometr przebiegu samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Pracownik zatrudniony w siedzibie firmy w Szczecinie otrzymał polecenie wyjazdu służbowego do Berlina. Miasta te dzieli odległość 152 km, więc pracownik otrzymał zgodę na odbycie podróży prywatnym samochodem osobowym. Wliczając przejazdy na terenie Berlina pracownik zadeklarował do rozliczenia 330 km, a z uwagi na pojemność skokową silnika 800 cm³ do rozliczenia należy przyjąć niższą stawkę obowiązującą przy autach osobowych. Tytułem kilometrówki trzeba będzie pracownikowi wypłacić 172,06 zł (330 km x 0,5214 zł). Gdyby samochód pracownika był wyposażony w większy silnik, za tą samą trasę kilometrówka wzrosłaby do 275,81 zł (330 km x 0,8358 zł).

Uwaga! Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.) określa maksymalne stawki za kilometr przebiegu pojazdu. Nic więc nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca określił w wewnętrznych przepisach płacowych niższe stawki obowiązujące zatrudnionych pracowników.