Sporządzanie i przekazywanie dokumentacji do ZUS

Jeżeli przedsiębiorca opłaca składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz na Fundusz Pracy wyłącznie za siebie, to przesyła do ZUS tylko deklarację rozliczeniową ZUS DRA, nie składa natomiast imiennych raportów miesięcznych. Natomiast, jeżeli rozlicza składki za siebie, osobę współpracującą lub inne osoby ubezpieczone (np. pracowników, zleceniobiorców), przekazuje do ZUS odpowiednio następujące formularze:

• ZUS RCA - imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,
   
• ZUS RZA - imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne,
   
• ZUS RSA - imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek,
   
• ZUS DRA - deklarację rozliczeniową.

Dokumenty rozliczeniowe przekazuje do ZUS po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla opłacania składek (art. 41 ust. 1 ustawy o sus). W tym samym terminie przekazuje dokumenty rozliczeniowe, jeśli obowiązek ubezpieczeń społecznych wygasł w trakcie miesiąca kalendarzowego (art. 41 ust. 2 ustawy o sus). Twórcy i artyści przesyłają dokumenty rozliczeniowe oraz opłacają składki za okres wykonywania działalności twórczej lub artystycznej przed dniem wydania decyzji Komisji do Spraw Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców w terminie opłacania składek za miesiąc, w którym otrzymali decyzję (art. 47 ust. 1a ustawy o sus).

Osoby prowadzące pozarolniczą działalność, opłacające składki wyłącznie za siebie lub osoby z nimi współpracujące, są zwolnione z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc, jeżeli w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej lub imiennym raporcie miesięcznym zadeklarowały do podstawy wymiaru składek:

• na ubezpieczenia społeczne - kwotę w wysokości najniższej podstawy wymiaru składek dla osób prowadzących pozarolniczą działalność, obowiązującej je i osoby z nimi współpracujące,
   
• na ubezpieczenie zdrowotne - kwotę w wysokości najniższej podstawy wymiaru określonej w art. 81 ust. 2 ustawy zdrowotnej, obowiązującej je i osoby z nimi współpracujące,

i nie nastąpiła żadna zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego.

Zwolnienie z obowiązku składania dokumentów rozliczeniowych za kolejny miesiąc dotyczy też osób prowadzących pozarolniczą działalność, opłacających wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne za siebie lub osoby z nimi współpracujące, jeżeli w ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej lub w imiennym raporcie miesięcznym zadeklarowały do podstawy wymiaru składki kwotę w wysokości najniższej podstawy wymiaru, określonej w art. 81 ust. 2 ustawy zdrowotnej, i nie nastąpiła żadna zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego.

Osoby, o których mowa wyżej, są zwolnione z obowiązku składania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc także wówczas, gdy zmiana w stosunku do miesiąca poprzedniego jest spowodowana wyłącznie zmianą minimalnego wynagrodzenia lub przeciętnego wynagrodzenia (art. 47 ust. 2c ustawy o sus).

Sporządzanie dokumentów rozliczeniowych korygujących

Imienne raporty miesięczne korygujące i deklarację rozliczeniową korygującą przedsiębiorca sporządza i przekazuje do ZUS w każdym przypadku, gdy po złożeniu w ZUS dokumentów rozliczeniowych:

• występuje konieczność korekty danych wykazanych w imiennym raporcie miesięcznym w związku z zawiadomieniem o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS; czynności tej dokonuje w terminie 7 dni od dnia otrzymania tego zawiadomienia,
   
• występuje konieczność korekty danych wykazanych w imiennym raporcie miesięcznym w związku z wydaniem przez ZUS decyzji; czynności tej dokonuje w terminie 7 dni od dnia uprawomocnienia się decyzji,
   
• przedsiębiorca sam stwierdzi podanie błędnych danych w złożonym miesięcznym raporcie; czynności tej dokonuje w terminie 7 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości,
   
• nieprawidłowości w opłacaniu składek zostały ustalone w drodze kontroli przez ZUS; czynności tej dokonuje w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Płatnik składek nie koryguje danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym, jeśli różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł (art. 41 ust. 6a ustawy o sus). Regulacja ta nie ma jednak zastosowania, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota. Oznacza to, że obowiązek korygowania podstawy wymiaru składek wykazanej w deklaracji lub raporcie (bez względu na kwotę różnicy podstawy) mają m.in. przedsiębiorcy w stosunku do siebie i do osób z nimi współpracujących.

W przypadku stwierdzenia błędów w imiennych raportach miesięcznych, płatnik składek zobowiązany jest do sporządzenia za dany miesiąc i przekazania do ZUS kompletu dokumentów rozliczeniowych korygujących. Jeśli korekta dotyczy danych wykazanych wyłącznie w deklaracji rozliczeniowej, należy sporządzić i przekazać do ZUS tylko deklarację rozliczeniową korygującą (bez raportów miesięcznych korygujących).

Kopie przekazanych do ZUS dokumentów rozliczeniowych oraz dokumentów korygujących płatnik składek (przedsiębiorca) jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (art. 47 ust. 3c ustawy o sus).

Zasady przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych

Płatnicy składek rozliczający składki nie więcej niż za 5 osób mogą przekazywać dokumenty ubezpieczeniowe w formie:

• dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru bądź
   
• wydruku z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez ZUS na podstawie art. 13 ust. 2 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570) została potwierdzona w sposób określony w art. 21 i 22 tej ustawy.

Natomiast płatnicy składek rozliczający składki za więcej niż 5 osób, mają obowiązek przekazywania dokumentów poprzez teletransmisję danych w formie dokumentu elektronicznego. W uzasadnionych przypadkach ZUS może upoważnić płatnika składek rozliczającego składki za więcej niż 5 osób do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych w formie dokumentu pisemnego według ustalonego wzoru albo w formie wydruku lub na informatycznych nośnikach danych z oprogramowania, o którym mowa wyżej. Dokumenty przekazywane w sposób niezgodny z wymogami określonymi powyżej nie są przez ZUS przyjmowane, co jest równoznaczne z nieprzekazaniem dokumentów. ZUS nie przyjmuje dokumentów, które nie mogą być przetworzone przy użyciu technologii automatycznego odczytu stosowanej przez ZUS, co traktuje się jak nieprzekazanie dokumentów.