vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
A A A

Dokumentacja pracownicza po zmianach - Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019

Nowe zasady i regulacje przejściowe

Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza (akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy) może być gromadzona i przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej - tzw. e-dokumentacja (art. 94 pkt 9a K.p.). Od tego dnia pracodawca ma również prawo przejścia z jednej wersji na drugą w dowolnie wybranym przez siebie momencie, zachowując jednak wymogi ustawowe (art. 948 ust. 1 K.p.). Nie musi ponadto trzymać dokumentacji przez 50 lat, lecz może ją przechowywać jedynie przez 10 lat, chociaż od tej zasady jest sporo wyjątków. To nowości wprowadzone do Kodeksu pracy ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. poz. 357), dalej ustawą zmieniającą. Na mocy jej art. 1 pkt 6, który nadał nową treść art. 2981 K.p., wraz z początkiem 2019 r. zaczęło obowiązywać rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), dalej rozporządzenie z 2018 r. Zastąpiło ono rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r. poz. 894), dalej rozporządzenie z 1996 r.

Rozporządzenie z 2018 r. określiło:

  • zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, w tym wymagania co do formy elektronicznej w obszarze organizacji przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi,
     
  • sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej po upływie okresu jej przechowywania oraz w innych sytuacjach, a także jej poprzedniej postaci w razie zmiany,
     
  • sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub uprawnionym członkom rodziny.

Uwaga! Do UiPP nr 3/2019 dołączyliśmy dodatek pt. "Przepisy wykonawcze do Kodeksu pracy", w którym opublikowaliśmy m.in. rozporządzenie z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Ważne: Od 1 stycznia 2019 r. nie już ma oficjalnych wzorów kwestionariuszy osobowych, umów o pracę i oświadczeń o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę.

Przy czym resort pracy opublikował w Biuletynie Informacji Publicznej wzory dokumentów dla pracowników i pracodawców zgodne z aktualnymi przepisami. Są tam:

  • kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
     
  • kwestionariusz osobowy dla pracownika,
     
  • umowa o pracę,
     
  • wypowiedzenie warunków umowy o pracę,
     
  • rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem,
     
  • rozwiązanie umowy o pracę z zastosowaniem skróconego okresu wypowiedzenia,
     
  • rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia.

Wymienione dokumenty znajdują się w zakładce "Pomocnicze wzory dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem, zmianą oraz ustaniem stosunku pracy", www.gov.pl/web/rodzina. Są one również dostępne na naszej stronie internetowej www.druki.gofin.pl. Przykłady ich wypełnień prezentujemy w końcu niniejszego dodatku.

Uwaga! Ministerstwo Rodziny, Pracy I Polityki Społecznej informuje na powołanej wyżej stronie, że: "(...) W związku z projektowanymi zmianami, zwłaszcza w obszarze regulacji Kodeksu pracy dotyczących danych osobowych pozyskiwanych od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz pracownika, niektóre ze wzorów mogą zostać zmienione. (...)".

Rozporządzenie z 2018 r. wprowadziło podział akt osobowych pracownika na cztery części - poprzednio były trzy - (patrz tabela na str. 4-6) oraz zmodyfikowało zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (§ 2-6 rozporządzenia z 2018 r.). W nowym kształcie pracodawca musi założyć i prowadzić dokumentację dla osób przyjmowanych na etat od 1 stycznia 2019 r. (§ 19 rozporządzenia z 2018 r.). Może także zastosować § 2-6 rozporządzenia z 2018 r. wobec dokumentów zgromadzonych przed tą datą dla osób pozostających w stosunkach pracy nawiązanych do 31 grudnia 2018 r. (włącznie z tym dniem), chociaż nie jest to obowiązek (§ 21 rozporządzenia z 2018 r.). W takich przypadkach (w tym w zakresie kart ewidencji czasu pracy) wolno bowiem pracodawcy utrzymać dotychczasową strukturę dokumentacji przewidzianą rozporządzeniem z 1996 r., ale wobec dokumentów gromadzonych po 1 stycznia 2019 r. jego obowiązkiem jest przestrzeganie rozporządzenia z 2018 r. (§ 20 rozporządzenia z 2018 r.). Te zasady powodują, że wobec osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., pracodawca prowadzi - jeśli nie wdrożył nowego układu dokumentacji pracowniczej - dokumenty zebrane:

  • do końca 2018 r. - według modelu przewidzianego w rozporządzeniu z 1996 r.,
     
  • po 1 stycznia 2019 r. - w kształcie ustanowionym rozporządzeniem z 2018 r.

W myśl § 22 rozporządzenia z 2018 r., do dokumentacji pracowniczej osób, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., pracodawca musi respektować jego regulacje, z wyjątkiem § 2-6 ww. rozporządzenia, w zakresie których postępuje zgodnie z rozporządzeniem z 1996 r. Ponadto przepis ten zobowiązuje pracodawcę do dostosowania - w ciągu 12 miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia z 2018 r., czyli do 1 stycznia 2020 r. - warunków przechowywania tej dokumentacji do reguł wskazanych w § 8 rozporządzenia z 2018 r. (więcej na str. 13-15).

Przykład

Pracodawca działa od ponad 20 lat, w związku z czym przechowuje dokumentację pracowniczą z całego tego okresu, zorganizowaną zgodnie z wytycznymi rozporządzenia z 1996 r., a wobec osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. - rozporządzenia z 2018 r. W związku z wejściem w życie drugiego z wymienionych aktów prawnych oraz przepisów pozwalających na przechowywanie dokumentacji w formie elektronicznej, zdecydował się przejść w styczniu 2019 r. na tę wersję, a także:

  • wprowadzić układ dokumentacji przewidziany rozporządzeniem z 2018 r. dla wszystkich osób pozostających w stosunkach pracy, zwłaszcza że dla zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. i tak nowo przyjmowane i tworzone dokumenty muszą odpowiadać wymogom tego rozporządzenia,
     
  • pozostawić układ dokumentacji przewidziany rozporządzeniem z 1996 r. dla byłych pracowników,
     
  • zabezpieczyć i przechowywać dokumentację obecnych i byłych pracowników zgodnie z wymogami rozporządzenia z 2018 r. po jej zdigitalizowaniu.
 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.UmowyoPrace.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

lipiec 2019
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
9
11
12
13
14
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY 2013, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Przydatne linki

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

 
     
Narzędzia Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

   
     
Serwisy specjalistyczne

www.AutowFirmie.pl

www.PodatekodNieruchomosci.pl

www.StawkiVAT.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.PodatekPCC.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UmowyoPrace.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PodatkiLokalne.pl

www.UrlopyPracownicze.pl

www.KasaFiskalna.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

www.KodeksCywilny.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.VademecumBHP.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Prawnik-Rodzinny.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.KodeksSpolek.pl

www.PrzepisyPrawne.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.LeasingFinansowy.pl

www.ReprezentacjaiReklama.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.LeasingOperacyjny.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.ZakladamyFirme.pl

www.OdliczeniaVAT.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.ZasilekChorobowy.pl

www.OrdynacjaPodatkowa.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.ZasilekMacierzynski.pl

www.PlanKont.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.Zasilki.pl

www.PodatekAkcyzowy.pl

www.SkladkaZUS.pl

www.ZFSS.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.SrodkiTrwale.pl

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.