vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
A A A

Dokumentacja pracownicza po zmianach - Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019

Reguły dotyczące akt osobowych

Akta osobowe w podziale na 4 części (A, B, C, D) winny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych należy przechowywać w porządku chronologicznym i numerować oraz umieszczać w wykazach oświadczeń i dokumentów znajdujących się w każdej z części akt osobno (§ 4 ust. 1 rozporządzenia z 2018 r.). Od 1 stycznia 2019 r. istnieje możliwość sporządzania oddzielnych podkatalogów z powiązanymi tematycznie dokumentami i nadawania im odpowiednio numerów:

  • A1 (np. dla dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie),
     
  • B1 (np. dla dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy),
     
  • C1 (np. dla oświadczeń dotyczących rozwiązania umowy o pracę),
     
  • D1 (np. dla dokumentów związanych z nałożoną karą pieniężną za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia) i kolejnych; w razie usuwania z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu, trzeba będzie usunąć całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym dokumentom w części D przyporządkować następujące po sobie numery.

Bez zmian pozostała zasada przechowywania w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisów lub kopii dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika. Nowością jest natomiast zapisanie w § 5 rozporządzenia z 2018 r. wprost, że mają być one poświadczone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez niego. W aktach osobowych prowadzonych w formie zdigitalizowanej umieszcza się natomiast odwzorowania cyfrowe papierowych dokumentów, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dalej e-podpis) lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy (dalej e-pieczęć), potwierdzających zgodność pliku elektronicznego z dokumentem papierowym (art. 948 § 2 K.p.).

Uwaga! Dokumenty zawierające dane osobowe, których przekazania nie przewidują aktualne regulacje, mogą być nadal przechowywane w aktach osobowych, jeżeli zostały pozyskane w zgodzie z przepisami obowiązującymi w chwili ich gromadzenia (por. stanowisko MRPiPS z 25 czerwca 2018 r., UiPP nr 14/2018, str. 4). W razie przejścia części lub całości zakładu pracy w trybie art. 231 K.p. lub następstwa prawnego w stosunkach pracy powstałego na podstawie innych przepisów, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy (§ 7 rozporządzenia z 2018 r.).

Nowy kształt akt osobowych

Rodzaj części akt Rodzaje zamieszczanych dokumentów
A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 K.p.) Rozporządzenie z 2018 r. nie zawiera listy dokumentów, które powinny być gromadzone w tej części, jak to czyniło rozporządzenie z 1996 r. Z uzasadnienia do projektu tego rozporządzenia wynika, że umieszczenie wykazu nie jest konieczne, ponieważ pracodawca jest uprawniony do żądania od kandydata do pracy i pracownika przedstawienia tylko takich danych osobowych, które są wskazane w Kodeksie pracy i odrębnych przepisach, a innych jedynie za zgodą tych osób. Ma to ścisły związek z obowiązującym od 25 maja 2018 r. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016)
B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy
umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 K.p.)
zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie wskazał zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę
dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych
potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
- z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 K.p.) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 K.p.)
- z przepisami oraz zasadami bhp (art. 2374 § 3 K.p.)
- z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji
potwierdzenie poinformowania pracownika:
- o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 K.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 K.p.)
- o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 K.p.)
- o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 K.p.)
potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 K.p.)
dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bhp
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie
dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 K.p.)
dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub ze zdobywaniem albo uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych
dokumenty dotyczące przyznania pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 K.p.)
dokumenty dotyczące ubiegania się i korzystania przez pracownika z urlopów: macierzyńskiego, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego
dokumenty dotyczące łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e K.p.)
dokumenty dotyczące obniżenia wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 K.p.)
oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 K.p.)
dokumenty dotyczące udzielania urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 K.p.)
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
- wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 K.p.)
- okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 K.p.)
umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 K.p.)
wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do inspektora (art. 1517 § 6 K.p.)
dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania
dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy
C - oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę
wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy
dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 K.p.)
kopia wydanego świadectwa pracy
potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym
umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony ją zawarły (art. 1012 § 1 K.p.)
skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 K.p.)
D (nowa część) - odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu rozporządzenie z 2018 r. nie zawiera wykazu dokumentów

Uwaga! Zgodnie z § 3 rozporządzenia z 2018 r.; katalogi dokumentów wskazanych w części B i C akt osobowych mają charakter otwarty.

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.UmowyoPrace.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

maj 2019
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
9
11
12
13
14
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY 2013, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Przydatne linki

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

 
     
Narzędzia Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

   
     
Serwisy specjalistyczne

www.AutowFirmie.pl

www.PodatekodNieruchomosci.pl

www.StawkiVAT.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.PodatekPCC.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UmowyoPrace.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PodatkiLokalne.pl

www.UrlopyPracownicze.pl

www.KasaFiskalna.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

www.KodeksCywilny.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.VademecumBHP.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Prawnik-Rodzinny.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.KodeksSpolek.pl

www.PrzepisyPrawne.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.LeasingFinansowy.pl

www.ReprezentacjaiReklama.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.LeasingOperacyjny.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.ZakladamyFirme.pl

www.OdliczeniaVAT.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.ZasilekChorobowy.pl

www.OrdynacjaPodatkowa.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.ZasilekMacierzynski.pl

www.PlanKont.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.Zasilki.pl

www.PodatekAkcyzowy.pl

www.SkladkaZUS.pl

www.ZFSS.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.SrodkiTrwale.pl

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.