vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
A A A

Dokumentacja pracownicza po zmianach - Dodatek nr 4 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 4 (478) z dnia 10.02.2019

Sporządzenie odwzorowań cyfrowych lub wydruków

Przejście z formy papierowej dokumentacji na elektroniczną to konieczność przygotowania odwzorowania cyfrowego każdego papierowego dokumentu znajdującego się w dokumentacji każdego pracownika. W art. 948 § 2 K.p. został wskazany skan jako główna metoda digitalizacji, jednak przepis ten nie wykluczył stosowania innych sposobów. Jest to konsekwencją definicji odwzorowania cyfrowego, zawartej w § 2 pkt 6 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz. 67). Według tego przepisu, odwzorowanie cyfrowe to dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Z kolei § 12 rozporządzenia z 2018 r. nakazuje, aby takie odwzorowanie dokumentów z dokumentacji pracowniczej było sporządzane z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej. Przepis ten wymaga ponadto zachowania minimalnych warunków technicznych. Są one określone w załączniku do rozporządzenia z 2018 r. i dotyczą rozdzielczości oraz minimalnej ilości bitów na piksel, przy czym oba wymagania uzależnione są od rodzaju digitalizowanej treści (tekst drukowany, rękopis, fotografia), koloru (czarno-biały, kolorowy) oraz formatu - tabela poniżej. Pracodawca może również stosować automatyczną kompresję dla obrazów zapisywanych w plikach PDF, jeśli nie ma widocznego pogorszenia jakości obrazu.

Minimalne warunki techniczne dla odwzorowań cyfrowych w e-dokumentacji

Rodzaj skanowanego dokumentu Minimalna rozdzielczość Minimalna liczba bitów na piksel
teksty drukowane czarno-białe, w formacie A4 lub większym 200 dpi 1 bit (czarno-białe)
teksty drukowane czarno-białe, w formacie mniejszym niż A4 1.600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość 1 bit (czarno-białe)
teksty drukowane, kolorowe, w formacie A4 lub większym 200 dpi 16 bitów (kolor)
teksty drukowane, kolorowe, w formacie mniejszym niż A4 1.600 pikseli na dłuższym boku lub 200 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość 16 bitów (kolor)
rękopisy w formacie A4 lub większym 300 dpi 16 bitów (kolor)
rękopisy w formacie mniejszym niż A4 2.000 pikseli na dłuższym boku lub 300 dpi w zależności od tego, co pozwala uzyskać większą rozdzielczość 16 bitów (kolor)
fotografie czarno-białe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno) 1.600 pikseli na dłuższym boku 8 bitów (skala szarości) lub 24 bity (kolor)
fotografie kolorowe (jeżeli są włączone do dokumentacji osobno) 1.600 pikseli na dłuższym boku 24 bity (kolor)

W celu przejścia z dokumentacji elektronicznej na dokumentację papierową pracodawca musi wydrukować wszystkie e-dokumenty (art. 948 § 3 K.p.).

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.UmowyoPrace.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

PIT 2022 - Korzystaj bezpłatnie - https://www.gofin.pl/pit/
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.