vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
A A A

Dokumentacja dla celów świadczeń z ZUS i jej przechowywanie po zmianie przepisów - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 19 (1581) z dnia 7.03.2019

Dokumentacja pracownicza dla celów świadczeniowych

Firmy zatrudniając pracowników wytwarzają szereg dokumentów związanych ze zgłaszaniem ich do ubezpieczeń społecznych, rozliczaniem za nich składek ubezpieczeniowych, wypłacaniem im świadczeń z odpowiednich ubezpieczeń w ramach uprawnień płatnika składek oraz wydawaniem dokumentacji do celów emerytalno-rentowych. Zalicza się do nich m.in. dokumentacja kadrowa. Po procesie jej wytworzenia kolejnym etapem jest jej przechowywanie przez okresy wynikające z przepisów.

Wcześniejsze uregulowania

W związku z zatrudnianiem pracowników pracodawca zobowiązany jest przechowywać szereg dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Są to m.in., karty ewidencji czasu pracy, harmonogramy czasu pracy, wnioski o urlop, wnioski o świadczenie z ZFŚS, notatki służbowe czy inne dokumenty kadrowe.

Do dnia 31 grudnia 2018 r. okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej nie były określone w Kodeksie pracy i wynikały z różnych przepisów odrębnych. Najdłużej przechowywana była dokumentacja płacowa, a więc dokumenty, w oparciu o które ustala się m.in. podstawę wymiaru emerytury lub renty. Tego rodzaju dokumenty pracodawca miał obowiązek przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Skrócenie okresu przechowywania

Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszły w życie istotne zmiany w zakresie wymaganych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wprowadziła je ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, zwana ustawą nowelizującą. Nowelizuje ona m.in. art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, który od 1 stycznia 2019 r. przewiduje, co do zasady, obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania.

Nowe przepisy mają ułatwić płatnikom przechowywanie dokumentacji kadrowej dotyczącej pracowników i zleceniobiorców oraz obniżyć koszty związane z jej przechowywaniem.

Płatnik, który chciałby skrócić okres przechowywania akt z 50 lat do 10 lat, powinien w tym celu przekazać do ZUS:

  • oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), w którym zobowiąże się, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA (patrz ramka) za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999-31.12.2018 (oświadczenie to płatnik może złożyć w wybranym przez siebie terminie) oraz
     
  • raport informacyjny ZUS RIA, który zastąpi obowiązek wystawiania przez płatnika w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń.


Termin na przekazanie przez płatnika do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych.


Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca zobowiązany jest nadal, tj. również po 31 grudnia 2018 r., przechowywać przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Raport informacyjny ZUS RIA

Dokument ten pracodawca/zleceniodawca musi złożyć za każdego pracownika/zleceniobiorcę zatrudnionego od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. Termin na złożenie w ZUS tego raportu związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika/zleceniobiorcy z ubezpieczeń społecznych. W przypadku gdy pracodawca/zleceniodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów i go nie odwoła - wówczas raport informacyjny ZUS RIA za każdego pracownika/zleceniobiorcę, powinien przekazać:

- w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia - jeżeli pracownik/zleceniobiorca zakończył u pracodawcy/zleceniodawcy pracę przed złożeniem oświadczenia,
- wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych na formularzu ZUS ZWUA - jeżeli pracownik/zleceniobiorca zakończył u pracodawcy pracę po złożeniu oświadczenia.

Dane, które pracodawca/zleceniodawca zobowiązany jest przekazać w raporcie informacyjnym ZUS RIA, określa art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej ustawą systemową, obowiązujący od 1 stycznia 2019 r. Dotyczą one m.in.:

- wypłaconych przychodów niezbędnych do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty - za lata kalendarzowe przypadające w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., 
- okresów wykonywania pracy nauczycielskiej, w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć - za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., 
- okresów wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w/o szczególnym charakterze (prace wymienione w starych i nowych wykazach) - za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r., 
- daty i trybu rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz informacji, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.Zasilki.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

kwiecień 2019
PN WT ŚR CZ PT SO ND
2
3
4
5
6
7
8
9
11
12
13
14
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY 2013, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Przydatne linki

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

 
     
Narzędzia Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

   
     
Serwisy specjalistyczne

www.AutowFirmie.pl

www.PodatekodNieruchomosci.pl

www.StawkiVAT.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.PodatekPCC.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UmowyoPrace.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PodatkiLokalne.pl

www.UrlopyPracownicze.pl

www.KasaFiskalna.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

www.KodeksCywilny.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.VademecumBHP.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Prawnik-Rodzinny.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.KodeksSpolek.pl

www.PrzepisyPrawne.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.LeasingFinansowy.pl

www.ReprezentacjaiReklama.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.LeasingOperacyjny.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.ZakladamyFirme.pl

www.OdliczeniaVAT.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.ZasilekChorobowy.pl

www.OrdynacjaPodatkowa.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.ZasilekMacierzynski.pl

www.PlanKont.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.Zasilki.pl

www.PodatekAkcyzowy.pl

www.SkladkaZUS.pl

www.ZFSS.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.SrodkiTrwale.pl

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.