Dokumentacja pracownicza dla celów świadczeniowych

Firmy zatrudniając pracowników wytwarzają szereg dokumentów związanych ze zgłaszaniem ich do ubezpieczeń społecznych, rozliczaniem za nich składek ubezpieczeniowych, wypłacaniem im świadczeń z odpowiednich ubezpieczeń w ramach uprawnień płatnika składek oraz wydawaniem dokumentacji do celów emerytalno-rentowych. Zalicza się do nich m.in. dokumentacja kadrowa. Po procesie jej wytworzenia kolejnym etapem jest jej przechowywanie przez okresy wynikające z przepisów.

Wcześniejsze uregulowania

W związku z zatrudnianiem pracowników pracodawca zobowiązany jest przechowywać szereg dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Są to m.in., karty ewidencji czasu pracy, harmonogramy czasu pracy, wnioski o urlop, wnioski o świadczenie z ZFŚS, notatki służbowe czy inne dokumenty kadrowe.

Do dnia 31 grudnia 2018 r. okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej nie były określone w Kodeksie pracy i wynikały z różnych przepisów odrębnych. Najdłużej przechowywana była dokumentacja płacowa, a więc dokumenty, w oparciu o które ustala się m.in. podstawę wymiaru emerytury lub renty. Tego rodzaju dokumenty pracodawca miał obowiązek przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Skrócenie okresu przechowywania

Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszły w życie istotne zmiany w zakresie wymaganych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wprowadziła je ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, zwana ustawą nowelizującą. Nowelizuje ona m.in. art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, który od 1 stycznia 2019 r. przewiduje, co do zasady, obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania.

Nowe przepisy mają ułatwić płatnikom przechowywanie dokumentacji kadrowej dotyczącej pracowników i zleceniobiorców oraz obniżyć koszty związane z jej przechowywaniem.

Płatnik, który chciałby skrócić okres przechowywania akt z 50 lat do 10 lat, powinien w tym celu przekazać do ZUS:

• oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW), w którym zobowiąże się, że przekaże raporty informacyjne ZUS RIA (patrz ramka) za wszystkich ubezpieczonych zatrudnionych w okresie 01.01.1999-31.12.2018 (oświadczenie to płatnik może złożyć w wybranym przez siebie terminie) oraz
   
• raport informacyjny ZUS RIA, który zastąpi obowiązek wystawiania przez płatnika w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń.

Termin na przekazanie przez płatnika do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA związany jest z terminem zakończenia pracy i wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych.

Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca zobowiązany jest nadal, tj. również po 31 grudnia 2018 r., przechowywać przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.