vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
A A A

Dokumentacja dla celów świadczeń z ZUS i jej przechowywanie po zmianie przepisów - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 19 (1581) z dnia 7.03.2019

Nowe zasady przechowywania dokumentacji emerytalno-rentowej

Na płatniku składek zatrudniającym ubezpieczonych spoczywa wiele obowiązków. Jednym z nich jest wystawianie odpowiednich dokumentów, potwierdzających konkretne fakty, m.in. dla celów ustalenia uprawnień do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości. Aby było to możliwe, płatnik składek musi dysponować stosowną dokumentacją źródłową z czasów zatrudniania danego ubezpieczonego. Okres związany z jej przechowywaniem został przez ustawodawcę ściśle określony. Jego długość uzależniona została przede wszystkim od tego kiedy ubezpieczony został zatrudniony.

Obowiązki płatnika składek

Pracodawcy obowiązani są m.in. do:

  • współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,
     
  • wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości,
     
  • przygotowania, za zgodą pracownika, wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożenia go organowi rentowemu na 30 dni przed ustaniem prawa do zasiłków chorobowych,
     
  • poinformowania bezzwłocznie, po śmierci pracownika, pozostałej po nim rodziny o warunkach uzyskania renty rodzinnej, przygotowania wniosku o rentę i przedłożenia go organowi rentowemu.

Wymienione obowiązki należą odpowiednio do innych płatników składek, z wyjątkiem zleceniodawców, osób fizycznych zatrudniających pracowników, niewypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatników składek, którzy opłacają składkę za siebie i osoby współpracujące.

Stanowi o tym art. 125 ustawy emerytalnej.

Aby zatem płatnicy składek mogli sumiennie wywiązać się z nałożonych na nich obowiązków, to muszą przechowywać odpowiednią dokumentację przez stosowny okres, co ustawodawca również uregulował.

Czas archiwizowania dokumentacji

Wytworzona dokumentacja kadrowa w późniejszym okresie stanowi podstawę, w oparciu o którą sporządzana jest dokumentacja do celów emerytalno-rentowych, w tym m.in. zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (obecnie na formularzu ERP-7, uprzednio na druku ZUS Rp-7).

Kopię sporządzonego zaświadczenia pracodawca może przechowywać jedynie w celach udokumentowania samego faktu wystawienia takiego zaświadczenia, wykazanych w nim wartości oraz daty jego sporządzenia. Przepisy z zakresu ubezpieczeń społecznych nie przewidują jednak terminu, w jakim należy przechowywać kopię takiego zaświadczenia.

Natomiast listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, choć nie w każdym przypadku. Szczegółowo kwestie te reguluje art. 125a ustawy emerytalnej, zmieniony za sprawą ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Jeżeli wymieniona dokumentacja dotyczy ubezpieczonego będącego pracownikiem lub zleceniobiorcą albo osobą współpracującą ze zleceniobiorcą, to płatnik składek zobowiązany jest ją przechowywać przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:

  • ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.,
     
  • został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy systemowej, co dotyczy ubezpieczonych, którzy zostali zgłoszeni przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.

Natomiast płatnik składek, który nie przekaże raportu informacyjnego dotyczącego wymienionych ubezpieczonych jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Przechowywanie omawianej dokumentacji przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika dotyczy zatem płatnika składek w przypadku ubezpieczonych:

  • zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r., jak również
     
  • zatrudnionych po raz pierwszy między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., gdy płatnik nie złoży raportu informacyjnego oraz
     
  • podlegających ubezpieczeniom społecznym z innych tytułów niż stosunek pracy, umowa zlecenia lub współpraca przy jej wykonywaniu, niezależnie od tego, w jakim okresie miało miejsce podleganie tym ubezpieczeniom.

Jeśli więc chodzi o pracowników, zleceniobiorców oraz osoby współpracujące ze zleceniobiorcą, zatrudnionych po raz pierwszy między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., to płatnik składek w zasadzie sam decyduje jak długo będzie przechowywał ich dokumentację, tj. 10 lat czy 50 lat.

Zmiany co do okresu przechowywania omawianej dokumentacji, mają na celu zgromadzenie przez ZUS na kontach ubezpieczonych niezbędnych danych do ustalenia im prawa do świadczenia oraz jego wysokości, zasadniczo bez żądania przez organ rentowy dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie.

Do wniosku w sprawie przyznania świadczeń powinny być dołączone dowody uzasadniające prawo do świadczeń i ich wysokości. Przy czym do wniosku w sprawie przyznania świadczeń zainteresowanemu, który podlegał po raz pierwszy ubezpieczeniu albo rozpoczął podleganie kolejnemu ubezpieczeniu na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy systemowej, organ rentowy nie może żądać dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie ubezpieczonego. Nie dotyczy to jednak okresów pracy w szczególnych warunkach lub w/o szczególnym charakterze - przypadających do 31 grudnia 2008 r.

Okres przechowywania przez płatnika składek dokumentacji emerytalno-rentowej
W przypadku ubezpieczonych: Okres przechowywania dokumentacji
wymiar liczony
pracowników, zleceniobiorców oraz osób z nimi współpracujących zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po 31 grudnia 2018 r. 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ubezpieczeni zakończyli pracę u danego płatnika składek
pracowników, zleceniobiorców oraz osób z nimi współpracujących zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., gdy płatnik składek przekazał raport informacyjny od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny
zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych przed 1 stycznia 1999 r. 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika
pracowników, zleceniobiorców oraz osób z nimi współpracujących zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r., gdy płatnik składek nie przekazał raportu informacyjnego
podlegających ubezpieczeniom społecznym z innych tytułów niż stosunek pracy, umowa zlecenia lub współpraca przy jej wykonywaniu, niezależnie od tego, w jakim okresie miało miejsce podleganie tym ubezpieczeniom
 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.Zasilki.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

czerwiec 2019
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
9
11
12
13
14
15
16
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY 2013, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Przydatne linki

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

 
     
Narzędzia Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

   
     
Serwisy specjalistyczne

www.AutowFirmie.pl

www.PodatekodNieruchomosci.pl

www.StawkiVAT.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.PodatekPCC.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UmowyoPrace.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PodatkiLokalne.pl

www.UrlopyPracownicze.pl

www.KasaFiskalna.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

www.KodeksCywilny.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.VademecumBHP.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Prawnik-Rodzinny.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.KodeksSpolek.pl

www.PrzepisyPrawne.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.LeasingFinansowy.pl

www.ReprezentacjaiReklama.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.LeasingOperacyjny.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.ZakladamyFirme.pl

www.OdliczeniaVAT.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.ZasilekChorobowy.pl

www.OrdynacjaPodatkowa.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.ZasilekMacierzynski.pl

www.PlanKont.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.Zasilki.pl

www.PodatekAkcyzowy.pl

www.SkladkaZUS.pl

www.ZFSS.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.SrodkiTrwale.pl

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.