Nowe zasady przechowywania dokumentacji emerytalno-rentowej

Na płatniku składek zatrudniającym ubezpieczonych spoczywa wiele obowiązków. Jednym z nich jest wystawianie odpowiednich dokumentów, potwierdzających konkretne fakty, m.in. dla celów ustalenia uprawnień do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości. Aby było to możliwe, płatnik składek musi dysponować stosowną dokumentacją źródłową z czasów zatrudniania danego ubezpieczonego. Okres związany z jej przechowywaniem został przez ustawodawcę ściśle określony. Jego długość uzależniona została przede wszystkim od tego kiedy ubezpieczony został zatrudniony.

Obowiązki płatnika składek

Pracodawcy obowiązani są m.in. do:

• współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej do przyznania świadczenia,
   
• wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości,
   
• przygotowania, za zgodą pracownika, wniosku o rentę z tytułu niezdolności do pracy i przedłożenia go organowi rentowemu na 30 dni przed ustaniem prawa do zasiłków chorobowych,
   
• poinformowania bezzwłocznie, po śmierci pracownika, pozostałej po nim rodziny o warunkach uzyskania renty rodzinnej, przygotowania wniosku o rentę i przedłożenia go organowi rentowemu.

Wymienione obowiązki należą odpowiednio do innych płatników składek, z wyjątkiem zleceniodawców, osób fizycznych zatrudniających pracowników, niewypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego oraz płatników składek, którzy opłacają składkę za siebie i osoby współpracujące.

Stanowi o tym art. 125 ustawy emerytalnej.

Aby zatem płatnicy składek mogli sumiennie wywiązać się z nałożonych na nich obowiązków, to muszą przechowywać odpowiednią dokumentację przez stosowny okres, co ustawodawca również uregulował.

Czas archiwizowania dokumentacji

Wytworzona dokumentacja kadrowa w późniejszym okresie stanowi podstawę, w oparciu o którą sporządzana jest dokumentacja do celów emerytalno-rentowych, w tym m.in. zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu (obecnie na formularzu ERP-7, uprzednio na druku ZUS Rp-7).

Kopię sporządzonego zaświadczenia pracodawca może przechowywać jedynie w celach udokumentowania samego faktu wystawienia takiego zaświadczenia, wykazanych w nim wartości oraz daty jego sporządzenia. Przepisy z zakresu ubezpieczeń społecznych nie przewidują jednak terminu, w jakim należy przechowywać kopię takiego zaświadczenia.

Natomiast listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika, choć nie w każdym przypadku. Szczegółowo kwestie te reguluje art. 125a ustawy emerytalnej, zmieniony za sprawą ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Jeżeli wymieniona dokumentacja dotyczy ubezpieczonego będącego pracownikiem lub zleceniobiorcą albo osobą współpracującą ze zleceniobiorcą, to płatnik składek zobowiązany jest ją przechowywać przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:

• ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.,
   
• został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy systemowej, co dotyczy ubezpieczonych, którzy zostali zgłoszeni przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych po raz pierwszy po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r.

Natomiast płatnik składek, który nie przekaże raportu informacyjnego dotyczącego wymienionych ubezpieczonych jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Przechowywanie omawianej dokumentacji przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika dotyczy zatem płatnika składek w przypadku ubezpieczonych:

• zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r., jak również
   
• zatrudnionych po raz pierwszy między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., gdy płatnik nie złoży raportu informacyjnego oraz
   
• podlegających ubezpieczeniom społecznym z innych tytułów niż stosunek pracy, umowa zlecenia lub współpraca przy jej wykonywaniu, niezależnie od tego, w jakim okresie miało miejsce podleganie tym ubezpieczeniom.

Jeśli więc chodzi o pracowników, zleceniobiorców oraz osoby współpracujące ze zleceniobiorcą, zatrudnionych po raz pierwszy między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., to płatnik składek w zasadzie sam decyduje jak długo będzie przechowywał ich dokumentację, tj. 10 lat czy 50 lat.

Zmiany co do okresu przechowywania omawianej dokumentacji, mają na celu zgromadzenie przez ZUS na kontach ubezpieczonych niezbędnych danych do ustalenia im prawa do świadczenia oraz jego wysokości, zasadniczo bez żądania przez organ rentowy dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie.

Do wniosku w sprawie przyznania świadczeń powinny być dołączone dowody uzasadniające prawo do świadczeń i ich wysokości. Przy czym do wniosku w sprawie przyznania świadczeń zainteresowanemu, który podlegał po raz pierwszy ubezpieczeniu albo rozpoczął podleganie kolejnemu ubezpieczeniu na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy systemowej, organ rentowy nie może żądać dowodów potwierdzających dane znajdujące się na koncie ubezpieczonego. Nie dotyczy to jednak okresów pracy w szczególnych warunkach lub w/o szczególnym charakterze - przypadających do 31 grudnia 2008 r.