Zaświadczenie płatnika składek i wątpliwości przy jego wypełnieniu

Zasiłek chorobowy dla jednej z moich pracownic wypłaci ZUS, gdyż nie jestem uprawniona do wypłaty zasiłków. W tym celu muszę wypełnić zaświadczenie Z-3. W jaki sposób powinnam w nim wykazać nagrodę roczną, którą pracownica otrzymuje oprócz wynagrodzenia zasadniczego, tj. w wysokości wypłaconej czy już uzupełnionej o dni nieobecności w pracy?

Odpowiedź na pytanie Czytelniczki uzależniona jest od tego, czy i ewentualnie w jaki sposób nagroda roczna jest zmniejszana za okres absencji chorobowej pracowników.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego dla pracownika, oprócz wynagrodzenia zasadniczego, brane są pod uwagę także inne składniki wynagrodzenia, stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe, pod warunkiem jednak, że:

• nie są one wypłacane za okres pobierania danego świadczenia,
   
• nie zakończył się okres, za który przysługują one w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy,
   
• nie zaprzestano ich wypłaty na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu.

Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku (odpowiednio 12 lub pełnych miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy). Jeśli natomiast chodzi o wymienione składniki przysługujące za okresy roczne, to z założenia wlicza się je do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Kwestie te reguluje art. 36 ust. 1 i 2, art. 41 oraz art. 42 ust. 1 i 3 z uwzględnieniem art. 3 pkt 3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zwanej ustawą zasiłkową.

Dodatkowo organ rentowy w komentarzu do ustawy zasiłkowej, dostępnym na stronie internetowej www.zus.pl, precyzuje, iż:

• składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku, zmniejszane proporcjonalnie w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy zgodnie z przepisami płacowymi, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku po uzupełnieniu zgodnie z ogólnymi zasadami,
   
• składnik roczny (w tym nagroda roczna) może być uzupełniony z zastosowaniem metody przewidzianej dla:
   
• zmiennych składników wynagrodzenia - wówczas kwotę otrzymanego składnika rocznego, po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek, dzieli się przez liczbę dni przepracowanych w roku kalendarzowym oraz mnoży przez liczbę dni, którą pracownik przepracowałby w roku kalendarzowym, albo
   
• stałych składników wynagrodzenia - w takim przypadku przyjmuje się go w kwocie, którą pracownik otrzymałby, gdyby w danym roku kalendarzowym nie chorował, a więc w kwocie równej 8,5% sumy pełnego wynagrodzenia, które pracownik otrzymałby w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje to wynagrodzenie.

Jeżeli do wypłaty zasiłku zobowiązany jest ZUS, płatnik składek powinien przedłożyć organowi rentowemu zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu, stanowiących podstawę wymiaru zasiłku (art. 61 ust. 3 ustawy zasiłkowej).

W przypadku pracownika zaświadczenie to najlepiej jest przedłożyć na opracowanym przez organ rentowy formularzu Z-3. Przy czym należy go wypełnić w taki sposób, aby nie wzbudzać wątpliwości w zakresie zasadności czy sposobu uwzględnienia danego składnika wynagrodzenia w podstawie wymiaru należnego pracownikowi świadczenia chorobowego.

Dlatego też przed wypełnieniem formularza Z-3 warto zapoznać się z pouczeniem zawartym w końcowej jego części. ZUS wyjaśnia w nim m.in., iż:

• w tabelach należy podać kwoty składników wynagrodzenia niepomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne - pomniejszenia tego dokona ZUS obliczając podstawę wymiaru zasiłku,
   
• należy podać wyłącznie składniki wynagrodzenia uwzględniane przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku,
   
• w tabelach zamieszczonych w pkt 2-4 części "Informacje o składnikach wynagrodzenia", kolumny dotyczące liczby dni, które pracownik przepracował lub był obowiązany przepracować, należy wypełniać tylko wówczas, gdy składnik wynagrodzenia odpowiednio kwartalny, roczny lub składnik wynagrodzenia za inne okresy, jest składnikiem pomniejszanym proporcjonalnie za okresy pobierania zasiłku.

Biorąc to pod uwagę, Czytelniczka powinna wykazać na formularzu Z-3 nagrodę roczną wypłaconą pracownikowi tylko wówczas, gdy ulega ona zmniejszeniu za okres absencji chorobowej, a tym samym jest uwzględniana w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego. Sposób jej wykazania uzależniony jest od trybu jej zmniejszania (patrz tabela).