Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy kierowcy może przyjąć jedną z 5 form, w zależności od możliwości technicznych i decyzji pracodawcy (art. 25 ust. 1 ustawy o czasie pracy kierowców). Dopuszczalne jest więc rozliczanie czasu pracy kierowcy na podstawie:

• zapisów na wykresówkach,
   
• wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
   
• plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
   
• innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności,
   
• rejestrów opracowanych na podstawie ww. dokumentów.

1) Ewidencja czasu pracy kierowcy w formie zapisu na wykresówkach

Tachografy analogowe znajdziemy na wyposażeniu pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony oraz w pojazdach przystosowanych do przewozu więcej niż 9 osób licząc z kierowcą, wprowadzonych do ruchu przed 1 maja 2006 r. Od cyfrowych odpowiedników różni je to, że informacje o czasie pracy, jazdy i przerwach kierowcy są rejestrowane na wykresówce (tarczce) do tachografu. Podobnie jak w urządzeniach cyfrowych na rzetelność tych danych wpływa przede wszystkim prawidłowa obsługa tachografu przez kierowcę, czyli właściwe operowanie selektorem przełączającym urządzenie pomiędzy poszczególnymi aktywnościami kierowcy. Większość tachografów automatycznie rejestruje jedynie czas jazdy oraz czas przerw i odpoczynków, a katalog aktywności zaliczanych do czasu pracy kierowcy jest zdecydowanie szerszy. W interesie obu stron leży więc prawidłowa obsługa selektora, umożliwiającego rejestrowanie okresów innej pracy, np. załadunku bądź czynności codziennej obsługi pojazdu oraz okresów pozostawania w gotowości do pracy itp.

Przed rozpoczęciem przewozu kierowca zapisuje ręcznie na wykresówce miejsce jej włożenia, swoje imię i nazwisko, bieżącą datę, numer rejestracyjny pojazdu oraz stan licznika w momencie instalacji tarczki. Po zakończeniu dziennego okresu pracy kierowca uzupełnia wykresówkę o datę i miejsce jej wyjęcia, stan licznika w momencie jej usunięcia oraz liczbę przejechanych kilometrów. Kierowcy korzystają z wykresówek każdego dnia, w którym prowadzą pojazd, a sama wykresówka może zarejestrować dane z okresu 24 godzin. Wykresówka nie powinna być wyjęta z tachografu przed zakończeniem dziennego okresu pracy poza wyjątkami, gdy kierowca przesiada się do innego pojazdu i kontynuuje zadanie przewozowe. Poza formą aktywności kierowcy tachograf analogowy rejestruje dodatkowo prędkość pojazdu oraz przebyty dystans, co pozwala w prosty sposób sprawdzić, czy urządzenie nie zostało zmodyfikowane celem fałszowania zapisów.

Prawidłowo sporządzone wykresówki mogą stanowić ewidencję czasu pracy kierowcy, dając podstawę do naliczania wynagrodzenia za pracę - w tym nadliczbową czy nocną. Ewidencja czasu pracy musi być rzetelna, więc powinna odzwierciedlać czas pracy kierowcy obejmujący nie tylko czas jazdy, ale i pozostałych czynności związanych z wykonywaniem zadania przewozowego. To zależy wyłącznie od prawidłowej obsługi selektora tachografu i wykazywania na wykresówkach wszystkich czynności związanych z wykonywaniem przewozu. Jeżeli tachograf nie będzie ewidencjonował całego czasu pracy kierowcy, dane zawarte w wykresówkach nie będą zgodne z rzeczywistością, co może prowadzić do zaniżania wynagrodzenia za pracę. Co więcej taka ewidencja czasu pracy może być podważona przed sądem pracy przez kierowcę, który może przedstawić np. dowód w postaci nagrań z wideorejestratora, lub np. w skutek porównania tych danych z raportami dotyczącymi pozycji GPS pojazdów.

2) Ewidencja czasu pracy kierowcy w formie wydruków danych z karty kierowcy oraz tachografu cyfrowego

Tachografy cyfrowe stopniowo wypierają urządzenia analogowe w związku z wymianą pojazdów na nowe. Do czasu zniknięcia z dróg pojazdów dopuszczonych do ruchu przed 1 maja 2006 r. z uwagi na stopień wyeksploatowania lub normy czystości spalin, na drogach można będzie spotkać oba rozwiązania funkcjonujące równolegle.

Codzienna obsługa tachografu cyfrowego sprowadza się do umieszczenia w czytniku tachografu imiennej karty kierowcy w momencie przejęcia pojazdu oraz wprowadzeniu na początku i końcu dnia pracy symbolu państwa, w którym kierowca rozpoczął lub zakończył pracę. Warto przy tym zwrócić uwagę, że tachograf cyfrowy, podobnie jak jego analogowy odpowiednik, co do zasady, nie rejestruje automatycznie wszystkich okresów pracy kierowcy. W związku z powyższym niezbędnym jest ręczne wybieranie okresów aktywności innych, niż prowadzenie pojazdu, gdyż tylko ten aspekt wykonywania obowiązków kierowcy jest rejestrowany automatycznie w momencie ruszenia pojazdu z miejsca. Rolę wykresówki w tachografie cyfrowym pełni karta kierowcy, która powinna znajdować się w urządzeniu przez cały dzień pracy kierowcy.

Uwaga! Dane z tachografu zapisują się zarówno na karcie, jak i w pamięci urządzenia, więc uzyskanie pełnego obrazu dnia pracy kierowcy wymaga zestawienia danych zapisanych na obu nośnikach.

Zapis na karcie kierowcy następuje w momencie wylogowania się kierowcy z urządzenia, więc kierowca może wyjąć kartę dopiero po zakończonej dniówce, ustawiając w tachografie rodzaj aktywności na odpoczynek, by zachować pełną zgodność danych pochodzących z obu źródeł. Podobnie jak w przypadku tachografów analogowych, dokładność i rzetelność ewidencji czasu pracy w formie wydruków z karty kierowcy i tachografu zależy od zdyscyplinowania pracownika, który powinien przestawiać urządzenie rejestrujące w zależności od aktualnie wykonywanych czynności.

3) Ewidencja czasu pracy kierowcy w formie plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego

Zamiast drukować dane zapisane na karcie kierowcy czy w pamięci cyfrowego tachografu pracodawca może pobierać dane i przechowywać je w oryginalnym formacie np. na dysku twardym komputera oraz w formie kopii zapasowej. Sposób przechowywania musi gwarantować właściwe zabezpieczenie danych przed ich utratą i dostępem niepowołanych osób. Niezależnie od tego czy dane zapisane na kracie i w pamięci tachografu mają walor ewidencji czasu pracy, pracodawca ma obowiązek pobierania tych danych co 28 dni z karty kierowcy i co 90 dni z tachografu oraz przechowywać je przez rok od daty ich zarejestrowania. W przypadku uznania takich danych za ewidencję czasu pracy, w interesie pracodawcy leży pobieranie takich danych na tyle często, żeby móc prawidłowo naliczyć i wypłacić kierowcom wynagrodzenia w ustalonym terminie. Decydując się na tą formę przechowywania ewidencji czasu pracy, pracodawca musi ponadto zagwarantować możliwość ich wydruku na żądanie inspektorów ITD czy PIP.

4) Ewidencja czasu pracy kierowcy w formie innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności

Ta forma ewidencjonowania czasu pracy jest przeważnie stosowana wobec kierowców prowadzących pojazdy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony bądź przystosowane do przewozu do 9 osób łącznie z kierowcą, sporadycznie przy przewozach regularnych osób na trasach do 50 km. Inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności pojawią się bowiem w praktyce przy przewozach pojazdami, które nie muszą być wyposażone w tachograf. Przykładem takiego innego dokumentu jest karta drogowa, zawierająca imię i nazwisko kierowcy, numer rejestracyjny pojazdu, liczbę przejechanych kilometrów, datę i cel wyjazdu, czas jazdy, innej pracy, odpoczynków i przerw w jeździe i opatrzona podpisem pracownika, który ją sporządził.

Obowiązek prowadzenia kart drogowych nie wynika z obowiązujących przepisów, więc stosujący takie rozwiązanie pracodawca powinien formalnie wprowadzić wzór karty drogowej w regulaminie pracy lub w drodze wewnętrznego obwieszczenia pracodawcy - wprowadzając jednocześnie obowiązek ich rzetelnego wypełniania. Poza możliwością nadania takim kartom waloru ewidencji czasu pracy mogą być one pomocne np. przy rozliczaniu przepałów lub premiowaniu oszczędności w zużyciu paliwa, można z nich również skorzystać przy rozliczaniu podróży służbowych kierowcy. W tym kontekście karta drogowa może dokumentować prawo do diety lub innych świadczeń zwalniając pracodawcę z konieczności wystawiania na każdy dzień pracy odrębnego polecenia wyjazdu służbowego. Pracodawcy mogą dostosować treść wzoru karty drogowej do własnych potrzeb, uwzględniając w przyjętym na potrzeby zakładu druku tylko niezbędne rubryki.

5) Ewidencja czasu pracy kierowcy w formie rejestrów opracowanych na podstawie ww. dokumentów

Prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie rejestrów opracowanych na podstawie wykresówek, wydruków bądź danych zapisanych na karcie kierowcy i w pamięci tachografu cyfrowego, względnie innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności obejmuje w istocie obowiązek prowadzenia ewidencji na zasadach obowiązujących pozostałych pracowników. Przejście na pracowniczą wersję ewidencji czasu pracy wpływa na szczegółowość tej dokumentacji. Tarczki i dane pobrane z karty kierowcy i tachografu cyfrowego przedstawiają precyzyjnie czas jazdy i innych aktywności oraz przerwy i odpoczynki w kolejnych dniach pracy, w których pracownik obsługiwał pojazd wyposażony w tachograf. Klasyczna ewidencja prowadzona w formie rejestrów opracowanych na podstawie ww. dokumentów źródłowych musi zawierać informację o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
   
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
   
• liczbie godzin nadliczbowych,
   
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
   
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
   
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
   
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
   
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.

Wraz z tak prowadzoną ewidencją pracodawca musi przechowywać:

• wnioski pracownika dotyczące:
   
• udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
   
• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 K.p.),
   
• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 K.p.),
   
• dokumenty związane:
   
• ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 K.p.),
   
• z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 151³ K.p.),
   
• z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
• zgody:
   
• pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 K.p.),
   
• pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 K.p.).

W przypadku pracowników innych niż kierowcy wraz z ewidencją czasu pracy przechowuje się ponadto wnioski pracownika dotyczące:

• stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 K.p.),
   
• stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 K.p.),
   
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 K.p.),
   
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 K.p.).

Stworzenie takiej ewidencji wymaga nakładu czasu i środków, ale pociąga za sobą określone korzyści. Z uwagi na większy stopień ogólności danych wynikających z klasycznej ewidencji czasu pracy oraz to, że wykazuje się w niej czas pracy, bez rozróżnienia czasu jazdy i innych aktywności, ta dokumentacja nie pozwala na szczegółową kontrolę przestrzegania przepisów o czasie jazdy, obowiązkowych przerwach i okresach odpoczynku, co jest możliwe w przypadku ewidencji prowadzonej w formie tarczek lub danych (wydruków) z tachografu cyfrowego. Z drugiej strony, wobec konieczności wykazywania od 2019 r. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dobach, dokumentacja ta pozwala nie tylko na weryfikację liczby nadgodzin dobowych i średniotygodniowych, ale również ewentualnie nadgodzin wynikających ze złamania doby pracowniczej - oczywiście jeśli pracodawca nie stosuje indywidualnego rozkładu czasu pracy kierowców.

6) Ewidencja nieobecności w pracy

Obowiązkiem nieznanym innym grupom zatrudnionych jest konieczność prowadzenia dla kierowców odrębnej ewidencji nieobecności w pracy z podziałem na ich rodzaj i wymiar. W założeniach ustawodawcy dokumentacja ta miała uzupełniać dane z tachografu i karty kierowcy (odpowiednio tarczki) o informację dotyczącą wszystkich okresów niezarejestrowanych przez tachograf. Ewidencja nieobecności w pracy miała więc odpowiadać danym deklarowanym w zaświadczeniach o rodzaju działalności, które w niektórych przypadkach można zastąpić wpisem manualnym w tachografie cyfrowym lub na tarczce. Ta dokumentacja jest jednak przechowywana jedynie na potrzeby kontroli drogowych, podczas których kierowca musi przedstawić dane obrazujące jego czas jazdy i innej pracy za poprzednie 28 dni i organy kontrolne nie mają podstaw prawnych by żądać ich okazania podczas kontroli w firmie. Z uwagi na to dane o dniach, za które kierowca nie dysponuje tarczką, zapisami na karcie kierowcy i w urządzeniu cyfrowym lub inną dokumentacją czasu pracy i pozostałych aktywności (np. kartą drogową) muszą zostać ujęte w ewidencji nieobecności w pracy. Ta dokumentacja ma w połączeniu z ewidencją czasu pracy umożliwić kontrolę naliczenia kierowcy wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Ewidencja nieobecności kierowcy nie może ograniczać się do absencji usprawiedliwionych, jak urlop czy choroba. W praktyce powinna ona stanowić ciągłość z danymi pochodzącymi z tachografu, więc obok typowych nieobecności powinny w niej znaleźć się informacje dotyczące okresu korzystania z odpoczynków tygodniowych, jeśli nie zostały wpisane ręcznie w tachograf lub opisane na tarczce, dni wolnych ustawowo, dni wolnych w związku z planowaniem pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach pracy czy dodatkowych dni harmonogramowo wolnych od pracy. Z uwagi na różny wpływ poszczególnych nieobecności na wymiar czasu pracy, w ewidencji nieobecności w pracy należy ponadto odnotowywać dni nieusprawiedliwionych nieobecności. Ewidencję nieobecności prowadzi się niezależnie od przyjętego sposobu ewidencjonowania czasu pracy - obowiązek ten dotyczy więc nie tylko kierowców, dla których ewidencją czasu pracy są wykresówki lub dane z tachografu i karty kierowcy - ale również tych, dla których pracodawca tworzy klasyczne karty ewidencji czasu pracy zawierające dane o nieobecnościach. W tym ostatnim przypadku tworzenie ewidencji nieobecności będzie oznaczało w istocie dublowanie danych, które wynikają już z ewidencji czasu pracy. Brak wyjątków od omawianego obowiązku powoduje jednak, że każdy pracodawca musi zaprowadzić taką ewidencję nieobecności odrębnie dla każdego z zatrudnionych kierowców.

7) Uproszczona ewidencja czasu pracy

Ewidencję czasu pracy kierowców prowadzi się dla wszystkich kierowców niezależnie od systemu czasu pracy, w którym są zatrudnieni. Dotyczy to także kierowców zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy oraz pobierających ryczałt za pracę w nadgodzinach lub za pracę w nocy. Powyższy pogląd potwierdził w stanowisku z 31 grudnia 2009 r. Główny Inspektorat Pracy (stanowisko z 31 grudnia 2009 r. w sprawie ewidencji czasu pracy kierowców, znak GPP-459-4560-53/09/PE/RP). W ten sposób PIP podzieliła wcześniejsze stanowisko w tej sprawie prezentowane przez Ministerstwo Infrastruktury z 28 lipca 2009 r. (znak MR-I-jd/944828/2009).

Z przyjętego przez GIP stanowiska wynika jednoznacznie, że pracodawca musi prowadzić dla każdego zatrudnionego przez siebie kierowcy jedną z pięciu form ewidencji dopuszczonych w art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców. Na ten obowiązek nie ma wpływu to, w którym z systemów czasu pracy pracuje kierowca oraz czy otrzymuje ryczałtowe wynagrodzenie za nadgodziny lub pracę w nocy. Fakt otrzymywania ww. ryczałtów oraz zatrudnienie w zadaniowym czasie pracy wpływa jedynie na wymagany stopień szczegółowości ewidencji czasu pracy. Tym kierowcom pracodawca nie musi bowiem ewidencjonować godzin pracy (art. 25 ust. 1a ustawy o czasie pracy kierowców), więc wystarczy rozróżnienie w indywidualnej karcie ewidencji dni pracy oraz rodzajów dni wolnych. Aby skorzystać z tej możliwości, pracodawca musi jednak podjąć decyzję o ewidencjonowaniu czasu pracy kierowców w formie rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów źródłowych, gdyż owo uproszczenie zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy nie może polegać na usuwaniu informacji o liczbie godzin pracy z wykresówek czy modyfikowaniu danych z tachografu i karty kierowcy.

Uwaga! Prowadzenie uproszczonej ewidencji czasu pracy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku prowadzenia ewidencji nieobecności kierowcy w pracy, ani nie wpływa na stopień jej szczegółowości. Ewidencja nieobecności takiego kierowcy musi więc określać ich rodzaj i wymiar.

8) Okres przechowywania ewidencji

Ustawodawca przewiduje obowiązek przechowywania ewidencji czasu pracy kierowców przez 3 lata od zakończenia ujętego w niej okresu (art. 25 ust. 2 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców). To okres zdecydowanie krótszy, niż obowiązujące dla ogółu dokumentacji pracowniczej 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub ustał (art. 94 pkt 9b K.p.). Przepisy ustawy o czasie pracy kierowców stanowią jednak lex specialis względem ogólnych norm Kodeksu pracy, więc pracodawcy z branży transportowej nadal mogą usuwać ewidencję czasu pracy kierowców wraz z ww. dokumentami pomocniczymi po upływie 3 lat od zamknięcia okresu rozliczeniowego, do którego się odnoszą.

W tym kontekście przejście na klasyczną pracowniczą ewidencję czasu pracy ma tą zaletę, że po roku od dokonania zapisu przez tachograf pracodawca może usuwać tarczki lub dane (wydruki) z tachografu cyfrowego i karty kierowcy, które w innym przypadku trzeba przechowywać przez okres 3 lat. Skraca to okres, który może zostać skutecznie skontrolowany przez PIP lub ITD przy okazji kontroli przeprowadzanej w zakładzie pracy. Inną korzyścią jest to, że indywidualne miesięczne karty ewidencji czasu pracy łatwiej przechowywać niż np. wykresówki lub wydruki z tachografu cyfrowego, tworzone za każdy dzień pracy.

Uwaga! Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy dotyczy również kierowców niepozostających w stosunku pracy u danego przedsiębiorcy, osobiście wykonujących przewozy drogowe na jego rzecz. Przedsiębiorca ma ponadto obowiązek przechowywać tą dokumentację przez okres 2 lat oraz wydawać osobom wykonującym przewozy na jego rzecz kopię tej ewidencji. Wyjątek dotyczy kierowców przedsiębiorców, posiadających własną licencję transportową, którzy samodzielnie ewidencjonują swój czas pracy. Dla ww. grup kierowców nie prowadzi się ewidencji nieobecności w pracy.