Ogólne zasady prowadzenia dokumentacji

Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy dotycząca prowadzenia dokumentacji pracowniczej i jej przechowywania. W tym samym czasie zaczęło obowiązywać rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym). Zastąpiło ono poprzednie rozporządzenie dotyczące prowadzenia dokumentacji ze stosunku pracy. Nowe rozporządzenie dokumentacyjne wprowadziło istotne zmiany m.in. w zakresie prowadzenia i podziału akt osobowych (z uwzględnieniem regulacji przejściowych). Określiło też sposób wykonania niektórych obowiązków dokumentacyjnych przez pracodawcę oraz sposób prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej.

Akta osobowe w czterech częściach

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe składają się z czterech części (powiększyły się o część D) obejmujące dokumenty dotyczące:

• ubiegania się o zatrudnienie (A),
   
• nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (B),
   
• rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy (C),
   
• odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej (D).

Rozporządzenie dokumentacyjne utrzymało obowiązującą od lat zasadę, zgodnie z którą oświadczenia lub dokumenty są przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane, a każda z części akt osobowych posiada pełny wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów. Nowym rozwiązaniem jest możliwość podziału dokumentów znajdujących się w części A, B i C akt na mniejsze części powiązane ze sobą tematycznie, którym przyporządkowane są odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku zasada przechowywania dokumentów w porządku chronologicznym, numerowania ich oraz tworzenia wykazu dokumentów dotyczy każdej z takich części. W przypadku części D akt osobowych, dokumenty, które się w niej znajdują, powinny być obowiązkowo grupowane w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. W częściach od B do D akt wykaz dokumentów przechowywanych w danej części jest otwarty, tj. nie jest wykluczone umieszczenie w tych częściach dokumentów innych niż wymienione w rozporządzeniu dokumentacyjnym.

W większości w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są takie same dokumenty, co w stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2018 r. Rozporządzenie dokumentacyjne obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. wprowadziło jednak pewne zmiany w tym zakresie, dodając określone dokumenty w danej części akt lub przesuwając je z dotychczasowej części do innej. Przykładowo, od 1 stycznia br. w części A akt przechowuje się skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich uzyskanych w poprzednim zatrudnieniu i przedkładanych nowemu pracodawcy dla potrzeb zwolnienia z badań wstępnych.

Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym grzywną od 1.000 zł do 30.000 zł.

Rozporządzenie dokumentacyjne znacznie rozbudowało zakres dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy oraz określiło procedurę wydawania kopii dokumentów pracownikowi, informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, czy też zmianie postaci jej prowadzenia.

Nowe okresy przechowywania dokumentacji

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania (art. 94 pkt 9b K.p.). Możliwość zastosowania nowych, krótszych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy jednak od daty podjęcia zatrudnienia przez pracownika. Dziesięcioletni okres przechowywania dotyczy pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. Odnosi się on również do zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., jeżeli pracodawca złożył za nich raport informacyjny ZUS RIA. Natomiast krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej nie dotyczą akt pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. W ich przypadku wynoszą one zawsze 50 lat.

W niektórych sytuacjach 10-letni okres przechowywania ulega przedłużeniu. Ma to miejsce w przypadku, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

• jest stroną tego postępowania; dokumentację pracowniczą przechowuje się wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, nie krócej jednak niż do upływu 10-letniego okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b K.p.,
   
• powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania; okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się wówczas o 12 miesięcy. Po jego upływie pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

W związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, na pracodawcę nałożono obowiązek poinformowania pracowników o okresie przechowywania ich dokumentacji (art. 94⁶ K.p.). Kodeksowy wymóg przekazania informacji dotyczy pracowników zatrudnionych pod rządami nowych przepisów, tj. najwcześniej od 1 stycznia 2019 r.