vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
A A A

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w aktach osobowych - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 69 (1631) z dnia 29.08.2019

Ogólne zasady prowadzenia dokumentacji

Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy dotycząca prowadzenia dokumentacji pracowniczej i jej przechowywania. W tym samym czasie zaczęło obowiązywać rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym). Zastąpiło ono poprzednie rozporządzenie dotyczące prowadzenia dokumentacji ze stosunku pracy. Nowe rozporządzenie dokumentacyjne wprowadziło istotne zmiany m.in. w zakresie prowadzenia i podziału akt osobowych (z uwzględnieniem regulacji przejściowych). Określiło też sposób wykonania niektórych obowiązków dokumentacyjnych przez pracodawcę oraz sposób prowadzenia dokumentacji w wersji elektronicznej.

Akta osobowe w czterech częściach

Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe składają się z czterech części (powiększyły się o część D) obejmujące dokumenty dotyczące:

  • ubiegania się o zatrudnienie (A),
     
  • nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (B),
     
  • rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy (C),
     
  • odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej (D).

Rozporządzenie dokumentacyjne utrzymało obowiązującą od lat zasadę, zgodnie z którą oświadczenia lub dokumenty są przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane, a każda z części akt osobowych posiada pełny wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów. Nowym rozwiązaniem jest możliwość podziału dokumentów znajdujących się w części A, B i C akt na mniejsze części powiązane ze sobą tematycznie, którym przyporządkowane są odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W takim przypadku zasada przechowywania dokumentów w porządku chronologicznym, numerowania ich oraz tworzenia wykazu dokumentów dotyczy każdej z takich części. W przypadku części D akt osobowych, dokumenty, które się w niej znajdują, powinny być obowiązkowo grupowane w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. W częściach od B do D akt wykaz dokumentów przechowywanych w danej części jest otwarty, tj. nie jest wykluczone umieszczenie w tych częściach dokumentów innych niż wymienione w rozporządzeniu dokumentacyjnym.

W większości w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są takie same dokumenty, co w stanie prawnym obowiązującym do 31 grudnia 2018 r. Rozporządzenie dokumentacyjne obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. wprowadziło jednak pewne zmiany w tym zakresie, dodając określone dokumenty w danej części akt lub przesuwając je z dotychczasowej części do innej. Przykładowo, od 1 stycznia br. w części A akt przechowuje się skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich uzyskanych w poprzednim zatrudnieniu i przedkładanych nowemu pracodawcy dla potrzeb zwolnienia z badań wstępnych.


Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym grzywną od 1.000 zł do 30.000 zł.


Rozporządzenie dokumentacyjne znacznie rozbudowało zakres dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy oraz określiło procedurę wydawania kopii dokumentów pracownikowi, informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, czy też zmianie postaci jej prowadzenia.

Nowe okresy przechowywania dokumentacji

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania (art. 94 pkt 9b K.p.). Możliwość zastosowania nowych, krótszych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy jednak od daty podjęcia zatrudnienia przez pracownika. Dziesięcioletni okres przechowywania dotyczy pracowników zatrudnionych począwszy od 1 stycznia 2019 r. Odnosi się on również do zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., jeżeli pracodawca złożył za nich raport informacyjny ZUS RIA. Natomiast krótsze okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej nie dotyczą akt pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. W ich przypadku wynoszą one zawsze 50 lat.

W niektórych sytuacjach 10-letni okres przechowywania ulega przedłużeniu. Ma to miejsce w przypadku, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

  • jest stroną tego postępowania; dokumentację pracowniczą przechowuje się wówczas do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, nie krócej jednak niż do upływu 10-letniego okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b K.p.,
     
  • powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania; okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się wówczas o 12 miesięcy. Po jego upływie pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej.

W związku ze skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, na pracodawcę nałożono obowiązek poinformowania pracowników o okresie przechowywania ich dokumentacji (art. 946 K.p.). Kodeksowy wymóg przekazania informacji dotyczy pracowników zatrudnionych pod rządami nowych przepisów, tj. najwcześniej od 1 stycznia 2019 r.

Regulacje przejściowe w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Przepisy rozporządzenia dokumentacyjnego stosuje się wprost do dokumentacji ze stosunku pracy pracowników, którzy zostali/zostaną zatrudnieni począwszy od 1 stycznia 2019 r. Natomiast do:

- dokumentacji pracowników, których stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. i która została zgromadzona do 31 grudnia 2018 r., pracodawca stosuje rozporządzenie dokumentacyjne, z wyjątkiem § 2-6. Paragrafy te dotyczą prowadzenia akt osobowych i ewidencji czasu pracy; w tym zakresie pracodawca stosuje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (obowiązywało do 31 grudnia 2018 r.), choć może dostosować dokumentację do rozporządzenia dokumentacyjnego na zasadzie dobrowolności,
- dokumentacji pracowników, których stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r., gromadzonej od tego dnia, stosuje się rozporządzenie dokumentacyjne,
- zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, których stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. i które były prowadzone w dniu 1 stycznia 2019 r., stosuje się przepisy rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r.,
- prowadzenia i przechowywania akt osobowych i ewidencji czasu pracy pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1 stycznia 2019 r., stosowane są przepisy rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r.

Uwaga! W ostatniej ze wskazanych sytuacji pracodawca może dobrowolnie dostosować zgromadzoną dokumentację do rozporządzenia dokumentacyjnego, z zastrzeżeniem § 8 tego rozporządzenia, który musi wdrożyć obligatoryjnie. Przepis ten wymaga, aby pracodawca zapewnił odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz zabezpieczył ją przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych.

W szczególności pracodawca powinien zapewnić w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiednią wilgotność i temperaturę. Na dostosowanie warunków przechowywania dokumentacji pracodawca ma 12 miesięcy od wejścia w życie rozporządzenia dokumentacyjnego.

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.KodeksPracy.pl » 

Terminarz

wrzesień 2019
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
9
11
12
13
14
15
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY 2013, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Przydatne linki

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

 
     
Narzędzia Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

   
     
Serwisy specjalistyczne

www.AutowFirmie.pl

www.PodatekodNieruchomosci.pl

www.StawkiVAT.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.PodatekPCC.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UmowyoPrace.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PodatkiLokalne.pl

www.UrlopyPracownicze.pl

www.KasaFiskalna.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

www.KodeksCywilny.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.VademecumBHP.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Prawnik-Rodzinny.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.KodeksSpolek.pl

www.PrzepisyPrawne.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.LeasingFinansowy.pl

www.ReprezentacjaiReklama.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.LeasingOperacyjny.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.ZakladamyFirme.pl

www.OdliczeniaVAT.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.ZasilekChorobowy.pl

www.OrdynacjaPodatkowa.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.ZasilekMacierzynski.pl

www.PlanKont.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.Zasilki.pl

www.PodatekAkcyzowy.pl

www.SkladkaZUS.pl

www.ZFSS.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.SrodkiTrwale.pl

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.