vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
A A A

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w aktach osobowych - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 69 (1631) z dnia 29.08.2019

Warunki kontynuacji akt pracowniczych

W sierpniu 2019 r. podpisaliśmy umowę o pracę z dwoma pracownikami, którzy uprzednio byli już zatrudnieni w naszym zakładzie. Z jednym z nich pierwszą umowę o pracę zawarliśmy na okres od stycznia do kwietnia 2019 r., a z drugim (zatrudnionym od 1 stycznia 2017 r.) podpisaliśmy nowa umowę w dniu następnym po zakończeniu poprzedniej. Czy w obu przypadkach możemy kontynuować dotychczasowe akta osobowe tych pracowników?

Kontynuacja dotychczasowych akt osobowych jest możliwa jedynie w przypadku pierwszego pracownika. W stosunku do drugiego jest to niedopuszczalne, z uwagi na niemożność złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego do ZUS.

Pracodawca może kontynuować poprzednie akta osobowe pracownika na warunkach określonych w art. 945 K.p. Stanowi on, że w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem - w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł - pracodawca kontynuuje dla tego pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą.

Powyższa regulacja (obowiązująca od 1 stycznia 2019 r.) dotyczy wyłącznie dokumentacji pracowników zatrudnianych ponownie przez tego samego pracodawcę w ciągu 10 lat od ustania poprzedniego stosunku pracy, nawiązanego począwszy od 1 stycznia 2019 r. Nie odnosi się więc do pracowników zatrudnionych w danej firmie we wcześniejszym okresie, którzy zostali ponownie przyjęci do pracy w tym samym zakładzie po 1 stycznia br. Tej grupy pracowników dotyczy art. 9 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), zwanej ustawą nowelizującą. Jak wynika z art. 9 tej ustawy, pracodawca - w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika, którego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r. - może kontynuować prowadzenie dotychczasowych akt osobowych, jednak pod warunkiem, że:

  • ponowne nawiązanie stosunku pracy nastąpi w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy,
     
  • pracodawca skróci okres przechowywania dotychczasowej dokumentacji pracownika (który do 31 grudnia 2018 r. wynosił 50 lat) do 10 lat, składając raport informacyjny do ZUS.

Przywołany art. 9 ustawy nowelizującej dotyczy pracowników, których poprzedni stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. - zarówno tych, których stosunek pracy rozpoczął się i zakończył w powyższym przedziale czasowym, jak i tych, którzy podjęli zatrudnienie w tym okresie i których stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. Wobec takich pracowników pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat na podstawie raportu informacyjnego do ZUS. Złożenie takiego raportu jest jednak niemożliwe w przypadku zawarcia kolejnego stosunku pracy bezpośrednio po zakończeniu poprzedniego - wówczas nie następuje wyrejestrowanie pracownika z ZUS, a to uniemożliwia złożenie wspomnianego raportu. Pracodawca musi więc w takiej sytuacji założyć nowe akta osobowe (patrz stanowisko w ramce).

"(...) zgodnie z regulacją art. 9 powołanej wyżej ustawy (nowelizującej - przyp. red.) - w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie niniejszej ustawy (1 stycznia 2019 r. - przyp. red.), art. 945 Kodeksu pracy stosuje się, jeżeli za tego pracownika został złożony raport informacyjny (...).

Jednak w sytuacji, w której pierwszy stosunek pracy został nawiązany przed dniem 1 stycznia 2019 r., natomiast nawiązanie kolejnego, już w nowym stanie prawnym, nastąpiło bez dnia przerwy po rozwiązaniu pierwszego, to pomimo »ponownie nawiązanego stosunku pracy« pracodawca nie ma możliwości złożenia raportu informacyjnego.

Przepisy ustawy (...) o systemie ubezpieczeń społecznych nie przewidują bowiem konieczności wyrejestrowywania pracownika z ubezpieczeń społecznych i ponownego jego rejestrowania, gdy kontynuowany jest u tego samego pracodawcy stosunek pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę oraz nie zaistniała żadna przerwa w zatrudnieniu. (...).

Powyższe oznacza, iż powołany wyżej art. 9 nie ma w tym przypadku zastosowania i pracodawca jest zobowiązany założyć nową dokumentację pracowniczą dla ostatniego stosunku pracy. (...)".

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 maja 2019 r. na zapytanie naszego Wydawnictwa

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.KodeksPracy.pl » 

Terminarz

wrzesień 2019
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
9
11
12
13
14
15
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY 2013, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Przydatne linki

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

 
     
Narzędzia Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

   
     
Serwisy specjalistyczne

www.AutowFirmie.pl

www.PodatekodNieruchomosci.pl

www.StawkiVAT.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.PodatekPCC.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UmowyoPrace.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PodatkiLokalne.pl

www.UrlopyPracownicze.pl

www.KasaFiskalna.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

www.KodeksCywilny.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.VademecumBHP.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Prawnik-Rodzinny.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.KodeksSpolek.pl

www.PrzepisyPrawne.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.LeasingFinansowy.pl

www.ReprezentacjaiReklama.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.LeasingOperacyjny.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.ZakladamyFirme.pl

www.OdliczeniaVAT.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.ZasilekChorobowy.pl

www.OrdynacjaPodatkowa.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.ZasilekMacierzynski.pl

www.PlanKont.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.Zasilki.pl

www.PodatekAkcyzowy.pl

www.SkladkaZUS.pl

www.ZFSS.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.SrodkiTrwale.pl

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.