vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
A A A

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w aktach osobowych - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 69 (1631) z dnia 29.08.2019

Łączenie papierowej i elektronicznej formy dokumentacji

Jedną z form dokumentacji pracowniczej jest postać papierowa. Od 1 stycznia 2019 r. do szerszego użycia weszła również postać elektroniczna, uznana od tej daty za równorzędną z papierową. Pracodawcy mogą wybrać jedną z tych dwóch form prowadzenia dokumentacji. Mogą również - z pewnymi zastrzeżeniami - łączyć obie te formy w ramach jednego zbioru dokumentów.

Nowy układ dokumentacji

Od 1 stycznia 2019 r. zasady prowadzenia akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie dokumentacyjne. Wydanie tego aktu wykonawczego powiązane było z nowelizacją Kodeksu pracy dotyczącą m.in. możliwości zmiany postaci prowadzenia akt pracowniczych. Nowe rozporządzenie istotnie zmodyfikowało zakres i zasady prowadzenia oraz podziału akt osobowych, powiększając je m.in. o dodatkową część (D), dotyczącą odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej.

Od 1 stycznia br. pracodawca ma możliwość podziału dokumentów znajdujących się w części A, B i C akt na mniejsze części powiązane ze sobą tematycznie. Są one przyporządkowane odpowiednio numerom A1, B1, C1 i kolejnym. W przypadku części D akt osobowych, dokumenty, które się w niej znajdują, są obowiązkowo grupowane w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Nadal aktualna pozostaje zasada, zgodnie z którą oświadczenia lub dokumenty są przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane, a każda z części akt osobowych posiada pełny wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów.

Aktualne rozporządzenie dokumentacyjne znacznie rozbudowało pozostałą dokumentację pracowniczą. Oprócz klasycznej ewidencji czasu pracy obejmuje ona różne wnioski, oświadczenia i zgody pracownika, jak też dokumenty związane z udzielaniem urlopu wypoczynkowego, wypłatą wynagrodzenia czy przydziału odzieży i obuwia roboczego.

Dwie formy dokumentów

Pracodawca może przechowywać całość dokumentacji w wersji papierowej lub elektronicznej - według swojego wyboru. Dokumentacja ta jest jednak podzielona według jej rodzaju - w aktach osobowych podział ten wyraża się poprzez wprowadzenie czterech części akt, wyodrębnionych tematycznie. Pozostała dokumentacja również jest podzielona: na związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy oraz na inne dokumenty. Pojawia się pytanie, czy w ramach poszczególnych części akt można zastosować postać papierową i elektroniczną dokumentu, np. część A akt przechowywać w wersji papierowej, a pozostałe części w postaci elektronicznej. To samo pytanie może się pojawić przy pozostałej dokumentacji pracowniczej, jak też w odniesieniu do zawartości wyodrębnionych tematycznie części tej dokumentacji.

Przepisy rozporządzenia dokumentacyjnego nie dają odpowiedzi na powyższe pytania. Zawarte w nich kwestie były jednak przedmiotem opinii resortu pracy. W odpowiedzi na zapytanie naszego Wydawnictwa uznał on, że poszczególne części dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i innej), mogą być tworzone i przechowywane w różnej formie. Taka dowolność nie jest już jednak możliwa w odniesieniu do pojedynczych dokumentów w danej części (patrz: stanowisko w ramce i przykład).

Zmiana formy z informacją

W razie zmiany dotychczasowej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek powiadomić o tym fakcie pracowników (art. 949 K.p.). Pracodawca informuje ich o:

  • zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (jej części),
     
  • możliwości odbioru poprzedniej postaci wskazanej dokumentacji, w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji.

W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji w powyższym terminie, pracodawca może ją zniszczyć.

W razie śmierci pracownika lub byłego pracownika, poprzednią postać dokumentacji pracowniczej mogą odebrać niektórzy członkowie rodziny zmarłego, m.in.: dzieci własne, drugiego małżonka lub przysposobione, małżonek (wdowa lub wdowiec) lub rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.

Przykład

Pracodawca postanowił, że akta osobowe pracowników i dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy będą prowadzone w postaci papierowej, a pozostała dokumentacja (z zakresu urlopów wypoczynkowych, wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń oraz przydziału odzieży i obuwia roboczego) w postaci elektronicznej. Jednocześnie uznał, że w ramach poszczególnych części dodatkowej dokumentacji, niektóre dokumenty będą przechowywane w postaci papierowej. W tym zakresie zarządzenie pracodawcy jest nieprawidłowe, zróżnicowanie postaci dokumentacji pracowniczej jest bowiem możliwe tylko w odniesieniu do danej części (całej) tej dokumentacji.


"(...) w myśl art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Przy zachowaniu powyższych wymogów ustawowych możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, bądź odwrotnie. (...).

Możliwości przechowywania poszczególnych »części« dokumentacji pracowniczej (pod warunkiem zachowania jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności) w różnych postaciach nie należy jednak utożsamiać z możliwością przechowywania w odmiennych postaciach dokumentów wchodzących w skład poszczególnych części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Zróżnicowanie postaci prowadzonej dokumentacji może bowiem ograniczyć się wyłącznie do wyodrębnionych w § 6 części, tj. odrębnie dla lit a, b, c, d w pkt 1, oraz pkt 2, 3 i 4 tego przepisu.

Powyższe oznacza, iż nie jest możliwe prowadzenie listy wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych w różnych postaciach (oba te dokumenty znajdują się bowiem w jednej »części« tj. w punkcie 3 paragrafu 6 rozporządzenia, a więc należy je przechowywać w tej samej postaci), podobnie jak karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz dokumentów związanych z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (które znajdują się w tej samej »części« określonej w punkcie 4 paragrafu 6 rozporządzenia) (....)".

Informacja Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 czerwca 2019 r., stanowiąca odpowiedź na zapytanie naszego Wydawnictwa.

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.KodeksPracy.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

listopad 2019
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
13
14
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY 2013, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Przydatne linki

Portal Podatkowo-Księgowy

www.GOFIN.pl

www.Gofin.pl/Podatki

www.Gofin.pl/Rachunkowosc

www.Gofin.pl/Bilans

www.Gofin.pl/Prawnik-Radzi

www.Gofin.pl/Skladki-Zasilki

www.Gofin.pl/PIT

www.Gofin.pl/Prawo-Pracy

 
     
Narzędzia Księgowego

www.Asystent.Gofin.pl

www.Newslettery.Gofin.pl

www.PytaniaCzytelnikow.Gofin.pl

www.Druki.Gofin.pl

www.Orzecznictwo.Gofin.pl

www.Terminy.Gofin.pl

www.Forum.Gofin.pl

www.Przepisy.Gofin.pl

www.WideoPomocniki.Gofin.pl

www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl

www.PrzewodnikKadrowego.Gofin.pl

www.Wskazniki.Gofin.pl

www.Interpretacje.Gofin.pl

www.PrzewodnikKsiegowego.Gofin.pl

www.WszystkoDlaKsiegowych.pl

www.Kalkulatory.Gofin.pl

   
     
Serwisy specjalistyczne

www.AutowFirmie.pl

www.PodatekodNieruchomosci.pl

www.StawkiVAT.pl

www.Czas-Pracy.pl

www.PodatekPCC.pl

www.UmowyCywilnoprawne.pl

www.EmeryturyiRenty.pl

www.PodatekVAT.pl

www.UmowyoPrace.pl

www.KalkulatoryPodatkowe.pl

www.PodatkiLokalne.pl

www.UrlopyPracownicze.pl

www.KasaFiskalna.pl

www.PoradnikKsiegowego.pl

www.UrlopyWychowawcze.pl

www.KodeksCywilny.pl

www.PoradyPodatkowe.pl

www.VademecumBHP.pl

www.KodeksPracy.pl

www.Prawnik-Rodzinny.pl

www.VademecumKadrowego.pl

www.KodeksSpolek.pl

www.PrzepisyPrawne.pl

www.VademecumKsiegowego.pl

www.LeasingFinansowy.pl

www.ReprezentacjaiReklama.pl

www.VademecumPodatnika.pl

www.LeasingOperacyjny.pl

www.RozliczeniaPodatkowe.pl

www.ZakladamyFirme.pl

www.OdliczeniaVAT.pl

www.RozliczenieDelegacji.pl

www.ZasilekChorobowy.pl

www.OrdynacjaPodatkowa.pl

www.RozliczenieWynagrodzenia.pl

www.ZasilekMacierzynski.pl

www.PlanKont.pl

www.SerwisBudzetowy.pl

www.Zasilki.pl

www.PodatekAkcyzowy.pl

www.SkladkaZUS.pl

www.ZFSS.pl

www.PodatekDochodowy.pl

www.SrodkiTrwale.pl

 
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.