vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
Uwaga: Do 29 lutego - przekazanie do ZUS informacji o zarobkach emerytów i rencistów Uwaga: Do 28 lutego - przekazanie ubezpieczonym rocznych informacji o składkach przekazanych do ZUS za 2023 r. 29 lutego 2024 r. (czwartek) mija termin złożenia do urzędu skarbowego PIT-16A za 2023 r. 29 lutego 2024 r. (czwartek) mija termin przekazania podatnikowi i do urzędu skarbowego IFT-1R za 2023 r.
A A A

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w aktach osobowych - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 69 (1631) z dnia 29.08.2019

Potwierdzenie dokumentacji za zgodność z oryginałem

W  aktach osobowych pracownika powinny znajdować się odpisy lub kopie dokumentów potwierdzone przez pracodawcę. Czy w celu potwierdzenia dokumentu za zgodność, powinniśmy otrzymać do wglądu jego oryginał, czy też wystarczy potwierdzenie zgodności z kopią?

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych - prowadzonych w wersji papierowej lub elektronicznej - odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata do zatrudnienia lub pracownika. Powinny być one poświadczone przez pracodawcę (lub osobę przez niego upoważnioną) za zgodność z przedłożonym dokumentem, a nie z oryginałem. Podobnie jest w przypadku dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej, co wynika z § 11 rozporządzenia dokumentacyjnego. Stanowi on, że w przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument papierowy, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.

Definicję dokumentu definiuje art. 773 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2019 r. poz. 1145). Zgodnie z tym przepisem, dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Może to więc być zapisana kartka papieru, wiadomość SMS, MMS lub e-mail. Treść dokumentu może zostać utrwalona na dowolnym nośniku. Problematyczna może się jednak okazać dostarczona przez kandydata lub pracownika kserokopia dokumentu. Zdaniem Sądu Okręgowego w Łodzi w wyroku z dnia 21 czerwca 2017 r., sygn. akt III Ca 842/17, przez dokument rozumie się jego oryginał. Zwykła odbitka ksero (to jest odbitka niepotwierdzona, niestanowiąca dokumentu) nie może zastąpić dokumentu, na którego bazie powstała. W praktyce oznacza to, że jeżeli pracodawca zażąda przedstawienia dokumentu, to należy mu dostarczyć jego oryginał albo poświadczoną za zgodność z oryginałem kopię.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu należy zauważyć, że zgodnie z art. 76a Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 ze zm.), jeżeli dokument znajduje się w aktach organu administracyjnego, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ odpis lub wyciąg z dokumentu. Natomiast w myśl art. 129 § 2 K.p.c., zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis, jeśli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040)

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369)

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.KodeksPracy.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

luty 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Przydatne linki
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.