Warunki kontynuacji akt pracowniczych

W sierpniu 2019 r. podpisaliśmy umowę o pracę z dwoma pracownikami, którzy uprzednio byli już zatrudnieni w naszym zakładzie. Z jednym z nich pierwszą umowę o pracę zawarliśmy na okres od stycznia do kwietnia 2019 r., a z drugim (zatrudnionym od 1 stycznia 2017 r.) podpisaliśmy nowa umowę w dniu następnym po zakończeniu poprzedniej. Czy w obu przypadkach możemy kontynuować dotychczasowe akta osobowe tych pracowników?

Kontynuacja dotychczasowych akt osobowych jest możliwa jedynie w przypadku pierwszego pracownika. W stosunku do drugiego jest to niedopuszczalne, z uwagi na niemożność złożenia przez pracodawcę raportu informacyjnego do ZUS.

Pracodawca może kontynuować poprzednie akta osobowe pracownika na warunkach określonych w art. 94⁵ K.p. Stanowi on, że w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem - w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł - pracodawca kontynuuje dla tego pracownika dotychczasową dokumentację pracowniczą.

Powyższa regulacja (obowiązująca od 1 stycznia 2019 r.) dotyczy wyłącznie dokumentacji pracowników zatrudnianych ponownie przez tego samego pracodawcę w ciągu 10 lat od ustania poprzedniego stosunku pracy, nawiązanego począwszy od 1 stycznia 2019 r. Nie odnosi się więc do pracowników zatrudnionych w danej firmie we wcześniejszym okresie, którzy zostali ponownie przyjęci do pracy w tym samym zakładzie po 1 stycznia br. Tej grupy pracowników dotyczy art. 9 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357), zwanej ustawą nowelizującą. Jak wynika z art. 9 tej ustawy, pracodawca - w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika, którego poprzedni stosunek pracy u tego pracodawcy został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r. - może kontynuować prowadzenie dotychczasowych akt osobowych, jednak pod warunkiem, że:

• ponowne nawiązanie stosunku pracy nastąpi w ciągu 10 lat od zakończenia poprzedniego stosunku pracy,
   
• pracodawca skróci okres przechowywania dotychczasowej dokumentacji pracownika (który do 31 grudnia 2018 r. wynosił 50 lat) do 10 lat, składając raport informacyjny do ZUS.

Przywołany art. 9 ustawy nowelizującej dotyczy pracowników, których poprzedni stosunek pracy został nawiązany po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. - zarówno tych, których stosunek pracy rozpoczął się i zakończył w powyższym przedziale czasowym, jak i tych, którzy podjęli zatrudnienie w tym okresie i których stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 r. Wobec takich pracowników pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat na podstawie raportu informacyjnego do ZUS. Złożenie takiego raportu jest jednak niemożliwe w przypadku zawarcia kolejnego stosunku pracy bezpośrednio po zakończeniu poprzedniego - wówczas nie następuje wyrejestrowanie pracownika z ZUS, a to uniemożliwia złożenie wspomnianego raportu. Pracodawca musi więc w takiej sytuacji założyć nowe akta osobowe (patrz stanowisko w ramce).