Zmiana miejsca przechowywania dokumentów

Wielu pracowników, których zatrudniamy, to rodzice, dlatego w kadrach często składane są wnioski o udzielenie zwolnienia w celu opieki nad dzieckiem do lat 14. Przechowujemy je w części B akt osobowych, podobnie jak wnioski urlopowe. Czy to prawidłowa praktyka? Ponadto, czy w karcie ewidencji czasu pracy powinniśmy zaznaczać godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz wyjścia prywatne?

Rozporządzenie dokumentacyjne obowiązujące od 1 stycznia 2019 r. znacznie rozszerzyło zakres dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Karta ewidencji czasu pracy stała się jedynie jednym z jej elementów. Poza nią na wspomnianą dokumentację składają się określone w § 6 pkt 1 lit. b)-d) rozporządzenia wnioski, dokumenty i zgody. Należą do nich przykładowo:

• wniosek dotyczący udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
   
• wniosek o udzielenie zwolnienia na dziecko do lat 14,
   
• dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy,
   
• oświadczenie zawierające zgodę pracownicy w ciąży na delegowanie jej poza stałe miejsce pracy.

Powyższe dokumenty, wnioski i zgody składają się, razem z ewidencją czasu pracy, na dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. Wniosku o udzielenie zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem do lat 14 nie należy więc przechowywać w aktach osobowych. Podobnie nie należy gromadzić w aktach osobowych wniosków urlopowych. Dotyczy to jednak tylko wniosków składanych pracodawcy od 1 stycznia 2019 r.

Dokumenty pracownicze wytworzone do 31 grudnia 2018 r. mogą być przechowywane w aktach osobowych zgodnie z przepisami poprzedniego rozporządzenia dokumentacyjnego.

Należy zasygnalizować, że wnioski urlopowe powinny być przechowywane poza aktami osobowymi oraz poza dokumentacją dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. Zgodnie z § 6 pkt 2 rozporządzenia dokumentacyjnego takie wnioski wchodzą w skład innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (gromadzonej odrębnie). Na tę inną dokumentację składają się również:

• karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (§ 6 pkt 3 rozporządzenia),
   
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (§ 6 pkt 4 rozporządzenia).

Stosowana przez pracodawcę, o którym mowa w pytaniu, praktyka dołączania wniosków urlopowych do akt osobowych nie ma więc - od 1 stycznia 2019 r. - podstaw prawnych. To samo dotyczy wniosków o udzielenie zwolnienia na dziecko do lat 14.