"Nadmiarowe" dane w aktach osobowych
Zatrudniamy od lat pracowników, w związku z czym posiadamy duży zasób akt osobowych. Znajduje się w nich wiele dokumentów uzyskanych we wcześniejszych latach, zawierających dane osobowe, których obecnie pracodawca nie powinien przetwarzać. Co zrobić z takimi dokumentami? Czy mamy je usunąć z akt?
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Realizacja tego obowiązku wymaga gromadzenia szeregu danych dotyczących pracownika. Ich źródłem są świadectwa pracy, kwestionariusze osobowe, zaświadczenia o ukończonych kursach, świadectwa szkolne i inne dokumenty uzyskiwane przez pracodawcę.
Należy podkreślić, że przetwarzanie danych osobowych, pozyskiwanych przez pracodawcę w oparciu o Kodeks pracy lub inne przepisy prawa, nie wymagało (i nie wymaga) zgody pracownika lub kandydata do pracy. Niemniej zakres tych danych, umiejscowionych w różnych dokumentach pracowniczych, jest na ogół bardzo obszerny. W świetle zmian dotyczących ochrony danych osobowych (m.in. wejścia w życie RODO) pojawiały się wątpliwości, czy pracodawcy mają prawo przechowywać dane pracownicze uzyskane na przestrzeni lat w zakresie szerszym niż dopuszczają to obecnie obowiązujące przepisy.
Podstawowym aktem prawnym, który pozwala pracodawcy na uzyskiwanie danych osobowych od kandydata na pracownika i od pracownika, jest Kodeks pracy. Zakres danych jakich może żądać pracodawca od kandydata na pracownika i od pracownika określa art. 221 K.p. Uzyskiwanie danych wykraczających poza ten zakres jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy pozwalają na to przepisy odrębne lub osoba ubiegająca się o zatrudnienie/pracownik wyraziła na to zgodę (z wyjątkiem danych dotyczących wyroków skazujących).
Ostatnie zmiany art. 221 K.p. oraz rozporządzenia dokumentacyjnego - związane z wejściem w życie RODO i ustawy wprowadzającej RODO - generalnie zawęziły katalog danych uzyskiwanych przez pracodawcę. Pojawiło się więc pytanie, co należy zrobić, jeżeli w okresie, w którym pozyskiwano konkretne dane, pracodawca miał podstawę prawną do ich przetwarzania, a obecnie takiego umocowania prawnego już nie ma. Czy nadal można przechowywać takie dane w swoich zbiorach? Wątpliwości te rozstrzygnęło Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Główny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (obecnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Odpowiadając na zapytanie naszego Wydawnictwa uznały, że jest to dopuszczalne, pod warunkiem że pracodawca w okresie uzyskiwania danych miał podstawę prawną do ich przetwarzania (patrz ramka).
| "(...) Zdaniem MRPiPS takie dane osobowe nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, jeżeli zostały one pozyskane zgodnie z przepisami obowiązującymi w okresie ich pozyskiwania. (...)".
Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 czerwca 2018 r.
Odpowiedź Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z dnia 16 lipca 2015 r. |
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.KodeksPracy.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
15.09.2025 (poniedziałek)
22.09.2025 (poniedziałek)
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE - Prawo pracy
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM - Prawo pracy
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
| ||||||||||||
|
||||||||||||