Łączenie papierowej i elektronicznej formy dokumentacji
Jedną z form dokumentacji pracowniczej jest postać papierowa. Od 1 stycznia 2019 r. do szerszego użycia weszła również postać elektroniczna, uznana od tej daty za równorzędną z papierową. Pracodawcy mogą wybrać jedną z tych dwóch form prowadzenia dokumentacji. Mogą również - z pewnymi zastrzeżeniami - łączyć obie te formy w ramach jednego zbioru dokumentów.
Nowy układ dokumentacji
Od 1 stycznia 2019 r. zasady prowadzenia akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie dokumentacyjne. Wydanie tego aktu wykonawczego powiązane było z nowelizacją Kodeksu pracy dotyczącą m.in. możliwości zmiany postaci prowadzenia akt pracowniczych. Nowe rozporządzenie istotnie zmodyfikowało zakres i zasady prowadzenia oraz podziału akt osobowych, powiększając je m.in. o dodatkową część (D), dotyczącą odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej.
Od 1 stycznia br. pracodawca ma możliwość podziału dokumentów znajdujących się w części A, B i C akt na mniejsze części powiązane ze sobą tematycznie. Są one przyporządkowane odpowiednio numerom A1, B1, C1 i kolejnym. W przypadku części D akt osobowych, dokumenty, które się w niej znajdują, są obowiązkowo grupowane w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne. Nadal aktualna pozostaje zasada, zgodnie z którą oświadczenia lub dokumenty są przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane, a każda z części akt osobowych posiada pełny wykaz znajdujących się w niej oświadczeń i dokumentów.
Aktualne rozporządzenie dokumentacyjne znacznie rozbudowało pozostałą dokumentację pracowniczą. Oprócz klasycznej ewidencji czasu pracy obejmuje ona różne wnioski, oświadczenia i zgody pracownika, jak też dokumenty związane z udzielaniem urlopu wypoczynkowego, wypłatą wynagrodzenia czy przydziału odzieży i obuwia roboczego.
Dwie formy dokumentów
Pracodawca może przechowywać całość dokumentacji w wersji papierowej lub elektronicznej - według swojego wyboru. Dokumentacja ta jest jednak podzielona według jej rodzaju - w aktach osobowych podział ten wyraża się poprzez wprowadzenie czterech części akt, wyodrębnionych tematycznie. Pozostała dokumentacja również jest podzielona: na związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy oraz na inne dokumenty. Pojawia się pytanie, czy w ramach poszczególnych części akt można zastosować postać papierową i elektroniczną dokumentu, np. część A akt przechowywać w wersji papierowej, a pozostałe części w postaci elektronicznej. To samo pytanie może się pojawić przy pozostałej dokumentacji pracowniczej, jak też w odniesieniu do zawartości wyodrębnionych tematycznie części tej dokumentacji.
Przepisy rozporządzenia dokumentacyjnego nie dają odpowiedzi na powyższe pytania. Zawarte w nich kwestie były jednak przedmiotem opinii resortu pracy. W odpowiedzi na zapytanie naszego Wydawnictwa uznał on, że poszczególne części dokumentacji pracowniczej (akt osobowych i innej), mogą być tworzone i przechowywane w różnej formie. Taka dowolność nie jest już jednak możliwa w odniesieniu do pojedynczych dokumentów w danej części (patrz: stanowisko w ramce i przykład).
Zmiana formy z informacją
W razie zmiany dotychczasowej postaci dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek powiadomić o tym fakcie pracowników (art. 949 K.p.). Pracodawca informuje ich o:
- zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (jej części),
- możliwości odbioru poprzedniej postaci wskazanej dokumentacji, w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji.
W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji w powyższym terminie, pracodawca może ją zniszczyć.
W razie śmierci pracownika lub byłego pracownika, poprzednią postać dokumentacji pracowniczej mogą odebrać niektórzy członkowie rodziny zmarłego, m.in.: dzieci własne, drugiego małżonka lub przysposobione, małżonek (wdowa lub wdowiec) lub rodzice, w tym ojczym i macocha oraz osoby przysposabiające.
| Przykład
Pracodawca postanowił, że akta osobowe pracowników i dokumentacja dotycząca ewidencjonowania czasu pracy będą prowadzone w postaci papierowej, a pozostała dokumentacja (z zakresu urlopów wypoczynkowych, wypłaty wynagrodzeń i innych świadczeń oraz przydziału odzieży i obuwia roboczego) w postaci elektronicznej. Jednocześnie uznał, że w ramach poszczególnych części dodatkowej dokumentacji, niektóre dokumenty będą przechowywane w postaci papierowej. W tym zakresie zarządzenie pracodawcy jest nieprawidłowe, zróżnicowanie postaci dokumentacji pracowniczej jest bowiem możliwe tylko w odniesieniu do danej części (całej) tej dokumentacji. |
| "(...) w myśl art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Przy zachowaniu powyższych wymogów ustawowych możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, bądź odwrotnie. (...).
Możliwości przechowywania poszczególnych »części« dokumentacji pracowniczej (pod warunkiem zachowania jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności) w różnych postaciach nie należy jednak utożsamiać z możliwością przechowywania w odmiennych postaciach dokumentów wchodzących w skład poszczególnych części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Zróżnicowanie postaci prowadzonej dokumentacji może bowiem ograniczyć się wyłącznie do wyodrębnionych w § 6 części, tj. odrębnie dla lit a, b, c, d w pkt 1, oraz pkt 2, 3 i 4 tego przepisu. Powyższe oznacza, iż nie jest możliwe prowadzenie listy wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych w różnych postaciach (oba te dokumenty znajdują się bowiem w jednej »części« tj. w punkcie 3 paragrafu 6 rozporządzenia, a więc należy je przechowywać w tej samej postaci), podobnie jak karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz dokumentów związanych z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (które znajdują się w tej samej »części« określonej w punkcie 4 paragrafu 6 rozporządzenia) (....)". Informacja Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 czerwca 2019 r., stanowiąca odpowiedź na zapytanie naszego Wydawnictwa. |
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.KodeksPracy.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
z obszernym komentarzem »
| NOWY SCHEMAT »
Firma »
Aplikacja mobilna dla Księgowych »
Księgowego,Kadrowego,VAT »
Serwisy internetowe »
Pobierz darmową aplikację »
Posłuchaj »
Terminarz
15.05.2024 (środa)
20.05.2024 (poniedziałek)
DRUKI
Darmowe druki aktywne
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE - Prawo pracy
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM - Prawo pracy
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
|
||||||||||||
|
||||||||||||