Miejsce przechowywania kopii zaświadczenia o zarobkach
Pracownicy składają czasami wnioski o wydanie zaświadczenia o zarobkach, dla ZUS lub banku. Czy mamy obowiązek przechowywać kserokopie tych zaświadczeń w aktach osobowych? Jeżeli tak, to w jakiej ich części?
Zaświadczenia o zarobkach mogą być wydawane w różnych celach. W praktyce najczęściej spotyka się przypadki wydawania wspomnianego zaświadczenia dla potrzeb ustalenia świadczeń emerytalno-rentowych lub w celu przedłożenia w banku lub innej instytucji finansowej.
Forma zaświadczeń pierwszego rodzaju - przedkładanych dla celów emerytalno-rentowych w ZUS - jest sformalizowana. Zaświadczenie to obecnie wydawane jest na formularzu ERP-7 (uprzednio ZUS Rp-7). Sposób wystawiania zaświadczeń drugiego rodzaju, tj. dla banku czy innych instytucji, nie jest unormowany. W tym zakresie pracodawcy stosują własne wzory zaświadczeń, według przyjętej praktyki i w nawiązaniu do oczekiwań instytucji wymagającej zaświadczenia. Niezależnie jednak od tego, z którym rodzajem zaświadczenia mamy do czynienia, przepisy nie wprowadzają obowiązku przechowywania jego kopii przez pracodawcę.
Wspomniane w pytaniu zaświadczenie na druku ERP-7 jest jedynie formą poświadczenia niektórych danych zgromadzonych w dokumentacji płacowej. Dokumentację tę, jako niezbędną dla celów emerytalno-rentowych, należy przechowywać przez okresy wskazane w art. 125a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.). Obowiązku przechowywania nie ma już jednak w odniesieniu do zaświadczeń o zarobkach wystawianych na podstawie dokumentacji płacowej.
Tak samo wygląda sytuacja w przypadku zaświadczeń wydawanych do innych celów niż emerytalno-rentowe. Przepisy prawa pracy nie regulują wydawania takich zaświadczeń, a co za tym idzie, również kwestii ich przechowywania. Naszym zdaniem dopuszczalne jest przechowywanie przez pracodawcę kopii tych zaświadczeń (zarówno tych wystawionych na druku ERP-7, jak i innych) dla celów dowodowych.
Katalog dokumentów gromadzonych w części B akt osobowych ma charakter otwarty, dlatego nie jest wykluczone przechowywanie omawianych zaświadczeń w tej części akt. Innym rozwiązaniem może być założenie odrębnej dokumentacji (teczki) dla takich zaświadczeń. Wydaje się to zasadne, zwłaszcza w przypadku druku ERP-7, który wydawany jest raczej dla celów ubezpieczeniowych, a nie pracowniczych.
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.KodeksPracy.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
15.09.2025 (poniedziałek)
22.09.2025 (poniedziałek)
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE - Prawo pracy
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM - Prawo pracy
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
| ||||||||||||
|
||||||||||||