Przechowywanie dokumentów legalizujących pracę cudzoziemca

Zatrudniamy pracownika z Ukrainy. Dysponujemy więc rejestrowanym w urzędzie pracy oświadczeniem o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi z kopią paszportu i wizy. Czy wskazane dokumenty mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika?

TAK. Pracodawca ma prawo przechowywać w aktach osobowych pracownika-cudzoziemca dokumenty legalizujące jego pracę i pobyt (powinny to być kopie) oraz kopię paszportu.

Pracodawca zatrudniający cudzoziemca prowadzi i przechowuje jego akta osobowe na takich samych zasadach, jak w przypadku polskich pracowników. Zakres gromadzonej dokumentacji różni się jednak ze względu na procedury legalizujące pobyt i pracę cudzoziemca. Do świadczenia pracy w Polsce konieczne jest bowiem posiadanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub zezwolenie na pracę bądź pracę sezonową, a także ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do wjazdu i pobytu w Polsce. Wynika to m.in. z art. 88p ust. 1 i art. 88z ust. 1 pkt 2 lit. f) ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1265 ze zm.).

Podmiot powierzający pracę ma obowiązek zażądać od obcokrajowca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski.

W przypadku pracodawcy zatrudniającego obywatela Ukrainy dokumentami legalizującymi pobyt cudzoziemca są wizy i decyzje wojewody zezwalające na pobyt czasowy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w celu wykonywania pracy oraz karta pobytu. Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania kopii tych dokumentów przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca. Obowiązek ten wynika z art. 2 i 3 ustawy o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2012 r. poz. 769). Przepisy te nie wskazują miejsca przechowywania kopii tych dokumentów, stąd - w razie zawarcia umowy o pracę - powinny one zostać umieszczone w aktach osobowych pracownika.

Pracodawca dysponuje kopią paszportu zatrudnianego cudzoziemca, gdyż to on występuje o wydanie jednego z trzech dokumentów legalizujących pracę tej osoby w Polsce. Ma w związku z tym obowiązek dołączenia kopii wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży do składanego oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, a także wniosku o zezwolenie na pracę/pracę sezonową. Stanowi o tym § 7 ust. 1 pkt 4, ust. 2 pkt 2 i ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca... (Dz. U. z 2017 r. poz. 2345).

Jeśli Czytelnik przechowuje w aktach osobowych oryginały dokumentów, to powinien je zastąpić kopiami, a oryginały zwrócić pracownikowi. Nie ma natomiast potrzeby kopiowania zezwolenia na pracę i pracę sezonową w celu ich umieszczenia w aktach osobowych. Te dokumenty są wydawane w trzech egzemplarzach, tj. jeden dla urzędu, jeden dla cudzoziemca oraz jeden dla pracodawcy.