Kontynuacja akt osobowych pracownika przejętego przez innego pracodawcę
Kilka lat temu pracownik naszej firmy został przejęty przez innego pracodawcę. W lipcu br. został zwolniony z tamtej firmy i będzie ponownie zatrudniony w naszym zakładzie. Czy możemy kontynuować dotychczasowe akta osobowe tego pracownika i czy konieczne jest ponowne wypełnienie przez niego kwestionariuszy dla kandydata na pracownika i dla pracownika?
Na etapie rekrutacji i zatrudnienia kandydat na pracownika, a później pracownik może wypełnić odpowiednie kwestionariusze osobowe. Nie jest to jednak obowiązkowe.
Odnosząc się do sytuacji przedstawionej w pytaniu należy zaznaczyć, że w przypadku przejęcia pracownika przez innego pracodawcę w trybie art. 231 K.p., dokumentacja pracownicza przejmowanego pracownika powinna zostać przekazana do nowego zakładu pracy razem z tym pracownikiem. Ta zasada obowiązywała zarówno pod rządami obowiązującego do 31 grudnia 2018 r. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (...), jak i obecnie. Zgodnie bowiem z § 7 rozporządzenia dokumentacyjnego, w przypadku przejęcia pracownika w trybie art. 231 K.p. (albo na podstawie odrębnych przepisów przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy), dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy.
Z przywołanych regulacji wynika, że w przedstawionej sprawie akta osobowe pracownika wspomnianego w pytaniu powinny zostać przekazane do firmy, która go przejęła. W takim przypadku pracodawca przekazujący powinien obecnie założyć nowe akta osobowe. Jeżeli natomiast w przedstawionej sprawie akta osobowe, wbrew przepisom, nie zostały przekazane do pracodawcy przejmującego, to, zdaniem redakcji, zastosowanie znajdą regulacje określające warunki kontynuowania dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (przykład). Kwestii tej dotyczy art. 945 K.p. oraz art. 9 ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt... (Dz. U. z 2018 r. poz. 357). Pierwszy z tych przepisów dotyczy dokumentacji ze stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1 stycznia 2019 r., drugi okresów wcześniejszych.
| Przykład
Przyjmujemy stan faktyczny przedstawiony w pytaniu, z tym uzupełnieniem, że akta osobowe pracownika nie zostały (przez przeoczenie dotychczasowego zakładu pracy) przekazane pracodawcy przejmującemu. W tej sytuacji pierwszy pracodawca będzie mógł kontynuować dotychczasowe akta osobowe pracownika, ale pod warunkiem, że skrócił okres przechowywania tych akt na podstawie raportu informacyjnego do ZUS. |
| Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz, wejdź do serwisu | ||
| www.KodeksPracy.pl » |
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
15.09.2025 (poniedziałek)
22.09.2025 (poniedziałek)
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE - Prawo pracy
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM - Prawo pracy
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
| ||||||||||||
|
||||||||||||