Postępowanie w razie przekroczenia limitu rocznej podstawy wymiaru składek

Dostaliśmy z ZUS informację, że w grudniu 2018 r. pracownik przekroczył limit rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych. W piśmie jest podana wysokość podstawy ich wymiaru. Czy od tej kwoty mamy naliczyć składki emerytalno-rentowe, natomiast pozostałe od faktycznego przychodu pracownika? Jak sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych za grudzień 2018 r. i rozliczyć się z pracownikiem?

Płatnik nalicza ubezpieczonemu i opłaca do ZUS składki emerytalno-rentowe od pełnej podstawy ich wymiaru do momentu osiągnięcia przez niego limitu wynoszącego 30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (w 2018 r. roczny limit podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych wynosił 133.290 zł). Później zaprzestaje dalszego naliczania i opłacania za niego tych składek do końca danego roku kalendarzowego.

Jeśli jednak zdarzy się, że składki emerytalno-rentowe płatnik naliczy i opłaci za ubezpieczonego od kwoty przewyższającej roczny limit podstawy ich wymiaru, wówczas powinien sporządzić do ZUS korektę dokumentów rozliczeniowych. Komplet dokumentów rozliczeniowych korygujących w takiej sytuacji powinien składać się z:

• raportu ZUS RCA - w którym płatnik rozliczy składki emerytalno-rentowe za daną osobę od podstawy wymiaru niepowodującej przekroczenia rocznego jej limitu (tu: od kwoty wskazanej w piśmie ZUS), a pozostałe składki, tj. chorobową i wypadkową naliczy od faktycznego przychodu pracownika uzyskanego w grudniu 2018 r.; w raporcie tym płatnik skoryguje również podstawę wymiaru składki zdrowotnej oraz samą składkę, bowiem w poprzednim raporcie została ona niesłusznie pomniejszona o potrącone ze środków pracownika zawyżone składki emerytalno-rentowe,
   
• deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA - w której płatnik wykaże pełne rozliczenie składek i ewentualnie wypłaconych świadczeń - za wszystkich ubezpieczonych, czyli za tych, za których prawidłowo rozliczył składki i świadczenia w pierwszorazowych dokumentach, jak i za ubezpieczonego, za którego sporządził raport korygujący.

Po przekazaniu do ZUS korekty dokumentów rozliczeniowych, na koncie płatnika składek w ZUS powstanie nadpłata składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (o ile płatnik nie będzie posiadał żadnych zaległości składkowych) oraz niedopłata składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Nadpłacone składki społeczne ZUS zalicza z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych zobowiązań, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot. Nadpłacone składki emerytalne i rentowe organ rentowy zwraca w całości w terminie 30 dni od dnia złożenia przez płatnika korekty dokumentów rozliczeniowych. Jeśli nie zostaną zwrócone w tym terminie, to podlegają oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych, od dnia złożenia wniosku.

Jeśli do otrzymania zwrotu nadpłaconych składek jest uprawnionych kilku płatników, wtedy ZUS dzieli kwotę nadpłaty i zwraca ją płatnikom w takich częściach, w jakich opłacili składkę w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie rocznego limitu.

Z kwoty nadpłaconych składek emerytalno-rentowych ZUS potrąci kwotę niedopłaty składki zdrowotnej. W pierwotnych dokumentach rozliczeniowych została ona bowiem naliczona od niższej podstawy wymiaru.

Zwróconą przez ZUS nadpłatę składek płatnik ma obowiązek niezwłocznie przekazać ubezpieczonemu. Płatnik musi się z nim rozliczyć z części finansowanych przez niego nadpłaconych składek emerytalno-rentowych nawet wtedy, gdy nie wystąpi do ZUS o zwrot nadpłaty tych składek, np. ze względu na posiadane zadłużenie.

Kwota zwróconych pracownikowi nadpłaconych składek emerytalno-rentowych stanowi dla niego przychód. Zwrot tej nadpłaty jest przychodem w momencie jego faktycznej wypłaty bądź postawienia go do dyspozycji pracownika. Dlatego płatnik powinien pobrać z kwoty nadpłaty zaliczkę na podatek dochodowy w tym miesiącu, w którym zwrot zostanie dokonany pracownikowi. Opodatkowaniu podlega kwota zwrotu przed pomniejszeniem o kwotę niedopłaty składki zdrowotnej. Wyliczoną zaliczkę na podatek dochodowy pomniejsza się o kwotę pobranej niedopłaty składki zdrowotnej (w wysokości nieprzekraczającej 7,75% podstawy wymiaru).