Dokumentacja pracownicza

Pracodawca zatrudniający cudzoziemca prowadzi i przechowuje dla niego akta osobowe w podziale na cztery części, jeśli nawiązał z nim stosunek pracy po 1 stycznia 2019 r. lub gromadzi dokumenty po tym dniu, lecz zatrudnienie powstało do końca 2018 r. Tak wynika z § 2 w zw. § 19-20 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), dalej rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z jego przepisami, na akta osobowe mają się składać:

• część A - umieszcza się tu oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² K.p.),
   
• część B - gromadzi się tu oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia cudzoziemca, m.in. dokument legalizujący pracę i pobyt w Polsce, umowę o pracę, zakres czynności (obowiązków),
   
• część C - kompletuje się tu oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy - zgodnie z podstawowym katalogiem zawartym w § 3 pkt 3 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej mają to być m.in. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę i wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
   
• część D - wpina się tu odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Uwaga! W aktach osobowych prowadzonych w postaci papierowej mają się znajdować odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez cudzoziemca, poświadczone za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez niego (§ 5 rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej). Nie ma natomiast potrzeby kopiowania zezwolenia na pracę i pracę sezonową, skoro są wydawane w 3 egzemplarzach. Pracodawca może włożyć do akt osobowych swój oryginał dokumentu, a pracownik zachowa swój oryginalny egzemplarz.

Oprócz akt osobowych zatrudniający musi prowadzić dla cudzoziemca dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy, dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego, kartę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracę, a także wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, złożony na podstawie art. 86 § 3 K.p., a także kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, jak również wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 237⁶ i 237⁷ K.p.).