WSTĘP

Proces nawiązywania stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia generuje powstanie wielu dokumentów kształtujących tę więź prawną oraz prawa i obowiązki jej stron. Ich katalog w sposób najbardziej praktyczny porządkuje rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 2369), przy okazji regulowania sposobu ich gromadzenia i przechowywania. Akt ten wyróżnia cztery kategorie dokumentów o charakterze ściśle pracowniczym, które po ich wytworzeniu lub utworzeniu odpisu, względnie kopii dokumentu dostarczonego przez zainteresowanego, przechowuje się w aktach osobowych pracownika.

Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe, składające się z 4 części, tj. z części A, B i C oraz D, które obejmują:

• oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
   
• umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 K.p.),
   
• zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
   
• dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),
   
•  potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
   
• z treścią regulaminu pracy (art. 104³ § 2 K.p.) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 K.p.),
   
• z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁴ § 3 K.p.),
   
• z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
   
• potwierdzenie poinformowania pracownika o:
   
• warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 29¹ § 2 K.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 3² i art. 29¹ § 4 K.p.),
   
• celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 22² § 8 K.p.),
   
• ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 K.p.),
   
• potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 K.p.),
   
• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
   
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
   
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i 125 K.p.),
   
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
   
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 K.p.),
   
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
   
• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 182^1e K.p.),
   
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 186⁷ K.p.),
   
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 189¹ K.p.),
   
• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i 174¹ K.p.),
   
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
   
• wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 K.p.),
   
• okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 K.p.),
   
• umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 101¹ § 1 K.p.),
   
• wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 151⁷ § 6 K.p.),
   
• dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
   
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;

• oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
   
• wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
   
• dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 K.p.),
   
• kopię wydanego świadectwa pracy,
   
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
   
• umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 101² § 1 K.p.),
   
• skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 K.p.);

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje. Każda z części zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Te znajdujące się w części A, B i C, jeżeli są ze sobą powiązane tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach (podkatalogach), którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. W razie wprowadzenia takich podkatalogów, przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdego z nich.

Nieco inaczej jest z częścią D akt osobowych. W niej przechowuje się dokumenty dotyczące danej kary w obowiązkowo wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne. Tu przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części z osobna. Jest to uzasadnione, bowiem w związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. Dzięki temu w aktach nie pozostaje ślad po karze, a zatem można mówić o jej zatarciu.

Uwaga! Pracodawca jest obowiązany przetwarzać dane kandydata/pracownika zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016), dalej RODO.

W myśl § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, oprócz akt osobowych, pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

Większość z tych dokumentów omawiamy w niniejszym dodatku.

Zgodnie z art. 94 pkt 9b K.p., pracodawca jest zobowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza) w postaci papierowej lub elektronicznej. Jeżeli pracodawca wybierze drugie z rozwiązań i zdecyduje się na prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej, to powinien wykorzystać w tym celu system, który będzie zapewniał:

• zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
   
• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur,
   
• stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym,
   
• identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
   
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
   
• wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej,
   
• funkcjonalność wydruku dokumentacji.