Zakres informacji udzielanych przez kandydata do pracy

Pracodawca może sprawdzić przydatność kandydata na określone stanowisko pracy, w tym jakie posiada kwalifikacje i doświadczenie zawodowe, przez analizę złożonych dokumentów lub bezpośrednią rozmowę (czasem sprawdzając umiejętności praktyczne). W przypadku podjęcia decyzji o zatrudnieniu na podstawie stosunku pracy, jego obowiązkiem będzie zgromadzenie dokumentacji niezbędnej do zawarcia umowy o pracę, jak również koniecznej dla ustalenia ogólnego stażu pracy pracownika.

Zgodnie z art. 22¹ § 1 K.p., pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

• imię (imiona) i nazwisko,
   
• datę urodzenia,
   
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
   
• wykształcenie,
   
• kwalifikacje zawodowe,
   
• przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Trzech ostatnich, a zatem danych o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca żąda gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Dodatkowo, w sytuacji gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, może wymagać podania innych danych osobowych. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia, a pracodawca ma prawo żądać ich udokumentowania.

Zatrudniający nie musi uzyskiwać zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy, które zostały objęte zakresem art. 22¹ § 1 K.p. W praktyce w procesie naboru kandydaci zamieszczają w dokumentach aplikacyjnych informacje dodatkowe, np. o swoich zainteresowaniach i osiągnięciach oraz inne przekraczające zakres kodeksowy. Skoro robią to z własnej woli, to należy przyjąć, że udzielają zgody na przetwarzanie tego rodzaju informacji, przy czym jest ono ograniczone jedynie do etapu przeprowadzania rekrutacji.

O tym, jaka jest granica pozyskiwania danych osobowych w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej informuje poradnik wydany przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (Ochrona Danych Osobowych w Miejscu Pracy. Poradnik dla pracodawców, 2018, www.uodo.gov.pl, str. 15), w którym wskazano, że: "(...) Podczas rozmowy kwalifikacyjnej pracodawca może zadawać szereg szczegółowych pytań odnoszących się do informacji, jakie kandydat na pracownika zawarł w swoim CV. Musi jednak pamiętać, że powinny się one odnosić wyłącznie do kwestii związanych ze stanowiskiem, na które on aplikuje. Należy unikać zadawania pytań, które kandydata na pracownika mogą zawstydzić, lub naruszyć jego prawo do prywatności bądź dobra osobiste (np. dotyczących wyznania, orientacji seksualnej, przekonań politycznych, życia prywatnego, rodzicielstwa czy planowanego potomstwa). W pewnych sytuacjach jednak, o ile wynika to bezpośrednio z przepisów prawa, pracodawca może być uprawniony do zadania pytań niedyskretnych (np. pytanie starającego się o posadę nauczyciela w szkole publicznej czy był karany za przestępstwo popełnione umyślnie) (...)". Jak przypomniał UODO: "(...) »Dane osobowe« oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (»osobie, której dane dotyczą«) (...)".

W określonych sytuacjach dla zgodności przetwarzania danych z przepisami RODO wystarczające będzie uzyskanie przez pracodawcę stosownej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), niemniej jej brak lub wycofanie, nie może być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie może powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie może stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę (art. 22^1a § 2 K.p.).

Uwaga! Zgoda powinna spełniać wymagania RODO (powinna być dobrowolnym, świadomym i jednoznacznym przyzwoleniem na przetwarzanie danych), a w przypadku gdy ma dotyczyć danych szczególnej kategorii (np. dotyczy zdrowia pracownika), może być podstawą przetwarzania tylko pod warunkiem, że zostanie ujawniona z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika (art. 22^1b § 1 K.p.).