vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
Uwaga: Do 2 kwietnia 2024 r. część płatników składek przekazuje do ZUS zgłoszenia o pracy "szczególnej" ZUS ZSWA za 2023 r. Do 31 marca 2024 r. należy sporządzić i podpisać sprawozdanie finansowe za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US zeznań: CIT-8 i CIT-8AB za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US deklaracji: CIT-8E i CIT-8FR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: IFT-2R, CIT-RB i CIT-CSR za 2023 r. 2 kwietnia 2024 r. (wtorek) mija ostateczny termin złożenia do US informacji: CIT-8ST, CIT-N1, CIT-N2, PIT-N1 i PIT-N2 według stanu na 31 grudnia 2023 r.
A A A

Dokumentacja kadrowa - Dodatek nr 8 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 8 (506) z dnia 10.04.2020

Dokumenty dotyczące czasu pracy

2.1.1. Lista obecności

Pracodawca ma obowiązek określenia sposobu potwierdzania obecności w pracy pracowników bez względu na wielkość zatrudnienia. W zakładach pracy zatrudniających co najmniej 50 pracowników zagadnienia związane z organizacją i porządkiem w procesie pracy określa regulamin pracy. Stosownie do art. 1041 § 1 pkt 9 K.p., w tym akcie prawa wewnątrzzakładowego należy ustalić przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Pracodawcy, którzy nie mają obowiązku wydania regulaminu pracy powinni, zgodnie z art. 29 § 3 in fine K.p., poinformować każdego nowo zatrudnionego pracownika między innymi o przyjętym sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

W zakładzie pracy można prowadzić listę obecności pracowników, w której będą oni odnotowywać fakt stawiennictwa oraz ewentualnie godziny pobytu w miejscu pracy. Przepisy prawa pracy nie przewidują przy tym obowiązku prowadzenia tego dokumentu. Tym bardziej nie wskazują jego zawartości. Pracodawca może sporządzić listę samodzielnie albo nabyć stosowne druki w sklepie z artykułami biurowymi. Listę obecności można również wydrukować z używanego w firmie programu kadrowo-płacowego, jeśli daje on taką możliwość. Na druku listy wpisuje się imiona i nazwiska pracowników, nazwę komórki organizacyjnej, w której są zatrudnieni, a także miesiąc i rok, którego lista dotyczy.

Prowadzenie listy obecności spełnia funkcję pomocniczą w prawidłowym rozliczaniu pracownika z obowiązującego go czasu pracy. Na jej podstawie można ustalić liczbę dni, a niekiedy także godzin pracy, co jest niezbędne dla prawidłowego obliczenia wysokości wynagrodzenia za pracę. Dodatkowo, lista obecności może się okazać przydatna w razie konieczności zorganizowania ewakuacji - na jej podstawie osoby odpowiedzialne będą mogły ustalić personalia pracowników, którzy z jakiegoś powodu nie zdołali się ewakuować.

Uwaga! Lista obecności jest dokumentem fakultatywnym i nie zastępuje ewidencji czasu pracy, omówionej w dalszej części dodatku.

Nie jest prawidłowe odnotowywanie na omawianej liście przyczyn nieobecności pracownika w pracy, a zatem nie będzie właściwe wpisywanie do niej symboli typu CH - choroba, U - urlop, D - delegacja. Praktyka ta, choć powszechnie stosowana, nie ma oparcia w żadnych przepisach. Podstawa prawna, na jaką w tym wypadku często powołują się pracodawcy, dotyczy ewidencji czasu pracy (rozliczenia czasu pracy). Wraz jednak z wejściem RODO i wynikającej z jego przepisów zasady minimalizacji danych, takie postępowanie pracodawcy jest uznane za nieprawidłowe i może narazić pracodawcę na kary finansowe. Ponadto wskazywanie na liście obecności przyczyny absencji w pracy może budzić wątpliwości z punktu widzenia naruszenia dóbr osobistych pracownika.

Przykład listy obecności

Przykład listy obecności

2.1.2. Ewidencja czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia odrębnie dla każdego pracownika ewidencji czasu pracy w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą (art. 149 K.p.). Ewidencję należy prowadzić na bieżąco przez cały okres zatrudnienia pracownika i bez względu na wymiar czasu pracy, w jakim jest on zatrudniony. W odniesieniu do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Zasady prowadzenia ewidencji określa § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, zgodnie z którym pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzi ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

  • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
     
  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
     
  • liczbie godzin nadliczbowych,
     
  • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
     
  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
     
  • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
     
  • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
     
  • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
     
  • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

Przepisy nie zawierają wzoru ewidencji czasu pracy. Przykładowy formularz prezentujemy na naszej stronie internetowej (www.gofin.pl) w zakładce "Wzory druków i umów.

Przykład ewidencji czasu pracy

Ewidencja czasu pracy

Pracodawca ma obowiązek udostępnić ewidencję czasu pracy pracownikowi, na jego żądanie, a także uprawnionym organom kontrolnym. Jak wyjaśnił PIP na stronie internetowej (www.pip.gov.pl), pracodawca samodzielnie decyduje jak długi okres będzie objęty ewidencją. Należy mieć jednak na względzie art. 85 K.p., w myśl którego wynagrodzenie powinno być wypłacane przynajmniej raz w miesiącu.

2.1.3. Wniosek o czas wolny za nadgodziny

W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy (art. 1512 K.p.). Udzielenie czasu wolnego za pracę nadliczbową może nastąpić także bez wniosku pracownika. Wówczas należy go udzielić najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, jednakże nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy.

Ważne: W przypadku kompensaty pracy nadliczbowej czasem wolnym, pracownikowi nie przysługuje dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 1512 § 3 K.p.).

Przykład wniosku o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych

Przykład wniosku o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych

2.1.4. Wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy

Na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 K.p.). Regulacje kodeksowe nie wymagają uzasadniania wniosku, jednak może być on pomocny podczas podejmowania przez pracodawcę decyzji w tej sprawie.

Przykład wniosku o zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy

Przykład wnioskuo zastosowanie indywidualnego rozkładu czasu pracy

2.1.5. Wniosek o zastosowanie systemu skróconego tygodnia

Istotą systemu skróconego tygodnia jest wykonywanie pracy przez mniej niż 5 dni w ciągu tygodnia, przy równoczesnym przedłużeniu dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca (art. 143 K.p.).

System skróconego tygodnia pracy może zostać wdrożony tylko na pisemny wniosek pracownika. Podstawą dla wprowadzenia skróconego tygodnia pracy jest umowa o pracę.

Wyrażając zgodę na pracę w skróconym tygodniu, pracodawca będzie zobowiązany do indywidualnego planowania czasu pracy. Rozkład powinien bowiem przewidywać odpowiednią do ustalonego wymiaru liczbę dni i godzin pracy. Występując z wnioskiem o omawiany system czasu pracy, pracownik może wskazać odpowiadające mu dni i godziny pracy, które jednak wobec różnej liczby roboczogodzin w poszczególnych miesiącach, mogą wymagać modyfikacji.

Przykład wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy

Przykład wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy

Przykład aneksu do umowy o pracę wprowadzającego system skróconego tygodnia pracy

Przykład aneksu do umowy o pracę wprowadzającego system skróconego tygodnia pracy

2.1.6. Wniosek o zastosowanie weekendowego systemu czasu pracy

System pracy weekendowej polega na wykonywaniu pracy tylko w piątki, soboty, niedziele i święta z możliwością wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca (art. 144 K.p.).

Ważne: System pracy weekendowej może być stosowany tylko na pisemny wniosek pracownika. Wprowadza się go na podstawie umowy o pracę.

W praktyce weekendową organizację czasu pracy stosuje się wobec pracowników zatrudnionych w ramach niepełnego etatu. Dopuszczalność pracy tylko we wskazane wyżej dni tygodnia (nawet z wydłużonym wymiarem dobowym) uniemożliwia bowiem w większości okresów rozliczeniowych wypracowanie wymaganej dla pełnego etatu liczby godzin, choć nie we wszystkich.

Przykładowo w kwietniu 2020 r. przypada 13 dni weekendowych i świątecznych, co pozwala na przepracowanie maksymalnie 156 godzin (13 dni x 12 godz.), tj. po zaokrągleniu 0,93 etatu (156 godz. : 168 godz.), lecz w maju 2020 r. - 15 dni weekendowych, czyli 180 godz. (15 dni x 12 godz.), podczas gdy nominał dla pełnego etatu to 160 godz.

Przykład wniosku o zastosowanie systemu weekendowego

Przykład wniosku o zastosowanie systemu weekendowego

Przykład aneksu do umowy o pracę wprowadzającego system weekendowy

Przykład aneksu do umowy o pracę wprowadzającego system weekendowy

2.1.7. Porozumienie o wydłużeniu okresu rozliczeniowego

W każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi albo dotyczącymi organizacji pracy, przy zachowaniu zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników, okres rozliczeniowy może być przedłużony, nie więcej jednak niż do 12 miesięcy. Tak stanowi art. 129 § 2 K.p.

Przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy na podstawie art. 129 § 2 K.p. ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli takie organizacje nie występują, w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy (art. 150 § 3 K.p.).

Przykład porozumienia w sprawie wydłużenia okresu rozliczeniowego

Przykład porozumienia w sprawie wydłużenia okresu rozliczeniowego

Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263), z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zakładu. Pracodawca przekazuje kopię porozumienia właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia jego zawarcia (art. 150 § 4 K.p.).

Pracodawca objęty układem zbiorowym pracy wprowadza wydłużenie okresu rozliczeniowego protokołem dodatkowym. Do protokołu dodatkowego stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące układu (art. 2419 § 1 K.p.).

2.1.8. Dokumenty dotyczące wprowadzania organizacji ruchomej

W myśl art. 1401 § 1 i 2 K.p., pracodawca może stosować ruchomą organizację pracy według rozkładu przewidującego:

  • różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracowników dniami pracy lub
     
  • przedział czasu, w którym pracownik samodzielnie decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.
Ważne: W przypadku stosowania ruchomej organizacji czasu pracy, ponowne wykonywanie pracy w tej samej dobie nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych, przy czym nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego (art. 1401 § 3 i 4 K.p.).

Ruchomą organizację czasu pracy wprowadza się w sposób wskazany w art. 150 § 3 i 5 K.p. W świetle powołanych przepisów, powinno to nastąpić na zasadach analogicznych do wprowadzania przedłużonego do maksymalnie 12 miesięcy okresu rozliczeniowego (patrz poprzedni punkt). Co istotne, odmiennie niż przy wydłużeniu okresu rozliczeniowego, o porozumieniu w omawianej sprawie nie trzeba informować inspektora pracy.

Przykład porozumienia w sprawie wprowadzenia ruchomego czasu pracy u pracodawcy, u którego nie występuje organizacja związkowa

Przykład porozumienia w sprawie wprowadzenia ruchomego czasu pracy u pracodawcy, u którego nie występuje organizacja związkowa

W indywidualnych przypadkach pracodawca nie musi negocjować wprowadzenia ruchomej organizacji czasu pracy z przedstawicielami pracowników. Można ją bowiem także ustalić na pisemny wniosek zainteresowanego. Ustawodawca nie przewidział obowiązku uzasadniania przez pracownika wniosku o wprowadzenie ruchomej organizacji czasu pracy. Nie zobowiązał także pracodawcy do jego uwzględnienia, jednak uzasadnienie może być pomocne przy podejmowaniu przez pracodawcę decyzji w tej sprawie. W omawianej sytuacji, na mocy art. 129 § 4 pkt 3 K.p., pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładów czasu pracy.

Przykład wniosku pracownika w sprawie wprowadzenia ruchomej organizacji czasu pracy

Przykład wniosku pracownika w sprawie wprowadzenia ruchomej organizacji czasu pracy
 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.KodeksPracy.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

marzec 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Przydatne linki
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.