Dokumenty dotyczące urlopu wypoczynkowego

2.3.1. Wniosek o podział urlopu na części

Urlop wypoczynkowy powinien mieć charakter nieprzerwany, czyli powinien być udzielony w pełnym wymiarze przysługującym danemu pracownikowi; pracownikowi niepełnoetatowemu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Powyższe nie dotyczy 4 dni przeznaczonych na żądanie, chociaż nie jest błędem wykorzystanie go w powyższym trybie, jeżeli pracownik tak zawnioskuje.

Urlop może być podzielony na części tylko na wniosek pracownika. W takim przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 K.p.). Wniosek o podział urlopu pracownik może złożyć w dowolnej formie.

Przykład wniosku o podział urlopu na części

2.3.2. Plan urlopów

Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy (art. 163 § 1 K.p.). Przepisy prawa urlopowego pozwalają też w pewnych okolicznościach na odstąpienie od tworzenia planu urlopu. Jak wynika z art. 163 § 1¹ K.p., pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę. Pracodawca, u którego taka organizacja nie występuje, podejmuje autonomiczną decyzję w tej sprawie.

W literaturze przedmiotu przeważa stanowisko, że plany mogą być sporządzane zarówno na okresy roczne, jak i krótsze, np. półroczne, czy kwartalne, zważywszy, iż plan na krótszy okres jest zwykle bardziej racjonalny. Pracodawca obejmuje planem (planami) pełny wymiar urlopu pracownika pomniejszony o 4 dni na żądanie.

Regulacje prawa urlopowego nie zawierają wzoru omawianego dokumentu. Sporządza się go w dowolnej formie graficznej.

2.3.3. Wniosek o urlop oraz potwierdzenie jego udzielenia

Kodeks pracy nie wskazuje ani formy wnioskowania o urlop przez pracownika, ani potwierdzenia udzielenia urlopu przez pracodawcę. Przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej przewidują jednak obowiązek przechowywania wraz z dokumentacją związaną ze stosunkiem pracy wszelkich dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego. Do najpowszechniej stosowanych - nierzadko w drodze utartego zwyczaju - zalicza się wniosek oraz kartę urlopową.

Przykład wniosku o urlop

2.3.4. Dokumenty w sprawie przesunięcia terminu urlopu

Kwestię zmiany terminu wykorzystania urlopu reguluje art. 164 K.p. Wynika z niego, że przesunięcie ustalonego w planie urlopów lub uzgodnionego z pracownikiem terminu urlopu może nastąpić zarówno z inicjatywy pracodawcy, jak i na wniosek pracownika.

W okolicznościach uzasadniających przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony po porozumieniu z pracownikiem, pracodawca udziela pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie z nim uzgodnionym. Tak wynika z § 5 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego.

Pracodawca może przesunąć termin udzielenia urlopu pracownikowi np. w razie otrzymania pilnego zamówienia, w przypadku konieczności usunięcia awarii lub prowadzenia akcji ratowniczej. Podstawę decyzji pracodawcy o zmianie terminu urlopu pracownika stanowią okoliczności istotne, polegające na zagrożeniu prawidłowego funkcjonowania firmy wskutek nieobecności pracownika. Również, gdy zmiana daty rozpoczęcia urlopu odbywa się z inicjatywy pracownika, jego wniosek w tej sprawie musi być umotywowany ważnymi przyczynami.

2.3.5. Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego

Warunki odwołania pracownika z urlopu, czyli przerwania urlopu z przyczyn dotyczących pracodawcy określa art. 167 K.p. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, jeśli łącznie spełnione są dwie przesłanki, tj. gdy:

• zaistniały okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (np. awaria, choroba osoby zastępującej pracownika),
   
• obecność pracownika w zakładzie jest niezbędna.

W razie odwołania pracownika z urlopu, pracodawca jest zobowiązany zrekompensować poniesione przez pracownika koszty związane bezpośrednio z tym odwołaniem.

Przykład pisma odwołującego pracownika z urlopu wypoczynkowego