Zasady prowadzenia monitoringu zgodnie z RODO

Monitoring pracownika może przybierać różne formy: nagrywania (tzw. monitoring wizyjny), kontrolowania telefonu i poczty elektronicznej oraz śledzenia połączeń internetowych. Według Europejskiego Trybunału Praw Człowieka, rozmowy telefoniczne z pracy, e-maile i użytkowanie internetu są objęte terminami "życie prywatne" i "tajemnica korespondencji", dlatego ich kontrolowanie wymaga wyraźnej podstawy prawnej oraz poinformowania pracownika (por. wyrok z 3 kwietnia 2007 r. w sprawie Copland przeciwko Wielkiej Brytanii, sygn. akt 62617/00).

Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 13 lutego 2014 r. (sygn. akt I OSK 2436/12) stwierdził, że monitoring musi spełniać wymogi zgodności z prawem, usprawiedliwionego celu, proporcjonalności i transparentności rozumianej jako świadomość pracowników, że są monitorowani. Stąd w stosunku do monitoringu wymaga się, aby pracodawca najpierw szczegółowo określił jego zasady, a następnie zapoznał z nimi pracowników, którzy ten fakt potwierdzą podpisując odpowiednie oświadczenie o ich akceptacji.

Od 25 maja 2018 r. pracodawcy stosujący lub zamierzający wprowadzić monitoring pracowników mogli go nadal wykorzystywać albo uruchomić. Obowiązujące od tego dnia rozporządzenie RODO, nie zawierało jakiś szczególnych regulacji dotyczących tego zagadnienia. Jednak w związku z wprowadzeniem unijnego rozporządzenia polski ustawodawca postanowił uregulować w Kodeksie pracy rozwiązania dotyczące stosowania w zakładzie pracy monitoringu.

Zgodnie z art. 22² K.p., monitoring w zakładzie pracy może być stosowany jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring). Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pomieszczenia oraz monitorowany teren, na którym działa monitoring, powinny zostać w sposób czytelny i widoczny oznakowane, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji. Obostrzenie to dotyczy również w ograniczonym zakresie:

• pomieszczeń sanitarnych,
   
• szatni,
   
• stołówek oraz
   
• palarni,

przy czym w tych przypadkach monitoring jest dopuszczalny, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia:

• bezpieczeństwa pracowników,
   
• ochrony mienia,
   
• kontroli produkcji,
   
• zachowania w tajemnicy informacji i

nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Monitoring pomieszczeń sanitarnych dodatkowo wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, a gdyby miały one stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziąłby wiadomość, iż mogą one być dowodem w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie wskazanych terminów uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu należy zniszczyć, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

Pracodawca, który dopiero zamierza wprowadzić monitoring, ma obowiązek, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem, poinformować o tym pracowników (w sposób przyjęty u danego pracodawcy). Także w stosunku do pracowników rozpoczynających pracę w zakładzie, w którym monitoring już funkcjonuje, na pracodawcy spoczywają obowiązki informacyjne.

W Kodeksie pracy przewidziano możliwość monitorowania czynności dokonywanych przez pracowników z wykorzystaniem narzędzi elektronicznych. W myśl art. 22³ K.p., jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). Przy czym nie może on naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Ustalając procedurę monitoringu (lub odpowiednie postanowienia regulaminu pracy), pracodawca powinien dostosować jego zakres i środki do celu, który chce osiągnąć, bez nadmiernej ingerencji w prywatność pracownika.