Przetwarzanie numeru dowodu osobistego osoby zatrudnionej

Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne w okolicznościach wymienionych w art. 6 RODO, tj. gdy:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów, 
   
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, 
   
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, 
   
• przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, 
   
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, 
   
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą.

Przykładem przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązku prawnego jest ustawowy wymóg zatrudniania na wybranych stanowiskach osób, które nie są karane i korzystają z pełni praw publicznych. W takich przypadkach zatrudniający ma prawo żądać od pracownika oświadczenia o spełnieniu tych wymogów. Wtedy także sam pracodawca może uzyskać tę informację poprzez wystosowanie odpowiedniego zapytania do Krajowego Rejestru Karnego. Umożliwia to przepis art. 19 ust. 2 w zw. z art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 4 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2019 r. poz. 1158 z późn. zm.). Wniosek o udzielenie informacji w razie braku numeru PESEL wymaga podania numeru dowodu osobistego lub paszportu osoby, o którą się zapytuje, dlatego należy przyjąć, że żądanie podania tych danych może się okazać usprawiedliwione, a w konsekwencji, będzie zgodne z prawem.

Zasadniczo nie jest wystarczającym powodem dla żądania od pracownika numeru dowodu osobistego chęć potwierdzenia przez zatrudniającego faktu, iż podane przez niego dane osobowe są prawdziwe. W chwili obecnej brak jest bowiem normy, która pozwalałaby na pozyskanie omawianej danej w tym celu. Podkreślić jednak należy, że pracodawcy przynależy prawo weryfikowania prawdziwości przekazywanych mu danych i w tym celu może żądać od pracownika okazania stosownych dokumentów. Gdyby zatem okazało się to konieczne, zatrudniający może poprosić o przedstawienie dowodu do wglądu.

Wyjaśniamy, że podstawą przetwarzania danych może być zgoda osoby zainteresowanej. Jeżeli więc pracownik ją wyrazi (złoży dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne oświadczenie woli) lub poda numer dokumentu tożsamości z własnej inicjatywy, co będzie jednoznaczne z jej wyrażeniem, to przetwarzanie tej danej przez pracodawcę nie będzie nielegalne, tyle tylko, że nie będzie też potrzebne i w konsekwencji, nie będzie zgodne z zasadą minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c RODO.

Bywają sytuacje, gdy pracownik będzie miał interes w podaniu omawianej informacji. Stanie się tak np. gdy poprosi o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu albo o zarobkach w celu skorzystania z usług instytucji zewnętrznej (podmioty takie, jak banki często wymagają przedstawienia numeru dokumentu tożsamości).

Uwaga! Dla legalności przetwarzania konkretnych informacji decydujące znaczenie ma moment ich uzyskania. Zatem jeżeli numer dowodu osobistego znajduje się w dokumentacji pracowniczej ponieważ został pracodawcy udostępniony w okresie, gdy było to legalne, jego przechowywanie będzie zgodne z prawem, przy czym jedynie dla celu, w jakim został pozyskany. Jak wyjaśnił resort pracy w stanowisku otrzymanym przez nasze Wydawnictwo 25 czerwca 2018 r.: "(...) takie dane osobowe nie muszą być usuwane z akt osobowych pracownika wchodzących w skład dokumentacji pracowniczej, jeżeli zostały one pozyskane zgodnie z przepisami obowiązującymi w okresie ich pozyskiwania. Taki sam pogląd prezentują przedstawiciele Urzędu Ochrony Danych Osobowych podczas prac legislacyjnych prowadzonych nad projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679.".