Gromadzenie danych o zdrowiu na potrzeby udzielenia zapomogi z ZFŚS

Zapomoga jest rodzajem pomocy materialnej dla osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej Funduszu), o jakiej mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1070), dalej ustawy. Ze względu na brak definicji tego pojęcia, przyjmuje się, że jest to jednorazowe świadczenie pieniężne mające na celu wsparcie finansowe osoby, która z ważnych przyczyn znalazła się w trudnej sytuacji życiowej (por. słowniki języka polskiego oraz interpretacje podatkowe, m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 4 września 2019 r., znak 0115-KDIT2-2.4011.267.2019.1.BK).

Pracodawca może żądać udokumentowania tych danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. W myśl art. 8 ust. 1a zd. 3 ustawy, potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Tak też wynika z art. 180 § 1-2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325), który jako dowód dla celów podatkowych dopuszcza:

• wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem,
   
• oświadczenie składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, gdy przepis prawa nie wymaga urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia.

Może to być m.in. zaświadczenie lekarskie potwierdzające długotrwałą chorobę, do którego odnoszą się interpretacje podatkowe (por. m.in. indywidualne interpretacje: Dyrektora KIS z 10 kwietnia 2017 r., znak 1462-IPPB4.4511.187.2017.1.JK3 oraz IS w Warszawie z 25 maja 2016 r., znak IPPB4/4511-255/16-5/PP).

Oświadczenia i zaświadczenia o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu nie są jedynymi dokumentami, jakich pracodawca może zażądać w celu potwierdzenia danych uzyskanych od takiej osoby. Przepis art. 8 ust. 1a zd. 3 ustawy posługuje się bowiem sformułowaniem "w szczególności", które otwiera katalog możliwych dokumentów, zatem niewykluczone, że mogłaby to być dokumentacja medyczna.

Uwaga! Dokumentacja medyczna zawiera wiele danych, których pracodawca nie potrzebuje do przyznania zapomogi z powodu długotrwałej choroby, w tym m.in. o udzielonych świadczeniach zdrowotnych i podmiocie, który je zrealizował (art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i rzeczniku praw pacjenta - Dz. U. z 2020 r. poz. 849). Pracodawca ma prawo wglądu do nich, lecz nie powinien ich utrwalać ani przechowywać, ponieważ gromadziłby dane w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. W konsekwencji takie działanie mogłoby być uznane za naruszenie zasady minimalizacji, według której dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Taki skutek nie wystąpi w razie sporządzenia przez komisję socjalną oświadczenia o zapoznaniu się z treścią dokumentacji medycznej, pod warunkiem nieujawniania w nim większej liczby danych niż jest to konieczne dla podjęcia decyzji o udzieleniu zapomogi i zastosowania zwolnienia od podatku dochodowego i składek ZUS. Dla usunięcia ewentualnych wątpliwości w sferze ochrony danych osobowych i zyskania pewności w sferze podatkowej, rekomendowanym rozwiązaniem jest zastąpienie dokumentacji medycznej jako dowodu potwierdzającego długotrwałą chorobę zaświadczeniem lekarskim.

W myśl art. 8 ust. 1c ustawy, pracodawca przetwarza dane osobowe osób uprawnionych przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Z kolei art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej nakazuje podatnikom zobowiązanym do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowywanie ksiąg i związanych z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Zatem ze względu na ewentualne roszczenia dotyczące zapomogi w razie długotrwałej choroby, pracodawca powinien przechowywać dokumentację związaną z jej przyznaniem przez 3 lata (por. art. 291 § 1 K.p., wyrok z 4 lipca 2007 r., sygn. akt II PK 25/07, OSNP 2008/17-18/251). Okres ten wynosi 5 lat w przypadku dokumentowania zastosowanego wobec udzielonej zapomogi zwolnienia podatkowo-składkowego (art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej i art. 24 ust. 4 ustawy o sus).

Do przetwarzania dokumentów związanych ze zdrowiem osoby uprawnionej mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie od pracodawcy do przetwarzania danych w nich zawartych (np. członkowie komisji socjalnej). Takie osoby są zobowiązane do zachowania ich w tajemnicy (art. 8 ust. 1b ustawy). Dane dotyczące zdrowia znajdują się bowiem w grupie danych wrażliwych, których przetwarzanie jest możliwe wyłącznie w jednej z sytuacji wymienionych w art. 9 ust. 2 RODO. W omawianym przypadku taką podstawę przetwarzania stanowi właśnie art. 8 ust. 1a ustawy w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c i art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Wynika to również z ogólnych zasad dotyczących ochrony danych osobowych, w tym ich minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).