Przetwarzanie przez pracodawcę danych członków rodziny pracownika w celu korzystania z ZFŚS

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Powyższe wynika z art. 8 ust. 1b ustawy. W przepisie tym chodzi o dane, przetwarzanie których jest zabronione na podstawie art. 9 ust. 1 RODO. Przy czym przepisu nie stosuje się m.in. jeśli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora w dziedzinie prawa pracy i ochrony socjalnej.

Uwaga! Pracodawca przetwarza dane osobowe udostępnione w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z Funduszu i ustalenia ich wysokości, przez okres niezbędny do tego celu, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Przeglądu tych danych osobowych dokonuje nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Natomiast dane, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji wymienionych celów, usuwa (art. 8 ust. 1c-1d ustawy).

Wskazówek w sprawie zakresu oraz formy udostępnienia danych, w tym wrażliwych, przez osoby ubiegające się o świadczenie z Funduszu udzielił Rzecznik Prasowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu 14 czerwca 2019 r. Jak wyjaśnił: "(...) pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Musi więc na te potrzeby przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane. (...).

W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii. Powodowałoby to bowiem gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. Na dokumencie takim jak np. PIT współmałżonka znajdują się bowiem również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika.

Tymczasem administratorzy, przetwarzając dane osobowe, nie powinni też zapominać o zasadach określonych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO). Jedną z nich jest zasada minimalizacji danych, zgodnie z którą dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Przyjęło się, że adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem administratora (w tym przypadku pracodawcy).

Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nigdzie nie wskazują, by członkowie rodzin pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia. Z regulacji tych wynika, że oświadczanie na temat sytuacji rodzinnej przedstawia pracownik.

Powyższe wyjaśnienia mają zastosowanie również w odniesieniu do przetwarzania danych o stanie zdrowia.

Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są zaś art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). Umożliwia on przetwarzanie takich danych, gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, lub porozumieniem zbiorowym na mocy prawa państwa członkowskiego przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.".

Z wyjaśnień UODO płyną jednoznaczne wnioski ogólne. Pracodawca może żądać udostępnienia:

• danych członków rodziny pracownika, w tym szczególnej kategorii, jednak tylko w zakresie niezbędnym do ustalenia uprawnienia,
   
• oświadczeń jedynie od pracownika,
   
• dokumentów potwierdzających dane podane w oświadczeniu jedynie do wglądu.

Zgodnie z regulaminem Funduszu, z jego środków przyznawane jest dofinansowanie do wczasów w wysokości uzależnionej od dochodów przypadających na członka rodziny. Pracownik ubiegając się o taką pomoc złożył pracodawcy oświadczenie, w którym podał dochód rodziny i liczbę oraz pokrewieństwo jej członków (żona i troje małoletnich dzieci) oraz deklarację, iż żona nie ma żadnych dochodów.

Zdaniem UODO, pracodawca nie ma podstaw do żądania oświadczenia zainteresowanej w tej sprawie.

Pracownica wystąpiła o zapomogę z Funduszu z powodu ciężkiej, wymagającej kosztownego leczenia, choroby małżonka.

Z wyjaśnień UODO wynika, że pracodawca może zażądać dokumentu potwierdzającego fakt zachorowania członka rodziny, jednak nie ma podstaw do jego przechowywania, zwłaszcza jeśli będzie on zawierał tzw. nadmiarowe dane osobowe chorego. Wystarczającym będzie uczynienie adnotacji służbowej na oświadczeniu pracownicy.

W dniu 17 grudnia 2019 r. Urząd Ochrony Danych Osobowych udostępnił naszemu Wydawnictwu stanowisko w sprawie przeglądu danych osobowych zawartych w dokumentacji wytworzonej w ramach prowadzenia ZFŚS. Czytamy w nim: "(...) przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) wymagają nieprzerwanego, ciągłego prawidłowego przetwarzania danych, w każdym procesie wykonywania operacji na danych. Nie wystarczy więc raz dokonać przeglądu danych w istniejących zasobach i o tym zapomnieć.

Z kolei znowelizowane 4 maja 2019 r. przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej »Fundusz«) nakładają na pracodawców obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych zawartych w dokumentacji wytworzonej w ramach prowadzenia Funduszu - nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym, w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Jest to minimalna częstotliwość dokonywania takiego przeglądu, określona przez ustawodawcę.

Przepisy te nakazują pracodawcy usuwać dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne. Powyższe jednoznacznie wskazuje konkretny cel przetwarzania tych danych, a więc jest ściśle związane z zasadą ograniczenia celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO) - tj. przyznawanie świadczeń socjalno-bytowych w ramach działania Funduszu.

W podmiotach publicznych, jak i niepublicznych pracodawcy muszą więc dokonywać corocznych przeglądów - tak, aby przetwarzać jedynie dane niezbędne do realizacji celów świadczeń socjalnych swoich pracowników. Wskazać również należy, że zgodnie z ww. zasadą ograniczenia celu dane osobowe muszą być zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami. Pracodawcy zatem przetwarzają te dane osobowe pracowników, które są niezbędne do celów związanych z przyznaniem świadczenia w ramach Funduszu.

Wprowadzenie, z dniem 4 maja br., obowiązku dokonywania przez pracodawcę przeglądu danych osobowych przetwarzanych w związku z działaniem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oznacza, że pracodawca dokonuje przeglądu całości tej dokumentacji. Dzięki temu będzie realizował obowiązek określony w art. 8 ust. 1d ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz będzie przetwarzał dane zgodnie z przepisami o ochronie danych, w szczególności zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).".