Ograniczenie ilości informacji w liście obecności

Rozporządzenie unijne narzuciło standardy przetwarzania danych dla całej Unii Europejskiej. Zostały w nim zawarte zasady, których nieprzestrzeganie grozi konsekwencjami. Reguły te warto stosować w każdym aspekcie działania pracodawcy, nawet jeżeli wydaje się to nadmierną ostrożnością. W związku z tym najbardziej właściwe jest ograniczanie przez administratora ilości danych wszędzie tam, gdzie jest to możliwe. Dotyczy to także list obecności.

Przepisy RODO nakazują, aby dane osobowe osób fizycznych były zbierane w sposób adekwatny, stosowny oraz ograniczony do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane, czyli zgodnie z zasadą minimalizacji danych. Trudno zatem byłoby obronić tezę, że informacja o:

• urlopie wypoczynkowym,
   
• przebywaniu na zwolnieniu lekarskim,
   
• innej usprawiedliwionej nieobecności

powinna być umieszczona na liście obecności, do której mają dostęp inni zatrudnieni, choć niewykluczone, że zatrudniający mógłby być w stanie wykazać, że takie działanie jest usprawiedliwione.

Co do zasady zabronione jest przetwarzanie przez pracodawcę danych szczególnej kategorii. Wyjątkiem od tej reguły może być:

• wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą (zgoda musi dotyczyć konkretnie wskazanych celów), 
   
• obowiązek i wykonywanie szczególnych praw pracodawcy lub osoby, której dane dotyczą (wynikające z prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej), 
   
• ochrona żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, zwłaszcza gdy osoba ta jest fizycznie lub prawnie niezdolna do wyrażenia zgody, 
   
• przetwarzanie danych osobowych w sposób oczywisty upublicznionych przez osobę, której dotyczą, 
   
• niezbędność wykorzystania danych do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego.

Powyższe nie oznacza, iż zatrudniający w ogóle powinien zrezygnować z prowadzenia listy obecności. Lista taka, prowadzona w postaci papierowej i sporządzona w granicach określonych prawem, a zatem bez dodatkowych oznaczeń typu "Ch", "U", wskazujących na powód nieobecności, a zawierająca jedynie imię i nazwisko pracownika, godziny wejścia i wyjścia (z uwzględnieniem ewentualnych wyjść prywatnych) oraz podpis jest dopuszczalna, a nawet może okazać się konieczna ze względów bezpieczeństwa, w tym np. bezpieczeństwa pożarowego. Stąd pracodawca ma usprawiedliwione powody, aby ją prowadzić.

Zgodnie z art. 209¹ K.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić środki do zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników. W razie zaistnienia pożaru, wyznaczeni przez niego pracownicy (najczęściej kadra zarządzająca) powinni dopilnować, aby wszystkie zagrożone osoby opuściły budynek i stawiły się w określonym miejscu zbiórki. Osoba odpowiedzialna za ewakuację ma obowiązek ustalić, czy wszyscy pracownicy zdołali się ewakuować i na tej podstawie złożyć stosowny raport służbom ratunkowym. Zatem lista obecności może być wykorzystywana w sytuacjach zagrożenia zdrowia lub życia pracowników i jest to wystarczający powód dla dopuszczalności jej prowadzenia. Dodatkowo fakt ten będzie wystarczającym usprawiedliwieniem dla umieszczenia w niej informacji o prywatnych wyjściach pracowników.