Obowiązek informacyjny pracodawcy jako administratora wobec członków rodziny zgłoszonych do ubezpieczenia zdrowotnego

Pracownik ma obowiązek zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny, jeżeli nie mają oni własnego tytułu do tego ubezpieczenia, przy czym status członka rodziny zwalnia z obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego z niektórych tytułów. Zgodnie z art. 5 pkt 3 ustawy zdrowotnej, członkiem rodziny w rozumieniu tej ustawy jest:

• dziecko własne, dziecko małżonka, dziecko przysposobione, wnuk albo dziecko obce, dla którego ustanowiono opiekę, albo dziecko obce w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, do ukończenia przez nie 18 lat, a jeżeli uczy się dalej w szkole lub w zakładzie kształcenia nauczycieli lub odbywa kształcenie w uczelni lub szkole doktorskiej - do ukończenia 26 lat, natomiast jeżeli posiada orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności lub inne traktowane na równi - bez ograniczenia wieku,
   
• małżonek,
   
• wstępni (rodzice, dziadkowie) pozostający z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym.

Pracownicy dokonują zgłoszenia członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego za pośrednictwem pracodawcy. O członkach rodziny podlegających temu zgłoszeniu powinni poinformować pracodawcę w terminie 7 dni od dnia zaistnienia okoliczności powodujących konieczność dokonania zgłoszenia (art. 67 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych - Dz. U. z 2020 r. poz. 1398, dalej ustawy zdrowotnej). Pracownicy, którzy zgłosili do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny są również obowiązani poinformować pracodawcę o okolicznościach powodujących konieczność ich wyrejestrowania z ubezpieczenia zdrowotnego, w terminie 7 dni od dnia zaistnienia tych okoliczności (art. 76a ust. 2 ustawy zdrowotnej). 

Jak wyjaśnił UODO na stronie internetowej www.uodo.gov.pl, powołując się na wymienione wcześniej przepisy: "(...) można przyjąć, że w związku z pozyskiwaniem przez pracodawcę od pracownika danych członków jego rodziny niezbędnych do zgłoszenia ich do ubezpieczenia zdrowotnego, pracodawca nie będzie musiał dopełniać wobec nich obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 14 RODO.

Przetwarzanie danych członka rodziny w zgłoszeniu do ubezpieczenia jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, czyli pracodawcy-płatniku (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Ponadto pozyskiwanie tych danych jest wyraźnie uregulowane prawem państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Spełniona jest zatem wskazana w art. 14 ust. 5 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych przesłanka uprawniająca do odstąpienia od obowiązku dopełniania obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane są pozyskiwane w sposób inny niż bezpośrednio od nich.".