Informacja o osobie zastępowanej i powodzie jej nieobecności w treści umowy o pracę na zastępstwo

W określonych okolicznościach wpisanie do umowy o pracę zawartej w celu zastępstwa imienia i nazwiska pracownika zastępowanego byłoby zgodne z prawem, niemniej cel umowy można też wykazać w inny sposób. Nie ma natomiast podstaw do podawania przyczyny nieobecności zastępowanego.

Umowa na zastępstwo jest umową na czas określony, która ze względu na swój cel (zastąpienie pracownika podczas usprawiedliwionej nieobecności w pracy) jest wyłączona spod limitów wskazanych w art. 25¹ § 1 K.p., tj. maksymalnie 3 umów i okresu zatrudnienia wynoszącego łącznie 33 miesiące (tzw. limity 3/33). Musi ona przy tym służyć zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i być niezbędna w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy (art. 25¹ § 4 pkt 1 K.p.).

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 6 RODO, przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, jeżeli osoba, której dane dotyczą wyraziła na to zgodę lub gdy ich przetwarzanie jest niezbędne do:

• wykonania umowy, której stroną jest ta osoba, 
   
• wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, 
   
• ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej, 
   
• wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, 
   
• celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.

Można by zatem uznać, że w przypadku zawierania umowy na zastępstwo, podstawę do podania w niej imienia i nazwiska osoby zastępowanej mogłyby stanowić:

• obowiązek ciążący na pracodawcy,
   
• cel wynikający z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, albo
   
• zgoda pracownika.

Ponieważ w powołanym art. 29 § 1¹ K.p. nie wymienia się imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy, jego podanie nie będzie wynikało z prawnego obowiązku.

Nie ulega wątpliwości, że pracodawca ma uzasadniony interes prawny w tym, aby wskazać w umowie na zastępstwo imię i nazwisko pracownika zastępowanego, bowiem w ten sposób wykaże, że faktycznie zaistniała potrzeba skorzystania z tego rodzaju zatrudnienia. Istnieją jednak także inne możliwości osiągnięcia tego celu. Dla udowodnienia, że uzasadnione jest zatrudnienie pracownika na zastępstwo wystarczy, że pracodawca wskaże w umowie przyczynę ("zastępstwo nieobecnego pracownika") oraz stanowisko. Tym samym posłużenie się danymi pracownika korzystającego z usprawiedliwionej nieobecności w pracy będzie zbędne.

Powyższe znajduje potwierdzenie w nadal aktualnym wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 24 czerwca 2010 r. (Sprawa C-98/09 Francesci Sorge przeciwko Poste Italiane SpA), w którym Sąd ten stwierdził, iż umowa na zastępstwo może ograniczać się jedynie do przyczyny jej zawarcia i nie ma obowiązku wskazywać w niej nazwiska zastępowanego.

Nie ma także podstaw do podawania powodu nieobecności zastępowanego, zwłaszcza, że może ona mieć charakter danej wrażliwej.