Rachunek do umów cywilnoprawnych nie zawsze konieczny

Prowadzę działalność gospodarczą w branży turystycznej. Pracowników zatrudniam głównie na podstawie umowy o pracę. Jednak zdarza się, że nawiązuję również współpracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Czy przy realizacji umów zalecenia, o świadczenie usług lub dzieło konieczne jest sporządzanie rachunku do umowy?

Umowy cywilnoprawne, w tym umowy zlecenia i o dzieło charakteryzują się dużą swobodą stron w zakresie kształtowania ich treści. Są one bowiem uregulowane w przepisach Kodeksu cywilnego, który w art. 353¹ zawiera zasadę swobody umów. Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego. W związku z tym strony mogą dowolnie kształtować treść zawieranej umowy dopóki mieści się ona w granicach wyrażonych w przywołanym przepisie. Ponadto strony mają swobodę w zakresie formy zawierania umów cywilnoprawnych. Jeżeli bowiem nic innego nie wynika z przepisów szczególnych, strony mogą zawrzeć umowę w formie ustnej.

W zakresie umowy o dzieło brak jest szczególnych przepisów regulujących jej nawiązanie, zatem strony nie muszą zawierać jej w formie pisemnej, a co za tym idzie, nie ma konieczności przedstawienia rachunku do umowy. Oznacza to, że strony mogą zawrzeć umowę w formie pisemnej, aby wyeliminować wątpliwości związane z ustaleniem treści zobowiązania umownego, ale nie ma przepisów nakazujących stronie przedstawianie rachunku do umowy o dzieło, nie ma zatem obowiązku jego sporządzania.

Chociaż zasady ogólne wynikające z Kodeksu cywilnego odnoszą się również do umowy zlecenia, to w odniesieniu do tego rodzaju kontraktu mamy do czynienia ze szczególną regulacją w postaci ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2018 r. poz. 2177 ze zm.).

Odnosi się ona do umów zlecenia wykonywanych przez przyjmującego zlecenie lub świadczącego usługi, w rozumieniu ustawy. Tak więc ustawa znajduje zastosowanie do umów zlecenia i o świadczenie usług zawieranych z osobami fizycznymi zarówno prowadzącymi działalność gospodarczą (niezatrudniającymi pracowników lub niezawierającymi umów ze zleceniobiorcami), jak i nieprowadzącymi takiej działalności.

Ustawa nakłada na strony umowy zlecenia, zawieranej z osobami fizycznymi, obowiązek ustalania w umowie sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia (art. 8b ust. 1 ustawy). Przepisy ustawy nie nakazują wprost przedkładania rachunku do umowy zlecenia, nakazują jednak zleceniodawcom wypłacanie zleceniobiorcom wynagrodzenia w wysokości co najmniej minimalnej stawki godzinowej na zleceniu. Składanie przez zleceniobiorców rachunku do umowy zlecenia znacznie więc ułatwi sprawdzenie, czy zleceniodawca respektuje przepisy o minimalnej stawce godzinowej w zakresie wysokości wynagrodzenia. W tym miejscu należy zaznaczyć, że za wypłacanie przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi wynagrodzenia, które w przeliczeniu na godziny pracy będzie niższe niż obowiązująca minimalna stawka, grozi grzywna od 1.000 zł do 30.000 zł.

Składanie rachunku do umowy zlecenia jest jednak obligatoryjne, gdy strony wbrew obowiązkowi wynikającemu z art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę nie ustalą w umowie sposobu potwierdzania liczby godzin. W takiej sytuacji przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia, co wynika z art. 8b ust. 2 ustawy.

W praktyce zatem przedkładanie rachunku do umowy zlecenia i o świadczenie usług jest obowiązkowe, gdy strony w umowie nie ustalą sposobu potwierdzania liczby godzin wykonanego zlecenia.