Ustalanie, kto jest płatnikiem świadczeń chorobowych

Z początkiem nowego roku kalendarzowego niektórzy płatnicy składek nabyli, a niektórzy utracili prawo do wypłaty świadczeń chorobowych swoim ubezpieczonym. Decydują o tym konkretne okoliczności, które określił ustawodawca.

Ustalanie płatnika na dany rok

Uprawnienia do wypłaty zasiłków ustala się na dany rok kalendarzowy według stanu ubezpieczonych na:

• dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego lub
• pierwszy miesiąc zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego, jeśli na dzień 30 listopada poprzedniego roku płatnik składek nie zgłaszał nikogo do tego ubezpieczenia.

Przy ustalaniu liczby ubezpieczonych brane są pod uwagę poszczególne osoby zgłoszone przez płatnika składek do ubezpieczenia chorobowego. Nie ma przy tym znaczenia wymiar czasu pracy (w przypadku pracowników), jak również tytuł do ubezpieczenia chorobowego (umowa o pracę czy zlecenia). Ponadto zmiana w trakcie roku liczby ubezpieczonych nie odgrywa żadnej roli w aspekcie nabytych czy utraconych uprawnień płatnika składek na dany rok. Liczba ubezpieczonych, ale według stanu na dzień 30 listopada, będzie ponownie miała znaczenie dla ustalenia, kto z dniem 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego będzie płatnikiem świadczeń chorobowych dla ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego przez tego płatnika - on sam, czy ZUS (przykład).

Określając zasady postępowania w przypadku ustalania płatnika zasiłku ustawodawca zastrzegł, że ZUS kontynuuje po dniu 31 grudnia podjętą wcześniej wypłatę zasiłku, nawet jeżeli od dnia 1 stycznia płatnik składek jest zobowiązany do wypłaty zasiłków. Zmiana płatnika zasiłków następuje wówczas po:

• co najmniej jednodniowej przerwie w niezdolności do pracy ubezpieczonego albo
• gdy dojdzie do zmiany rodzaju należnego ubezpieczonemu świadczenia.

Jeżeli do wypłaty zasiłku obowiązany jest ZUS, płatnik składek przedkłada zaświadczenie zawierające zestawienie składników wynagrodzenia lub przychodu, stanowiących podstawę wymiaru zasiłku. Dane, jakie powinno zawierać zaświadczenie płatnika składek, określają przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków... (Dz. U. z 2017 r. poz. 87). W celu ułatwienia płatnikom składek nałożonego ustawowego obowiązku ZUS opracował odpowiednie wzory takich zaświadczeń (patrz tabela).

Kogo dokładnie należy uwzględnić, a kogo pominąć przy ustalaniu liczby ubezpieczonych wynika z komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej, dostępnego na stronie www.zus.pl. W liczbie ubezpieczonych uwzględnia się:

• pracowników (w tym również uczniów) oraz
• podlegające ubezpieczeniu chorobowemu osoby:
• wykonujące pracę nakładczą,
• wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia oraz osoby z nimi współpracujące,
• prowadzące działalność pozarolniczą oraz osoby z nimi współpracujące.

Nie należy natomiast brać pod uwagę:

• osób przebywających na urlopach wychowawczych i bezpłatnych,
• duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.

Rozliczenie wypłaconego chorobowego

Płatnik składek zatrudniający pracowników musi pamiętać, że w razie niezdolności do pracy za pierwsze w roku kalendarzowym dni niezdolności do pracy przysługuje im wynagrodzenie chorobowe na zasadach określonych w przepisach Kodeksu pracy. Świadczenie to finansowane jest ze środków własnych pracodawcy. Nieuprawniony do wypłaty zasiłków płatnik składek wypłaca zatem jedynie należne pracownikom wynagrodzenie chorobowe. Natomiast płatnik składek posiadający uprawnienia płatnika zasiłków wypłaca i finansuje wynagrodzenie chorobowe, jak również zasiłki z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego.

Wypłacone jednak swoim ubezpieczonym zasiłki może rozliczyć w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne. Wypłacone kwoty zasiłków pomniejszają kwotę składek na ubezpieczenia społeczne. Przy czym płatnik nie rozliczy zasiłku, którego wypłata została uznana przez ZUS za bezpodstawną.