Dokumentowanie wypadków przy pracy

Do dokumentacji powypadkowej należy zaliczyć:

• protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy, zwany dalej "protokołem powypadkowym",
• statystyczną kartę wypadku przy pracy,
• rejestr wypadków przy pracy.

Protokół powypadkowy jest podstawowym dokumentem stwierdzającym czy zdarzenie jest czy nie jest wypadkiem przy pracy. Powołany przez pracodawcę zespół powypadkowy obowiązany jest sporządzić go w ciągu 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku. Przekroczenie terminu uzasadniają jedynie okoliczności uniemożliwiające jego sporządzenie (np. stan zdrowia poszkodowanego), które należy podać w treści protokołu. Do protokołu należy dołączyć wszystkie dokumenty będące podstawą dokonanych ustaleń. Stwierdzenie w protokole powypadkowym, że wypadek nie jest wypadkiem przy pracy albo, że zachodzą okoliczności, które mogą mieć wpływ na prawo pracownika do świadczeń (np. stwierdzenie nietrzeźwości pracownika albo jego wyłącznej winy) wymagają szczegółowego uzasadnienia i wskazania dowodów stanowiących podstawę takiego stwierdzenia. Zespół obowiązany jest zapoznać poszkodowanego z treścią protokołu powypadkowego przed jego zatwierdzeniem. Protokół podlega zatwierdzeniu przez pracodawcę w ciągu 5 dni od dnia jego sporządzenia. Powinien zawierać pouczenie o przysługujących pracownikowi środkach odwoławczych. Na podstawie zatwierdzonego protokołu powypadkowego, w którym stwierdzono, że zdarzenie jest wypadkiem przy pracy albo wypadkiem traktowanym na równi z wypadkiem przy pracy, pracodawca sporządza statystyczną kartę wypadku przy pracy.

Część I statystycznej karty sporządza się nie później niż w terminie 14 dni roboczych od dnia, w którym został zatwierdzony protokół powypadkowy. Część II, uzupełniającą, sporządza się nie później niż z upływem 6 miesięcy od dnia zatwierdzenia protokołu powypadkowego.

Statystyczną kartę, z wyjątkiem jej części II, uzupełniającej, pracodawca przekazuje w terminie do 15. dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu, w którym został zatwierdzony protokół powypadkowy lub w którym sporządzono kartę wypadku w formie elektronicznej na portal sprawozdawczy Głównego Urzędu Statystycznego. Wypełniona część II, uzupełniająca jest przekazywana nie później niż z upływem 6 miesięcy od dnia zatwierdzenia protokołu powypadkowego lub sporządzenia karty wypadku.

Uwaga! Pracodawca zatrudniający nie więcej niż 5 pracowników może przekazać oryginał statystycznej karty sporządzony w formie papierowej do Urzędu Statystycznego w Gdańsku po przesłaniu uzasadnionej informacji o wyborze tej formy.

Pracodawca prowadzi rejestr wypadków przy pracy na podstawie wszystkich protokołów powypadkowych. W rejestrze należy odnotować imię i nazwisko poszkodowanego, miejsce i datę wypadku, informacje dotyczące skutków wypadku dla poszkodowanego, datę sporządzenia protokołu powypadkowego, stwierdzenie, czy wypadek jest wypadkiem przy pracy, datę przekazania do ZUS wniosku o świadczenia z tytułu wypadku przy pracy, liczbę dni niezdolności do pracy oraz inne informacje, niebędące danymi osobowymi, których zamieszczenie w rejestrze jest celowe, w tym wnioski i zalecenia profilaktyczne zespołu powypadkowego.

Regulacje prawne:

• art. 234 § 3 K.p.,
• ustawa z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1205),
• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz. U. nr 105, poz. 870),
• rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16 września 2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1071),
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 7 stycznia 2009 r. w sprawie statystycznej karty wypadku przy pracy (Dz. U. nr 14, poz. 80 z późn. zm.).