Wysokość i stosowanie kwot wolnych od potrąceń

Przy wszystkich potrąceniach, z wyjątkiem potrąceń alimentacyjnych, stosuje się kwoty wolne od potrąceń. Przy czym w okresie epidemii, po spełnieniu określonych warunków, do pracownika może być stosowana wyższa kwota wolna od potrąceń niż ustalona w Kodeksie pracy.

Kwota wolna od potrąceń

Przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia za pracę obowiązuje pozostawienie pracownikowi kwoty wolnej od potrąceń. Zasada ta nie obowiązuje tylko przy potrąceniach alimentacyjnych. Przy wszystkich innych potrąceniach obowiązują kwoty wolne wskazane w art. 87¹ § 1 i art. 91 § 2 K.p.

Jak stanowi art. 87¹ § 1 K.p., wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• minimalnego wynagrodzenia za pracę przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego (PPK), jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• 75% wskazanego wynagrodzenia - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,
• 90% wskazanego wynagrodzenia - przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 K.p.

Z kolei przy potrąceniach wymagających pisemnej zgody pracownika, tzw. dobrowolnych, wolna od potrąceń jest kwota:

• minimalnego wynagrodzenia za pracę, o którym mowa powyżej - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,
• 80% wymienionej kwoty - przy potrącaniu innych należności niż na rzecz pracodawcy.

W przypadku zatrudnienia pracownika w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty wolne ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (art. 87¹ § 2 K.p.).

Wysokość kwot wolnych od potrąceń dostępna jest w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.

Kwota wolna w okresie epidemii

W czasie epidemii koronawirusa obowiązują przepisy chroniące m.in. pracowników przed ekonomicznymi skutkami tej epidemii.

Na mocy art. 52 ustawy o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 (Dz. U. z 2020 r. poz. 875 ze zm.), zwanej tarczą 3.0, możliwe jest podwyższenie kwoty wolnej od potrąceń. Regulacja ta przewiduje, że jeżeli z powodu podjętych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działań służących zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2 pracownikowi zostało obniżone wynagrodzenie lub członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu, kwoty określone w art. 87¹ § 1 K.p. ulegają zwiększeniu o 25% na każdego nieosiągającego dochodu członka rodziny, którego pracownik ten ma na utrzymaniu.

Przez członka rodziny rozumie się odpowiednio:

• małżonka albo rodzica wspólnego dziecka oraz dziecko w wieku do 25. roku życia, a także
• dziecko, które ukończyło 25. rok życia legitymujące się orzeczeniem o niepełnosprawności, jeżeli w związku z tą niepełnosprawnością przysługuje świadczenie pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy, o którym mowa w ustawie o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 111 ze zm.), albo zasiłek dla opiekuna, o którym mowa w ustawie o ustaleniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów (Dz. U. z 2020 r. poz. 1297).

Przez dziecko rozumie się dziecko własne pracownika, dziecko współmałżonka, a także dziecko rodzica wspólnego dziecka. Do członków rodziny nie zalicza się dziecka pozostającego pod opieką opiekuna prawnego, dziecka pozostającego w związku małżeńskim, a także pełnoletniego dziecka posiadającego własne dziecko.

Przepis ten obowiązuje od 16 maja 2020 r.

Oświadczenie dla podwyższenia kwoty wolnej

Przepisy nie regulują kwestii dokumentowania uprawnienia do podwyższenia kwoty wolnej od potrąceń w czasie epidemii koronawirusa ani powinności informowania o tym prawie pracowników przez pracodawcę. Jednak konieczność podjęcia przez pracodawcę działań w tej sprawie potwierdził Urząd Ochrony Danych Osobowych, który w stanowisku z dnia 5 czerwca 2020 r. udostępnionym naszemu Wydawnictwu uznał m.in., że: "(...) właściwym rozwiązaniem jest przekazanie informacji pracownikom - w sposób przyjęty u danego pracodawcy - o nowym uprawnieniu (z art. 52 tarczy 3.0 - przyp. red.) oraz pozyskanie od pracownika oświadczenia zawierającego informację o liczbie osób, które nie uzyskują dochodów, a pozostają na utrzymaniu pracownika, którego objęto obniżonym wynagrodzeniem, czy o tym, że członek rodziny utracił źródło dochodu. Ewentualnie pracodawca może żądać wglądu do dokumentów potwierdzających powyższe. Ze względu na brak wskazania przez ustawodawcę sposobu udokumentowania uprawnienia, o którym mowa w art. 52, właściwe wydaje się - zgodnie z zasadą minimalizacji, wynikającą z art. 5 ust. 1 lit. c) RODO - pozyskiwanie oświadczeń, ewentualnie zaświadczeń. Jeśli pozyskiwane są oświadczenia, wówczas pracodawca może zażądać wglądu w dokument, w oparciu o który są one kształtowane, co nie oznacza, że może żądać przekazania mu kopii takiego dokumentu. (...)".

Niezależnie od odebrania oświadczenia od pracownika uprawnionego do stosowania podwyższonej kwoty wolnej przy potrąceniach niealimentacyjnych, konieczne jest również poinformowanie o tej kwestii komornika, który dokonał tego zajęcia. Pracodawca ma bowiem obowiązek informowania komornika o wszelkich zmianach w dokonywaniu potrąceń z zajętego wynagrodzenia pracownika.

Również Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wypowiedziało się w sprawie pojęcia wynagrodzenia i dokumentowania uprawnień do podwyższenia kwoty wolnej od potrąceń w stanowisku z dnia 29 maja 2020 r., udostępnionemu naszemu Wydawnictwu. Można w nim przeczytać, że: "(...) Nie będzie (...) możliwe zwiększenie kwoty wolnej od potrąceń w przypadku, gdy członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu z innego powodu niż wszelkie działania związane z zapobieganiem zarażeniu wirusem SARS-CoV-2, np. członek rodziny został zwolniony z pracy z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.

(...) Z przepisu art. 52 ustawy (tarczy 3.0 - przyp. red.) nie wynika, o jakie źródła dochodu chodzi, a zatem może to być, jak się wydaje, każde źródło dochodu, jakie utracił członek rodziny pracownika. Przepisy ustawy nie przewidują dla pracodawcy instrumentów, za pomocą których będzie on mógł weryfikować, czy członek rodziny pracownika utracił źródło dochodu w związku z podjętymi na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działaniami służącymi zapobieganiu zarażeniem wirusem SARS-CoV-2. Zastosowanie będzie tu miała zatem ogólna zasada prawa cywilnego, zgodnie z którą ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne (art. 6 Kodeksu cywilnego)".