Prowadzenie ewidencji wystawionych informacji o kwocie obniżenia

Pracodawca obowiązany jest prowadzić ewidencję wystawionych informacji o kwocie obniżenia, która powinna zawierać:

• numer wpisu z zachowaniem ciągłości numeracji w roku sprawozdawczym,
• datę wystawienia informacji,
• znak informacji,
• dane o zwykłym lub korygującym statusie informacji,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz pełną nazwę albo firmę, albo imię i nazwisko nabywcy,
• kwotę przysługującego obniżenia,
• uwagi, w tym odpowiednie adnotacje dotyczące dokonania korekty informacji oraz zakresu korekty.

W ewidencji wykazuje się dane dotyczące zwykłych i korygujących informacji o kwocie obniżenia wystawionych od 1 lipca 2016 r. Wpisy w ewidencji powinny być dokonywane na bieżąco, w sposób trwały i czytelny, niezwłocznie po wystąpieniu zdarzenia podlegającego rejestracji. Zmian i poprawek w ewidencji dokonuje się w ten sposób aby przekreślony tekst pierwotny pozostał czytelny. Każdą zmianę lub poprawkę należy oznaczyć imieniem i nazwiskiem osoby dokonującej zmiany lub poprawki oraz datą ich wprowadzenia, a w razie potrzeby opisać również w rubryce "uwagi".

Ewidencję oraz wykazane w niej dane chroni się w szczególności przed: utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (kradzieżą), dostępem osób nieuprawnionych. Może być ona prowadzona w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. W przypadku prowadzenia ewidencji w formie dokumentu pisemnego przed przystąpieniem do jej wypełniania karty ewidencji powinny być przeszyte, a strony ponumerowane. Ewidencja w formie dokumentu elektronicznego jest prowadzona zgodnie z instrukcją obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do jej prowadzenia i w taki sposób, aby:

• umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz ochronę przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą,
• umożliwiała dokonywanie korekty danych opatrzonej adnotacją osoby dokonującej tej korekty oraz datą jej dokonania,
• pozwalała na drukowanie wpisów w porządku chronologicznym,
• uniemożliwiała usuwanie wpisów.

W razie prowadzenia ewidencji w formie dokumentu elektronicznego, warunkiem prowadzenia ewidencji jest zapewnienie by wykorzystywane oprogramowanie i zasoby, w tym zestawienia danych wygenerowane z wykorzystaniem tego oprogramowania, spełniały wymagania Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 2.0) co najmniej na poziomie AA.

Dane z ewidencji prowadzonej w formie dokumentu elektronicznego powinny być archiwizowane na informatycznych nośnikach danych nie rzadziej niż raz w miesiącu.

Ewidencja jest przechowywana w siedzibie sprzedającego przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono informacje uwidocznione w ewidencji.

Podmiot prowadzący ewidencję w formie dokumentu elektronicznego przechowuje kopię ewidencji za dany rok zapisaną na informatycznych nośnikach danych lub w formie wydruku.