Obowiązki spoczywające na pracodawcy wynikające z rozwiązania umowy o pracę

Pracownik zachowuje swój statut do ostatniego dnia zatrudnienia, tj. dnia rozwiązania umowy. W związku z tym na pracodawcy spoczywa szereg obowiązków w tym wydanie świadectwa pracy, informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, jak również przechowywanie tej dokumentacji.

Wydanie świadectwa pracy

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób.

Gdy pracodawca nawiąże z tym samym pracownikiem kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy, a na jego wydanie pracodawca ma 7 dni.

W myśl art. 97 § 2 K.p., w świadectwie pracy należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto zamieszcza się w nim wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym, a na żądanie pracownika należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. Pomocniczy wzór świadectwa pracy został zamieszczony w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1862).

W ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy pracownik może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o jego sprostowanie. W razie nieuwzględnienia wniosku, pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy.

Wydanie informacji o przechowywaniu dokumentacji

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy nawiązanego po 31 grudnia 2018 r., pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

• 10-letnim okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru przez pracownika tej dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie ww. okresu przechowywania,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania (art. 94⁶ K.p.).

Ze stanowiska Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej (odpowiedź z 25 sierpnia 2021 r. na pytanie naszego Wydawnictwa) wynika, że: "(...) Jeżeli (...) pracownik z którym pracodawca nawiązał kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy, wystąpił z wnioskiem do pracodawcy o wydanie mu świadectwa pracy, to dochodzi wprawdzie do rozwiązania stosunku pracy i wydania pracownikowi świadectwa pracy, jednakże stosunek pracy z takim pracownikiem - wskutek jego ponownego nawiązania - trwa/jest kontynuowany (pracownik pozostaje w zatrudnieniu) i pracodawca jest obowiązany prowadzić dotyczącą tego stosunku pracy dokumentację pracowniczą. W konsekwencji 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b K.p., zacznie swój bieg dopiero z końcem roku kalendarzowego, w którym trwający stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnięciu. (...)".