vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
Uwaga: Do 31 maja br. pracodawcy przekazują pierwszą ratę odpisów na rachunek ZFŚS.
A A A

Wybrane problemy prawa pracy w wyjaśnieniach urzędów - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 16 (1891) z dnia 24.02.2022

Kontynuacja zatrudnienia a wydanie informacji o okresie przechowywania dokumentacji

W dniu ustania zatrudnienia pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi, razem ze świadectwem pracy, informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Stanowi o tym art. 946 K.p., zgodnie z którym w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wydaje pracownikowi informację o:

  • - okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  • - możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,
  • - zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wspomnianym okresie.

Wprowadzenie powyższej regulacji było powiązane ze skróceniem - od 1 stycznia 2019 r. - okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od wskazanej daty pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania (art. 94 pkt 9b K.p.).

W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., których stosunek pracy trwał 1 stycznia 2019 r., przepis ten może być zastosowany, jeżeli pracodawca złoży za takich pracowników raport informacyjny do ZUS o skróceniu do 10 lat okresu przechowywania ich dokumentacji pracowniczej (w przeciwnym razie wynosi on 50 lat). Przy 50-letnim okresie przechowywania w żadnym przypadku nie wydaje się informacji, o której mowa w art. 946 K.p.


Przepis art. 946 K.p. obowiązuje w odniesieniu do dokumentacji pracowników zatrudnionych najwcześniej od 1 stycznia 2019 r.


W przypadku nawiązania kolejnej umowy o pracę z tym samym pracownikiem w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej, świadectwo pracy wydaje się tylko na wniosek pracownika. W kontekście tej regulacji pojawiło się pytanie, czy pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej w sytuacji, gdy nawiązał stosunek pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego, ale musi wydać świadectwo pracy na wniosek pracownika. W takim przypadku, mimo wydania świadectwa, pracodawca generalnie kontynuuje dotychczasową dokumentację pracowniczą i 10-letni okres jej przechowywania rozpoczyna swój bieg dopiero od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie ostatnie zatrudnienie. To zaś utrudnia wskazanie dat upływu okresu przechowywania dokumentacji we wspomnianej informacji.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w odpowiedzi z dnia 25 sierpnia 2021 r. na pytanie naszego Wydawnictwa uznało, że w takiej sytuacji wydawanie informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej nie jest konieczne (patrz ramka).

"(...) w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej; wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy (art. 97 § 11 K.p.).

Jeżeli, zgodnie z tym (...) przepisem, pracownik z którym pracodawca nawiązał kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania poprzedniego stosunku pracy, wystąpił z wnioskiem do pracodawcy o wydanie mu świadectwa pracy, to dochodzi wprawdzie do rozwiązania stosunku pracy i wydania pracownikowi świadectwa pracy, jednakże stosunek pracy z takim pracownikiem - wskutek jego ponownego nawiązania - trwa/jest kontynuowany (pracownik pozostaje w zatrudnieniu) i pracodawca jest obowiązany prowadzić dotyczącą tego stosunku pracy dokumentację pracowniczą. W konsekwencji 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b K.p., zacznie swój bieg dopiero z końcem roku kalendarzowego, w którym trwający stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu lub wygaśnięciu. Zatem w takiej sytuacji wydawanie przez pracodawcę ww. informacji (o okresie przechowywania dokumentacji - przyp. red.) (także jedynie w postaci wskazania właściwych w tym zakresie przepisów, czyli bez podawania konkretnych dat, w których skończy się okres przechowywania, a następnie upłynie termin odbioru dokumentacji) jest w opinii Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej bezprzedmiotowe".

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 25 sierpnia 2021 r. na pytanie naszego Wydawnictwa

Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

maj 2022
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.