vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
Uwaga: Do 31 maja br. pracodawcy przekazują pierwszą ratę odpisów na rachunek ZFŚS.
A A A

Wybrane problemy prawa pracy w wyjaśnieniach urzędów - Dodatek do Gazety Podatkowej nr 16 (1891) z dnia 24.02.2022

Kompletowanie akt w razie ponownego zatrudnienia

Pod koniec lutego 2022 r. zakończy się umowa na czas określony jednego z naszych pracowników. Zamierzamy podpisać z nim kolejną umowę o pracę, ale będziemy musieli założyć do tej umowy nowe akta osobowe. Czy będziemy mogli w części A tych nowych akt umieścić potwierdzone za zgodność kserokopie dokumentów z części A (m.in. kwestionariuszy) bieżących akt?

W ocenie resortu pracy, tak. Przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenia dokumentacyjnego nie regulują sposobu kompletowania akt osobowych zakładanych w związku z nawiązaniem nowego stosunku pracy z dotychczasowym pracownikiem. W takich sytuacjach powstaje pytanie, czy kserokopie dokumentów z dotychczasowych akt (zwłaszcza z części A akt osobowych) można umieścić w nowych aktach osobowych. Takie "przeniesienie" dokumentacji oszczędziłoby pracodawcy konieczności tworzenia jej od nowa.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, do którego nasze Wydawnictwo zwróciło się z pytaniem w tej sprawie, uznało w odpowiedzi otrzymanej 13 października 2021 r., że: "(...) Jeżeli dokumenty przechowywane w części A »starych« akt osobowych są związane także z kolejnym stosunkiem pracy, to w naszej opinii wydaje się, iż dobrą praktyką mogłoby być np. kopiowanie dokumentów znajdujących się w części A akt osobowych z pierwszego stosunku pracy i umieszczanie ich za zgodą pracownika w części A nowych akt osobowych. (...) taka decyzja należy do pracodawcy, który przechowując dokumentację pracowniczą zobowiązany jest kierować się m.in. zasadą integralności i kompletności (art. 94 pkt 9b K.p.). (...)".

Należy nadmienić, że resort pracy odniósł się w swojej opinii także do kwestii lokalizacji w aktach osobowych dokumentów tradycyjnie związanych z etapem rekrutacji, takich jak np. świadectwa pracy z poprzednich zakładów - w sytuacji, gdy potrzeba ich okazania powstała dopiero w trakcie zatrudnienia, po nawiązaniu stosunku pracy. W odniesieniu do takiej sytuacji Ministerstwo uznało, że: "(...) dokumenty takie nie dotyczą ani nawiązania stosunku pracy, ani wprost przebiegu zatrudnienia pracownika w ramach trwającego stosunku pracy.

Zatem w przypadku np. oświadczenia pracownika, iż w jego posiadaniu znajdują się wspomniane wyżej dokumenty, które mogą mieć wpływ na uprawnienia w ramach trwającego stosunku pracy, pracodawca mógłby zażądać przedstawienia przez pracownika tych dokumentów (świadectw) do wglądu, w celu potwierdzenia ewentualnego prawa do określonego uprawnienia/świadczenia. (...)".

Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

maj 2022
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.