Kontynuacja zatrudnienia a wydanie informacji o okresie przechowywania dokumentacji

W dniu ustania zatrudnienia pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi, razem ze świadectwem pracy, informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Stanowi o tym art. 94⁶ K.p., zgodnie z którym w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wydaje pracownikowi informację o:

• - okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• - możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania,
• - zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania we wspomnianym okresie.

Wprowadzenie powyższej regulacji było powiązane ze skróceniem - od 1 stycznia 2019 r. - okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od wskazanej daty pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres jej przechowywania (art. 94 pkt 9b K.p.).

W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., których stosunek pracy trwał 1 stycznia 2019 r., przepis ten może być zastosowany, jeżeli pracodawca złoży za takich pracowników raport informacyjny do ZUS o skróceniu do 10 lat okresu przechowywania ich dokumentacji pracowniczej (w przeciwnym razie wynosi on 50 lat). Przy 50-letnim okresie przechowywania w żadnym przypadku nie wydaje się informacji, o której mowa w art. 94⁶ K.p.

Przepis art. 94⁶ K.p. obowiązuje w odniesieniu do dokumentacji pracowników zatrudnionych najwcześniej od 1 stycznia 2019 r.

W przypadku nawiązania kolejnej umowy o pracę z tym samym pracownikiem w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej, świadectwo pracy wydaje się tylko na wniosek pracownika. W kontekście tej regulacji pojawiło się pytanie, czy pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej w sytuacji, gdy nawiązał stosunek pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniego, ale musi wydać świadectwo pracy na wniosek pracownika. W takim przypadku, mimo wydania świadectwa, pracodawca generalnie kontynuuje dotychczasową dokumentację pracowniczą i 10-letni okres jej przechowywania rozpoczyna swój bieg dopiero od końca roku kalendarzowego, w którym ustanie ostatnie zatrudnienie. To zaś utrudnia wskazanie dat upływu okresu przechowywania dokumentacji we wspomnianej informacji.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej w odpowiedzi z dnia 25 sierpnia 2021 r. na pytanie naszego Wydawnictwa uznało, że w takiej sytuacji wydawanie informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej nie jest konieczne (patrz ramka).