Kompletowanie akt w razie ponownego zatrudnienia
Pod koniec lutego 2022 r. zakończy się umowa na czas określony jednego z naszych pracowników. Zamierzamy podpisać z nim kolejną umowę o pracę, ale będziemy musieli założyć do tej umowy nowe akta osobowe. Czy będziemy mogli w części A tych nowych akt umieścić potwierdzone za zgodność kserokopie dokumentów z części A (m.in. kwestionariuszy) bieżących akt?
W ocenie resortu pracy, tak. Przepisy Kodeksu pracy oraz rozporządzenia dokumentacyjnego nie regulują sposobu kompletowania akt osobowych zakładanych w związku z nawiązaniem nowego stosunku pracy z dotychczasowym pracownikiem. W takich sytuacjach powstaje pytanie, czy kserokopie dokumentów z dotychczasowych akt (zwłaszcza z części A akt osobowych) można umieścić w nowych aktach osobowych. Takie "przeniesienie" dokumentacji oszczędziłoby pracodawcy konieczności tworzenia jej od nowa.
Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, do którego nasze Wydawnictwo zwróciło się z pytaniem w tej sprawie, uznało w odpowiedzi otrzymanej 13 października 2021 r., że: "(...) Jeżeli dokumenty przechowywane w części A »starych« akt osobowych są związane także z kolejnym stosunkiem pracy, to w naszej opinii wydaje się, iż dobrą praktyką mogłoby być np. kopiowanie dokumentów znajdujących się w części A akt osobowych z pierwszego stosunku pracy i umieszczanie ich za zgodą pracownika w części A nowych akt osobowych. (...) taka decyzja należy do pracodawcy, który przechowując dokumentację pracowniczą zobowiązany jest kierować się m.in. zasadą integralności i kompletności (art. 94 pkt 9b K.p.). (...)".
Należy nadmienić, że resort pracy odniósł się w swojej opinii także do kwestii lokalizacji w aktach osobowych dokumentów tradycyjnie związanych z etapem rekrutacji, takich jak np. świadectwa pracy z poprzednich zakładów - w sytuacji, gdy potrzeba ich okazania powstała dopiero w trakcie zatrudnienia, po nawiązaniu stosunku pracy. W odniesieniu do takiej sytuacji Ministerstwo uznało, że: "(...) dokumenty takie nie dotyczą ani nawiązania stosunku pracy, ani wprost przebiegu zatrudnienia pracownika w ramach trwającego stosunku pracy.
Zatem w przypadku np. oświadczenia pracownika, iż w jego posiadaniu znajdują się wspomniane wyżej dokumenty, które mogą mieć wpływ na uprawnienia w ramach trwającego stosunku pracy, pracodawca mógłby zażądać przedstawienia przez pracownika tych dokumentów (świadectw) do wglądu, w celu potwierdzenia ewentualnego prawa do określonego uprawnienia/świadczenia. (...)".
Serwis Głównego Księgowego
Gazeta Podatkowa
Terminarz
15.09.2025 (poniedziałek)
22.09.2025 (poniedziałek)
WSKAŹNIKI
Bieżące wskaźniki wraz z archiwum
KALKULATORY
Narzędzia księgowego i kadrowego
PRZEPISY PRAWNE - Prawo pracy
Ustawy, rozporządzenia - teksty ujednolicone
FORUM - Prawo pracy
Forum aktywnych księgowych i kadrowców
| ||||||||||||
|
||||||||||||