Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia od pracy chorego pracownika

Pracownikowi niezdolnemu do pracy z powodu choroby przysługuje wynagrodzenie chorobowe i/lub zasiłek chorobowy. Jeśli jednak wykorzystuje on zwolnienie od pracy niezgodnie z jego celem, co zostanie potwierdzone w trybie kontroli, zostaje pozbawiony prawa do świadczenia za cały okres tego zwolnienia.

Możliwość utraty świadczenia

Dając uprawnienia do zasiłku chorobowego, ustawodawca jednocześnie zastrzegł, iż ubezpieczony, który w okresie orzeczonej niezdolności do pracy wykonuje pracę zarobkową lub wykorzystuje zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia, traci prawo do świadczenia za cały okres tego zwolnienia.

Nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego może również pozbawić prawa do wynagrodzenia chorobowego. Wynika to z faktu, iż świadczenie to nie przysługuje w przypadkach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego.

Stanowią o tym:

• art. 17 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1732 ze zm.), zwanej ustawą zasiłkową, oraz
• art. 92 § 3 pkt 2 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.).

Wymagana kontrola

Wspomniane wcześniej okoliczności pozbawiające prawa do świadczenia chorobowego ustala się w trybie kontroli ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem. Do jej przeprowadzenia uprawnieni są płatnicy zasiłku chorobowego, a więc odpowiednio:

• płatnicy składek, zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób - w stosunku do swoich ubezpieczonych, przy czym decyduje tu stan ubezpieczonych na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego lub pierwszy miesiąc, w którym dokonano zgłoszenia do tego ubezpieczenia, albo
• ZUS - w stosunku do ubezpieczonych, których płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób.

Kwestię tę reguluje art. 17 ust. 3 i art. 68 ustawy zasiłkowej.

Jednak, jak podkreśla organ rentowy na swojej stronie internetowej www.zus.pl, każdy pracodawca jest uprawniony do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień lekarskich od pracy, za które wypłaca z własnych środków wynagrodzenie za czas choroby na podstawie art. 92 Kodeksu pracy.

Pracodawca nieuprawniony do wypłaty zasiłków swoim ubezpieczonym może wystąpić do oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki jego pracownikom, o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy, za które pracownikom przysługują zasiłki chorobowe. W tym celu może wykorzystać formularz ZAS-62.

Pisemne upoważnienie

Szczegółowe zasady i tryb kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy zostały określone w wydanym w tej sprawie rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej (Dz. U. z 1999 r. nr 65, poz. 743).

Z zasad tych wynika m.in., iż pracodawca jako płatnik składek uprawniony do kontrolowania swoich ubezpieczonych, do przeprowadzenia takiej kontroli może wyznaczyć inną zatrudnioną przez siebie osobę (np. pracownika komórki kadrowej), a nawet powierzyć jej wykonanie innemu zewnętrznemu podmiotowi. Musi jednak wówczas osobie przeprowadzającej kontrolę wystawić imienne upoważnienie, które jest ważne wraz z podanym w nim dokumentem, tj. legitymacją pracowniczą lub dokumentem tożsamości. Wzór tego upoważnienia stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Upoważnienie uprawnia do wykonywania kontroli w miejscu:

• zamieszkania osoby kontrolowanej,
• czasowego jej pobytu (adres pobytu w okresie orzeczonej niezdolności do pracy podawany jest w zaświadczeniu lekarskim),
• miejscu jej zatrudnienia albo
• innym miejscu, jeśli z posiadanych informacji wynika, że jest to celowe.

Jak zastrzega ZUS, należy pamiętać, aby do przeprowadzenia kontroli typować osoby:

• cieszące się dobrą opinią,
• budzące zaufanie oraz
• posiadające wymaganą wiedzę w zakresie przepisów:
• określających zasady postępowania przy przeprowadzaniu kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz
• o ochronie danych osobowych.

Natomiast umowa zawarta pomiędzy pracodawcą a podmiotem zewnętrznym powinna określać zakres i cel przetwarzania danych osobowych, powierzonych temu podmiotowi, niezbędnych do przeprowadzenia kontroli. Pracodawca, który zlecił podmiotowi zewnętrznemu przeprowadzenie kontroli, nadal bowiem pozostaje administratorem danych osobowych swoich pracowników i musi zadbać o to, by nie zostały naruszone przepisy o ochronie danych osobowych.

Zakres kontroli

Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy z powodu choroby polega na ustaleniu, czy:

• w okresie zwolnienia lekarskiego pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej lub
• nie wykorzystuje zwolnienia lekarskiego od pracy w sposób niezgodny z jego celem.

Powinna być ona dokonywana w miarę potrzeby, bez ustalania z góry stałych jej terminów, a nasilana szczególnie w okresach, w których występuje zwiększona absencja m.in. z powodu choroby.

Co więcej taką kontrolą mogą być objęci ubezpieczeni zwolnieni od pracy w wyniku decyzji wydanej przez właściwy organ albo uprawniony podmiot na podstawie przepisów o zwalczaniu chorób zakaźnych albo o zwalczaniu gruźlicy.

Protokół pokontrolny

W razie stwierdzenia nieprawidłowości osoba kontrolująca jest zobowiązana:

• sporządzić na tę okoliczność protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia, podając w nim, na czym polegało nieprawidłowe wykorzystywanie zwolnienia od pracy,
• przedłożyć sporządzony protokół ubezpieczonemu w celu wniesienia przez niego uwag.

Ustalenia kontroli zawarte w protokole są podstawą do niewypłacenia pracownikowi zasiłku, chyba że powstaną wątpliwości w tym zakresie (patrz tabela).