vademecum kadrowego, składki ZUS, zasiłki, wynagrodzenia, urlopy, bhp
lupa
A A A

Zatrudnianie pracowników krok po kroku - Dodatek nr 23 do Ubezpieczeń i Prawa Pracy nr 24 (594) z dnia 10.12.2023

Zawartość części A akt osobowych

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a K.p.). Natomiast w myśl § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta osobowe pracownika składają się z 5 części (A, B, C, D, E). W części A umieszczać należy:

  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 K.p.).

Zakres dokumentów, które należy kompletować w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, został określony w przepisie art. 221 § 1-2 K.p., zgodnie z którym pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych wymienionych na str. 15 niniejszego opracowania.

Najczęściej, przy pobieraniu tych danych, kandydat wypełnia kwestionariusz osobowy, który musi zostać przez niego podpisany. Formularz taki należy wpiąć do części A akt osobowych. Nie będzie nadużyciem, jeżeli w tym momencie pracodawca zażąda także udokumentowania zawartych w nim danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Pozwala na to art. 221 § 5 K.p., przy czym co bardzo ważne, na etapie rekrutacji informacje te mogą być pobierane jedynie wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy (art. 221 § 2 K.p.), o czym była mowa wcześniej.

Przykład

Poszukiwany jest doświadczony fryzjer. Wśród wymogów podanych w ogłoszeniu znalazło się doświadczenie zawodowe, dlatego pracodawca ma prawo zażądać od osób aplikujących przedstawienia świadectw pracy dokumentujących staż zawodowy w zawodzie. Nie może natomiast żądać od nich udokumentowania całego stażu zawodowego, bowiem nie będzie on miał znaczenia dla przeprowadzanej rekrutacji.

W razie konieczności ustalenia wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub przebiegu dotychczasowego zatrudnienia już na etapie rekrutacji, pracodawca ma prawo żądać ich udokumentowania. W takiej sytuacji, kandydat powinien dostarczyć, do wglądu, oryginały dokumentów potwierdzających złożone przez niego oświadczenie.


Przepis art. 221 § 5 K.p. nie zawiera co prawda zapisu, z którego wprost można by wnioskować, że pracodawca ma prawo zrobić z przedstawionych dokumentów kopie lub odpisy, niemniej możliwość taka została przewidziana w § 5 w zw. z § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Co do zasady przepisy nie ograniczają możliwości pobierania danych jedynie do tych, które zostały wymienione w art. 221 § 1 K.p. Z treści § 4 tej normy wynika, że gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, pracodawca żąda podania innych danych osobowych. Zatem katalog danych jest co do zasady otwarty. Oznacza to, że w części A akt osobowych mogą się znaleźć różne dokumenty, pod warunkiem, że okaże się to niezbędne do realizacji uprawnienia lub obowiązku.

Przykład

Ogłoszono nabór na stanowisko urzędnicze w urzędzie gminy. Zgodnie z przepisami o pracownikach samorządowych osoba taka musi korzystać z pełni praw publicznych. Na etapie rekrutacji pracodawca może zażądać od kandydata, aby złożył oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Oświadczenie to pracodawca umieszcza w aktach osobowych, w części związanej z ubieganiem się o zatrudnienie.


Katalog wskazany w art. 221 § 1 K.p. został rozszerzony w stosunku do pracowników (osób już zatrudnionych). Gdy już dojdzie do nawiązania stosunku pracy, w myśl art. 221 § 3 K.p., pracodawca będzie mógł żądać (od osoby posiadającej status pracownika) podania danych obejmujących:

  • adres zamieszkania,
  • numer PESEL (w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość),
  • inne dane osobowe, jak również dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Na tym etapie pracodawca żąda także podania informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego wykształcenia, jeżeli nie zaistniała ku temu podstawa w trakcie rekrutacji, od osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Te informacje mogą się okazać konieczne dla ustalenia uprawnień pracowniczych (np. stażu urlopowego). Dokumenty pozyskane w tym momencie (już po zatrudnieniu) należy przechowywać w części B akt osobowych.

Zasadniczo zatem, dokumenty świadczące o wykształceniu oraz dotychczasowym zatrudnieniu pracodawca będzie zobowiązany wpiąć do części A akt osobowych, jeżeli uzasadnione będzie żądanie ich przedstawienia od kandydata, w trakcie procesu rekrutacyjnego. Jeżeli jednak potrzeba ich przedstawienia powstanie później, należy je umieścić w części B akt osobowych, bowiem dotyczą danych gromadzonych w związku z nawiązaniem stosunku pracy, o których mowa w § 3 pkt 2 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.UmowyoPrace.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

czerwiec 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
KODEKS PRACY, Prawo Pracy
UMOWA O PRACĘ - druk, przykład. Wypowiedzenie (rozwiązanie) umowy o pracę.
Wszystko o urlopach pracowniczych - wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, szkoleniowy
Przydatne linki
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - dopasowania reklam w serwisach społecznościowych,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych oraz do śledzenia użytkowników, kliknięć i konwersji wyświetlanych reklam w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.