Umowy wyłączone spod limitu

Zgodnie z art. 25¹ § 4 K.p., limitu 3/33 nie stosuje się do umów o pracę na czas określony zawartych:

• w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
• w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
• w przypadku, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie (w tym przypadku powstaje obowiązek zawiadomienia, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia okręgowego inspektora pracy)

jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Umowa na zastępstwo

Umowa o pracę na zastępstwo jest szczególnym rodzajem umowy o pracę na czas określony. Może być zawarta wyłącznie w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy, co powinno znaleźć odzwierciedlenie w jej treści (art. 29 § 1¹ K.p.), przy czym w pozostałym zakresie elementy tej umowy mają wypełniać dyspozycję art. 29 § 1 pkt 1-5 i pkt 7 K.p. w brzmieniu obowiązującym od 26 kwietnia 2023 r., a przed tą datą art. 29 § 1 K.p. Nie dotyczy jej limit 3/33 zatrudnienia terminowego, a okres trwania nie przedłuża się do dnia porodu w razie zaistnienia ciąży (art. 25¹ § 4 pkt 1 i art. 177 § 3¹ K.p.).

Pracodawca powinien określić w umowie na zastępstwo termin jej obowiązywania. Może to zrobić w dwojaki sposób:

• wskazując konkretną datę,
• opisując sytuację, której zaistnienie spowoduje rozwiązanie umowy (np. umowa rozwiąże się po powrocie zastępowanego pracownika z usprawiedliwionej nieobecności).

W przypadku zatrudniania pracownika w celu zastępstwa osoby nieobecnej, należy pamiętać, żeby w treści umowy nie podawać danych osoby zastępowanej. W tym zakresie zmieniło się bowiem podejście organu ochrony danych osobowych, gdyż GIODO zezwalał na podanie takiej danej w treści umowy, ale inne stanowisko w tej kwestii zajął UODO. Otóż w stanowisku z 10 września 2020 r. Urząd wskazał, że art. 29 K.p. nie wymienia imienia i nazwiska pracownika zastępowanego jako elementu niezbędnego dla ważności umowy. Jego podanie nie będzie więc wynikało ani z obowiązku prawnego, ani z innych przesłanek wskazanych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE... (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016), dalej RODO. W ocenie UODO każde przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w art. 5 ust. 1 RODO, w szczególności z zasadą minimalizacji danych, w związku z czym podawanie imienia i nazwiska osoby zastępowanej nie znajduje uzasadnienia. Jako dodatkowy argument Urząd wskazał wyrok TSUE z 24 czerwca 2010 r. (C-98/09 Francesci Sorge przeciwko Poste Italiane SpA), w którym przyjęto, że umowa na zastępstwo może ograniczać się jedynie do przyczyny zawarcia i nie musi zawierać nazwiska zastępowanego pracownika.

Decydując się na podanie w umowie na zastępstwo konkretnej daty obowiązywania stosunku pracy, zatrudniający musi się liczyć z tym, że sytuacja kadrowa w zakładzie pracy może się skomplikować. Jeżeli bowiem umowa z pracownikiem zastępującym zakończy się zanim powróci zastępowany albo pracownik, który jest zastępowany odroczy swój powrót (zdecyduje się to zrobić później), a pracodawca będzie musiał nadal kogoś na stanowisku zatrudniać, konieczne może się okazać przedłużenie stosunku pracy. Wymagać to będzie tzw. aneksowania i zgodnego ustalenia nowego terminu obowiązywania umowy. Złożenie oświadczenia woli będzie konieczne także w sytuacji, gdy zastępowany zrezygnuje z części nieobecności i zgłosi gotowość do pracy wcześniej. Wtedy, jeżeli pracodawca będzie chciał uniknąć zatrudniania dwóch osób, będzie musiał stosunek pracy na zastępstwo rozwiązać. Stąd zamiast konkretnej daty, jako termin rozwiązania umowy na zastępstwo bardziej praktyczne jest wskazanie przyszłego zdarzenia.

Uwaga! Pracodawca nie ma obowiązku zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy o zawarciu umowy na zastępstwo.

Przepisy nie wykluczają zatrudniania na zastępstwo w sposób kaskadowy, a więc gdy np. pojawi się konieczność zastępowania pracownika, który także został zatrudniony w celu zastępstwa. Warunkiem jest jednak, aby wszyscy pracownicy, którzy mają być zastąpieni korzystali z usprawiedliwionej nieobecności. W omawianej sytuacji, w razie powrotu do pracy najwcześniej zatrudnionego na danym stanowisku, konieczne będzie rozwiązanie umowy o pracę z każdym kolejnym pracownikiem przyjętym na zastępstwo, bowiem ustanie przyczyna zatrudnienia (konieczność zastępowania innego pracownika).

Pracownik B został zatrudniony na zastępstwo pracownika A. Jednak po pewnym czasie zastępujący się rozchorował. Pracodawca był zmuszony zatrudnić kolejnego pracownika na zastępstwo (pracownika C). Po niedługim czasie od zatrudnienia pracownika C, do pracy wrócił pracownik A, co spowodowało rozwiązanie umów (zarówno tej zawartej z pracownikiem C, jak i tej zawartej z pracownikiem B).

Umowy sezonowe

Przepisy prawa pracy nie definiują pracy sezonowej. Pojęcie to wyjaśnił natomiast Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 3 kwietnia 1986 r. (sygn. akt III URN 20/86), w którym czytamy: "(...) Określenie »praca sezonowa« pochodzi od słowa »sezon«, oznaczającego porę roku. Wypływa stąd wniosek, iż chodzi o pracę wykonywaną tylko przez część roku, związaną z określonym sezonem, tj. z właściwościami pór roku, zwłaszcza warunkami atmosferycznymi. (...)".

Jako przykład tego rodzaju pracy podaje się często palaczy centralnego ogrzewania, zatrudnionych przy niektórych pracach rolnych, czy pracowników wykonujących prace w okresie turystycznym. Gdy zatem pracodawca musi zatrudniać pracownika jedynie przez kilka miesięcy w roku i może wykazać (udowodnić), że istnieje u niego rzeczywiste sezonowe zapotrzebowanie, to nie musi stosować limitów, o których mowa w art. 25¹ § 1 K.p., tj. czasowego (33 m-cy) i ilościowego (3 umów na czas określony).

Umowy wyłączone z przyczyn obiektywnych

Przepisy dopuszczają możliwość niestosowania limitów w przypadku m.in. obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy - jeżeli zawarcie umowy w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy. Przy czym nie określają one czym są te przyczyny ani w jaki sposób dokonywać ich kwalifikacji. W praktyce sprzyja to dowolnej interpretacji, co może prowadzić do obchodzenia przepisu regulującego limity umów na czas określony.

Przyczyny obiektywne, to takie, które są możliwe do stwierdzenia nie tylko przez pracodawcę, ale i każdą inną osobę, w tym pracowników. Należy do nich zaliczyć sytuacje wywołane siłą wyższą (powódź, pożar, inny kataklizm). Przyczynami obiektywnymi będą również niezależne od pracodawcy okoliczności, takie jak ogólna koniunktura gospodarcza (lub w danej branży) mająca pośredni wpływ na kondycję finansową zakładu pracy, jak również okoliczności mające wpływ bezpośredni, związane z zarządzaniem zakładem. Jak czytamy w komentarzu do Kodeksu pracy (2. wydanie, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2015), pod redakcją prof. dr hab. Arkadiusza Sobczyka: "(...) »Obiektywne przyczyny« to zwrot na tyle ogólny, że z pewnością w praktyce nie będzie łatwo ustalić, co się pod nim kryje. Oczywiście owe obiektywne przyczyny (podobnie zresztą, jak i pozostałe przesłanki z tego przepisu) należy rozpatrywać w kontekście doprecyzowania z końcowego zdania w § 4, a mianowicie, że ma to służyć zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności sprawy. Chodzi więc o przypadki, kiedy mamy do czynienia z różnego rodzaju zadaniami o charakterze terminowym (np. realizacja jakiegoś zamówienia). A zatem w pewnym sensie omawiana przesłanka umożliwia zawieranie umów zastępujących usuniętą z kodeksu umowę o pracę na czas wykonania określonej pracy. (...)".

Pracodawca prowadzący działalność produkcyjną, w związku z pozyskaniem nowych kontrahentów zatrudnił kilku pracowników na okres próbny, a następnie zaproponował im umowy na czas określony (12 m-cy). Zaliczając te umowy do limitu, pracodawca miałby możliwość zawarcia jeszcze 2 umów na czas określony, łącznie na 21 miesięcy.

W związku z upadłością kilku kluczowych odbiorców, nastąpił gwałtowny spadek obrotów firmy. Pracodawca postanowił, że nie zredukuje zatrudnienia, ale kolejna umowa na czas określony, z powodu zaistniałej sytuacji, nie będzie wliczana do limitu umów na czas określony. Zostaną w niej wskazane przesłanki z art. 25¹ § 4 pkt 4 K.p.

W powyższym przypadku postępowanie pracodawcy można uznać za prawidłowe. Niezawinione pogorszenie się koniunktury zakładu pracy ma charakter przyczyny obiektywnej leżącej po stronie pracodawcy.

Przepis odwołujący się do przyczyn obiektywnych nie wskazuje na ich źródło, jak i ich charakter. W praktyce może powstać wątpliwość jak należy potraktować przypadek, w ramach którego następuje pogorszenie się sytuacji ekonomicznej zakładu z powodu złego zarządzania zakładem, czy wręcz rażącego niedbalstwa ze strony pracodawcy.

Pracodawca prowadzący firmę spedycyjną, ze względu na trudną sytuację finansową, zaniechał serwisowania samochodów dostawczych. Część tych pojazdów uległa poważnym awariom, co wiązało się z dużymi kosztami napraw. Pracodawca uznał, że nie ma pieniędzy na naprawę, jednocześnie dokonał zakupu drogiego samochodu osobowego. Z uwagi na opóźnienia w dostawach część kontrahentów pracodawcy wycofała się ze współpracy, co dodatkowo pogorszyło sytuację ekonomiczną zakładu.

W takich okolicznościach można uznać, że powoływanie się na przyczyny obiektywne leżące po stronie pracodawcy, jako okoliczności uzasadniającej zawieranie umów na czas określony poza limitami, jest nieuzasadnione.

Należy przyjąć, że okoliczności, takie jak pogorszenie się sytuacji ekonomicznej pracodawcy z powodu podejmowania nieracjonalnych i niegospodarnych decyzji, nie mogą stanowić obiektywnych przyczyn uzasadniających niezaliczanie zawieranych umów na czas określony do obowiązujących w tym zakresie limitów. W przeciwnym razie oznaczałoby to nieuprawnione obciążenie pracownika częścią ryzyka pracodawcy i partycypację (udział) pracowników w konsekwencjach oczywistych błędów pracodawcy w zarządzaniu zakładem pracy.

Uwaga! Informację o obiektywnych przyczynach leżących po stronie pracodawcy należy zamieścić w treści umowy o pracę. Ponadto pracodawca zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, o zawarciu takiej umowy wraz ze wskazaniem przyczyn jej zawarcia, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia.