Zakres informacji pobieranych od osoby rekrutowanej

O zgodności z prawem przetwarzania danych kandydata mówimy, gdy zakres tych danych nie wykroczy poza granice ustanowione w przepisach. Tutaj nadrzędną będzie wynikająca z RODO zasada minimalizacji danych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit. c RODO. Wynika z niej, że nie należy rozszerzać pozyskiwanych informacji o osobach fizycznych ponad to, na co pozwalają przepisy prawa.

W polskim prawie, wytyczne co do zakresu niezbędnych informacji przy przeprowadzaniu naboru nowych pracowników zawiera art. 22¹ § 1 i § 2 K.p., zgodnie z którym pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania wyszczególnionych w nim danych osobowych. Norma ta jest także podstawą prawną do przetwarzania takich danych.

W myśl tego przepisu, co do zasady, pracodawca może przetwarzać:

• imię (imiona) i nazwisko,
• datę urodzenia,
• dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
• wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku (a więc warunkowo).

Gdy więc pracodawca zdecydował się przeprowadzić rekrutację na stanowisko, na którym brak jest konieczności weryfikowania, czy kandydat posiada stosowną wiedzę lub doświadczenie, nie może żądać przedstawienia informacji z tym związanych.

Zakład produkcyjny przeprowadza rekrutację na stanowisko operatora wtryskarki. Ze względu na mało wymagający i rzadki charakter wykonywanych na stanowisku czynności, nie ma znaczenia wykształcenie oraz doświadczenie pracownika. W związku z tym, pracodawca nie żąda od kandydatów przedstawienia świadectw szkolnych ani świadectw pracy.

Gdyby nie zaistniała ku temu podstawa w czasie rekrutacji pracodawca może, a nawet powinien uzupełnić dane o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia po przyjęciu do pracy. Pobranie tych informacji będzie uzasadnione chociażby tym, że pracodawca ma obowiązek umożliwić pracownikowi korzystanie z jego uprawnień np. z urlopu wypoczynkowego w odpowiednim wymiarze, ustalonym na podstawie stażu urlopowego.

Pracodawca chce zatrudnić pracowników na stanowisku produkcyjnym. Jeden z kandydatów ukończył studia, a także wykonywał pracę jako kierownik sklepu spożywczego. Te informacje są pracodawcy zbędne, bowiem kandydat nie musi posiadać tych kwalifikacji, a zatem zatrudniający nie ma podstaw aby żądać przedstawienia tych danych. Jeżeli jednak strony podpiszą umowę o pracę, w interesie samego pracownika będzie dostarczenie świadectwa ukończenia studiów wyższych oraz świadectw pracy.

Zasadniczo art. 22¹ § 1 i 3 K.p nie ogranicza danych, jakie można pobierać od kandydata lub pracownika jedynie do tych, które zostały w nim wymienione. Z treści art. 22¹ § 4 K.p. wynika, że pracodawca żąda podania innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, z czego można wnioskować, że katalog takich danych jest otwarty.

W przypadkach szczególnych np. gdy z norm prawnych wynika, że warunkiem zatrudnienia pracownika na konkretne stanowisko jest spełnienie jakiegoś dodatkowego kryterium, podmiot zatrudniający ma prawo wymagać od kandydata złożenia stosownego oświadczenia, ewentualnie dostarczenia odpowiedniego zaświadczenia czy udokumentowania uprawnień lub spełnienia tego obowiązku w inny sposób.

Przedsiębiorca prowadzący koncesjonowaną ochronę osób i mienia chce zatrudnić kwalifikowanego pracownika ochrony fizycznej. W ogłoszeniu zażądał od kandydatów złożenia między innymi oświadczenia o niekaralności. Ma do tego prawo na mocy ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2021 r. poz. 1995).

Jeżeli osoba rekrutowana nie poda tych danych, pracodawca może pominąć jej kandydaturę, a sam kandydat nie może podnosić, że zachowanie pracodawcy nosiło znamiona dyskryminacji, co byłoby dopuszczalne, gdyby wobec pracownika nie istniał wspomniany wymóg. Pracodawca zatrudniający pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika m.in. to, że pracownik nie może być karany, ma także prawo sam zweryfikować informacje o pracowniku w Krajowym Rejestrze Karnym (art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, Dz. U. z 2023 r. poz. 1068 ze zm.).

Pracodawca ma zamiar przyjąć do pracy przedstawiciela handlowego. Jednym z warunków jakie stawia, co jest uzasadnione charakterem pracy, jest posiadanie prawa jazdy kategorii B. Dlatego ma prawo żądać od osób ubiegających się o zatrudnienie wykazania, że legitymują się takim właśnie uprawnieniem.

Pracodawca poszukuje pracownika na stanowisko referenta w dziale ewidencji ludności w gminie. Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2022 r. poz. 530), osoba taka musi korzystać z pełni praw publicznych. Na etapie naboru zatrudniający ma prawo zażądać od kandydata, aby ten złożył oświadczenie, że nie został skazany prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Takie oświadczenie można umieścić w aktach osobowych, w części związanej z ubieganiem się o zatrudnienie.